Bekijk profielpagina

Werk Slim - Wat te doen wanneer je week overhoop ligt?

Rick Pastoor
Rick Pastoor
Goedemorgen,
Ik zal je niet vermoeien met de details, maar door een ziek kind zag mijn week er nogal anders uit dan ik van te voren had gedacht. Dat is niet op te vangen met een strakke planning, helaas. Daarom, bij hoge uitzondering, een herhaling van een opnieuw relevante nieuwsbrief over dit onderwerp: wat kun je doen wanneer je te maken hebt met onverwachte zaken in je agenda?

1. Maak ruimte om orde op zaken te stellen
Loop je over en heb je geen flauw idee waar te beginnen? Heb je het gevoel dat er tientallen dingen om je aandacht schreeuwen? Probeer niet domweg door te gaan met waar je mee bezig was maar geef je eraan over: maak pas op de plaats. De kans is namelijk groot dat je door een gebrek aan overzicht niet aan het juiste werkt, waardoor je stress alleen maar zal toenemen. Maak het komende uur vrij in je agenda om dit overzicht te maken.
2. Creëer overzicht
De sleutel voor rust in je hoofd is een goed inzicht in wat je nog te doen hebt. Het is niet ingewikkelder dan dat.
Ik gebruik een combinatie van OmniFocus en mijn agenda om mijn tijd en werk te plannen, maar als het echt crisis is kunnen die systemen je zelfs afleiden: een leeg vel papier is dan je beste vriend.
Begin door overzicht te maken van alle losse einden die in je hoofd rondzwerven en waar je je zorgen over maakt. Maak een lijst, zo lang je maar wil, van al het werk en alle taken die maken dat je stress ervaart. Scan je takenlijst, agenda, e-mail en andere tools die je gebruikt op werk wat niet mag blijven liggen. Dat kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Crisistaken links, verantwoordelijkheden rechts. Het lijkt allemaal reuze mee te vallen.
Crisistaken links, verantwoordelijkheden rechts. Het lijkt allemaal reuze mee te vallen.
Daarnaast: heb je verantwoordelijkheden helder voor ogen. In mijn werk bij Blendle (noot uit 2021: eigenlijk één op één te kopiëren naar Rise nu) zijn dat deze vier:
  • Ontwikkel het product: zorg voor meer gebruikers en meer gebruik door optimalisatie en toevoegen van (de juiste) nieuwe features.
  • Ontwikkel het team: zorg voor de juiste mensen om mij heen door ze op te leiden en eventueel nieuwe mensen aan te nemen.
  • Denk strategisch na over het bedrijf: vorm een mening en visie over waar Blendle zich naartoe ontwikkelt.
  • Ontwikkelen van mijzelf: zorg ervoor dat ik blijf groeien in het werk en dat ik me blijf uitdagen.
Onderschat niet hoeveel impact je kunt maken door dit lijstje scherp te hebben. Je kunt hierdoor vele malen duidelijkere keuzes maken in het werk wat je te doen hebt.
Beide lijstjes gebruik je in de volgende, essentiële stap: schrappen.
3. Bedenken waar je *niet* aan gaat werken
Je zit in een crisissituatie, dus rigoureus schrappen is nodig. De sleutel hier is communicatie. Het geeft mij altijd enorm veel lucht als het me lukt om twee of drie grote taken op te schuiven. Doe je dat in goed overleg, dan voel je direct de ontspanning door de ruimte die zo ontstaat. En daarbij: je overzicht van verantwoordelijkheden gaan je helpen om te zien waar gaten vallen en welk werk niet onder je verantwoordelijkheden lijken te vallen: misschien is ook daar ruimte voor uitstel.
4. Je agenda voor vandaag opnieuw indelen
De instructeur die me rijles gaf zei altijd dat de sleutel voor het rijbewijs zat in het kunnen anticiperen op mijn mede-weggebruikers. Dit geldt evengoed voor je planning. Zit je klem? Anticipeer dan met je agenda. Ik heb situaties meegemaakt waarbij ik aanwezig was bij een meeting van 1,5 uur die ik achteraf prima had kunnen overslaan terwijl ik zelf totaal geen overzicht had over wat er moest gebeuren. Ik had hier de controle moeten pakken en mijn agenda opnieuw moeten indelen om grip te krijgen op mijn werk.
Check je agenda en wees kritisch: welke afspraken moeten écht doorgaan vandaag? Hoeveel ruimte kun je vrijmaken?
5. Beginnen
Nu rest nog het daadwerkelijke werk. Laat je collega’s weten dat je bezig bent met het oplossen van een crisis en ga zo nodig in ‘bunkermode’: zet een automatisch antwoord aan op je e-mail, zet Slack en je telefoon uit en stort je op je werk.
Ik raad je trouwens aan om deze stappen wekelijks te doorlopen. En het liefst niet op maandagochtend, want dan is de machine al weer op gang en loop je eigenlijk direct achter de feiten aan. Doe dit op vrijdagmiddag of op een rustig moment in je weekend: je zult merken hoeveel meer controle je zo over je werkweek hebt.
Heb een fijne week!
Rick
Vond je deze editie leuk? Ja Nee
Rick Pastoor
Rick Pastoor @rickpastoor

Een nieuwsbrief over werk

Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Created with Revue by Twitter.