Bekijk profielpagina

Werk Slim - Zo krijg je je takenlijst weer op de rails

Revue
 
Goedemorgen, Ik had het al een tijdje op m'n lijstje staan, maar kwam er dit weekend eindelijk aan to
 

Werk Slim

27 mei · Editie #70 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,
Ik had het al een tijdje op m'n lijstje staan, maar kwam er dit weekend eindelijk aan toe om op Twitter een behind-the-scenes van de totstandkoming van de GRIP-cover te delen. Telkens als ik de cover zie ben ik ongelofelijk blij met het eindresultaat en het werk van de Mokers.

Afgelopen donderdag was ik op twee plekken te gast: bij een seminar met de titel ‘24 manieren om een uur te besparen’ in de ochtend, en ’s middags bij het voltallige team van Tony’s Chocolonely die zich in een hotel ergens in middle of nowhere hadden verschanst. Wat me opviel: op de vraag 'wie gebruikt een taskmanager’ ging op beide plekken nog niet eens de helft van de handen omhoog en dus leek het me een relevant onderwerp voor deze nieuwsbrief. Misschien hoor je bij de categorie die zijn of haar tools al lang en breed op orde heeft: beschouw dan de nieuwsbrief van vanochtend als een schouderklopje. Ik kan me geen leven zonder digitale takenlijst voorstellen. Maar ik begrijp ook best waarom zowel beginnen als volhouden moeilijk is: er is wel een overschot aan software, maar die helpen je niet om je takenlijst te integreren in je werk. Daar zeg ik verderop wat over, maar eerst even terug naar de basis: heb je echt een takenlijst nodig?
Absoluut. In GRIP leg ik in het tweede hoofdstuk uit waarom je moet stoppen met het bewaren van dingen in je hoofd. In het kort: je hoofd gebruiken om dingen voor langere tijd te onthouden is geen effectieve strategie. Die aanpak zorgt niet alleen voor stress, maar zorgt er ook voor dat je je minder goed kunt richten op het werk dat er voor je ligt. Iemand van Tony’s zei: 'je moet je hersenen inzetten als werkgeheugen en niet als harde schijf’, en dat is een perfecte analogie. Probeer je wel al die ballen zonder hulp in de lucht te houden, dan schieten er in plaats van revolutionaire ideeën en oplossingen voortdurend herinneringen voor boodschappen en andere klusjes door je hoofd. Dat is allemaal niet nodig, en een takenlijst in de vorm van een fijn stuk software gaat je helpen.
Hoe? Simpel: je hersenen zullen stoppen je te belagen wanneer ze erop vertrouwen dat alles ergens is genoteerd en er geen twijfel over bestaat dat de taken aan de beurt zullen komen. Software bespaart je tijd (want geen gedoe meer met overschrijven of lijstjes die kwijtraken) en geven je flexibiliteit om je groeiende lijsten te ordenen.
Ik raad je aan om te beginnen met Things (wanneer je Mac en/of iPhone gebruikt) of Todoist (wanneer je werkt met Windows en/of een Android toestel gebruikt). Er zijn er talloze, en ik doe hier nog een paar suggesties. Bij twijfel: pak een van de twee die ik hiervoor noem. De apps die ik suggereer zijn opinionated. Dat wil zeggen: je kunt ze maar beperkt aanpassen. Ik heb gemerkt dat dat fijn is, wanneer je kennismaakt met dit soort software.
Met die software binnen handbereik moet je nu één ding gaan doen: alles wat er nog moet gebeuren ga je hierin noteren, en niet meer ergens anders. Bij Tony’s deed ik de 'Mind Sweep’ oefening: neem een paar minuten om deze lijst te bekijken. Je zult zien dat er nog van alles zweeft in je hoofd: voeg alles toe.
Vervolgens zul je die takenlijst geregeld moeten bekijken. Doe je dat niet, dan zijn de 'reminders’ van je hersenen binnen de kortste keren weer met volle kracht aanwezig. Ik los dat op doordat ik met mijzelf de afspraak heb gemaakt dat ik, wanneer ik volgens mijn agenda nergens hoef te zijn en geen werk te doen heb, altijd allereerst mijn takenlijst afwerk. Pas daarna wissel ik naar mijn mailbox.
Blijf je voortdurend deze twee dingen doen: alles wat zweeft toevoegen aan Things of Todoist, en pak je steeds je takenlijst als er niets meer in je agenda staat, dan heb je een heel solide basis gelegd voor rust in je hoofd. Laat je niet wijsmaken dat je allerlei ingewikkelde dingen, zoals indelen in projecten, werken met deadlines, labels, kleurcoderingen, nodig hebt om je systeem te laten werken. Het is eerder andersom: het meest effectieve systeem is het systeem dat je langere tijd kunt blijven volgen.
Een tijdje geleden enthousiast begonnen met je takenlijst, maar is die inmiddels alweer een beetje weggezakt? Begin opnieuw, maar dan simpeler dan de vorige keer. Haal complexiteit weg, door niet alle functies te willen gebruiken: laat de indeling in projecten bijvoorbeeld nog achterwege. Neem een paar minuten tijd voor een mind sweep en pak de komende week na je afspraken als eerste je takenlijst erbij.
Heb een fijne week,
Rick
Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.