Bekijk profielpagina

Werk Slim - Wat je kunt doen wanneer je agenda een gatenkaas is

Rick Pastoor
Rick Pastoor
Goedemorgen,
Welkom in een nieuw kwartaal. Afgelopen donderdagavond deden een klein 100 mensen live mee met het GRIP kwartaalevent – en dat was weer een succes, wat mij betreft. Nog geen plan gemaakt? De sessie staat inmiddels online.

Zoals je wellicht eerder meekreeg werk ik aan Rise. Een digitale agenda, waar ik zoveel mogelijk van de inzichten uit GRIP in probeer te verwerken. Een van de dingen die we maken is een rapportagefunctie, die inzicht geeft in de effectiviteit van de agenda van jou en je collega’s. Mateloos interessant.
Wat valt op? De gemiddelde agenda is gigantisch versnipperd. Afspraken midden op de ochtend, drie kwartier tijd tussen afspraken en dit elke dag opnieuw. Niet gek, want in alle bomvolle agenda’s is het al lastig om een moment te vinden waarop iedereen kan. Laat staan dat het ook nog eens een moment is die ervoor zorgt dat je alle andere belangrijke dingen ook nog gedaan krijgt.
En zo verspillen we een hoop tijd: die kwartiertjes tussen vergaderingen zijn met de beste wil van de wereld niet in te zetten voor die grote en belangrijke klus – daar heb je simpelweg meer aaneengesloten tijd voor nodig. Die afspraak om 10.30 doorkruist niet alleen je ochtend, maar het kan zomaar zo zijn dat het ook een dusdanige aanslag op je energieniveau is, waardoor je ook in de middag niet meer echt ergens toe komt.
Er zijn een paar dingen die je vandaag kunt doen, hoe je huidige agenda er ook uitziet:
  • Tijd reserveren. Misschien wel de meest eenvoudige tip: blokkeer delen van je agenda voor je werk. Dit werkt uiteraard niet wanneer je 90% van je agenda vult, maar die paar uren in de ochtend kun je hiermee wellicht winnen. Hoe specifieker je omschrijft wat je van plan bent, hoe meer je je team helpt om te zien dat je die tijd ook echt nodig hebt.
  • Afspraken maken met je team. Slimmer omgaan met kostbare tijd is een leerproces. Veel mensen zijn zich niet bewust van hun versnipperde agenda’s en de impact ervan. Neem de tijd om die inzichten te delen en om samen wat afspraken te maken: respecteer wat er in de agenda’s staat en voel je vrij om verzoeken af te slaan als ze niet uitkomen, bijvoorbeeld.
  • Werktijden instellen. Agenda’s zoals Google Calendar en Microsoft Outlook hebben steeds meer functies om werktijden en momenten waarop je niet werkt in te stellen. Verken die opties en stel ze goed in: zo krijg je geen verzoeken meer voor vergaderingen op het moment dat je helemaal niet aan het werk bent.
  • Calendly voor externe vergaderingen. Maak je veel afspraken met mensen van buiten je organisatie? Met Calendly geef je mensen een link waarmee ze zelf een tijd kiezen. Het mooie is: je kunt Calendly heel precies afstellen: hoeveel afspraken mogen er maximaal op een dag? Hoeveel tijd moet er tussen afspraken zitten? Zo elimineer je niet alleen tijd die je kwijt was aan het zoeken naar een moment, maar los je ook de gatenkaas in je planning op.
Een kleine tijdsinvestering kan hier een groots effect hebben. Succes!
Heb een fijne week,
Rick
PS Ik schreef eerder deze nieuwsbrief over een versnipperde agenda vanuit een wat breder perspectief, met onder andere tips voor het schuiven en afzeggen van afspraken. En voor teamleden die je graag wilt meenemen op je zoektocht naar slimmer werken is er de GRIP Masterclass – een toegankelijke videoserie waarin ik de basis van GRIP uit de doeken doe.
Did you enjoy this issue? Yes No
Rick Pastoor
Rick Pastoor @rickpastoor

Een nieuwsbrief over werk

Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Created with Revue by Twitter.