Werk Slim - Vijf stappen tot rust en overzicht

Goedemorgen,

Allereerst mooi persoonlijk nieuws: nu precies twee weken geleden ben ik voor het eerst vader geworden van een prachtige dochter. Zoals je begrijpt had ik even wat anders aan mijn hoofd dan werk en deze nieuwsbrief. Vanaf vandaag ben ik weer aan de slag.

Maar waar te beginnen? Tijdens een griep die je overvalt, een crisis op de werkvloer of, zoals de gezinsuitbreiding in mijn geval, staat de wereld niet stil. Werk stapelt op, je mailbox loopt over en als je je werk weer oppakt zit het er dik in dat je agenda van voor tot achter is volgepland. Misschien is je werk wel zo hectisch dat je dit gevoel iedere maandagochtend hebt.

Daarom vanochtend een praktische nieuwsbrief: vijf stappen tot rust en overzicht (die ik zelf overigens goed kan gebruiken vandaag).

Loop je over en heb je geen flauw idee waar te beginnen? Heb je het gevoel dat er tientallen dingen om je aandacht schreeuwen? Probeer niet domweg door te gaan met waar je mee bezig was maar geef je eraan over: maak pas op de plaats. De kans is namelijk groot dat je door een gebrek aan overzicht niet aan het juiste werkt, waardoor je stress alleen maar zal toenemen. Maak het komende uur vrij in je agenda om dit overzicht te maken.

De sleutel voor rust in je hoofd is een goed inzicht in wat je nog te doen hebt. Het is niet ingewikkelder dan dat.

Ik gebruik een combinatie van OmniFocus en mijn agenda om mijn tijd en werk te plannen, maar als het echt crisis is kunnen die systemen je zelfs afleiden: een leeg vel papier is dan je beste vriend.

Begin door overzicht te maken van alle losse einden die in je hoofd rondzwerven en waar je je zorgen over maakt. Maak een lijst, zo lang je maar wil, van al het werk en alle taken die maken dat je stress ervaart. Scan je takenlijst, agenda, e-mail en andere tools die je gebruikt op werk wat niet mag blijven liggen. Dat kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

Daarnaast: heb je verantwoordelijkheden helder voor ogen. In mijn werk bij Blendle zijn dat deze vier:

Onderschat niet hoeveel impact je kunt maken door dit lijstje scherp te hebben. Je kunt hierdoor vele malen duidelijkere keuzes maken in het werk wat je te doen hebt.

Beide lijstjes gebruik je in de volgende, essentiele stap: schrappen.

Je zit in een crisissituatie, dus rigoureus schrappen is nodig. De sleutel hier is communicatie. Het geeft mij altijd enorm veel lucht als het me lukt om twee of drie grote taken op te schuiven. Doe je dat in goed overleg, dan voel je direct de ontspanning door de ruimte die zo ontstaat. En daarbij: je overzicht van verantwoordelijkheden gaan je helpen om te zien waar gaten vallen en welk werk niet onder je verantwoordelijkheden lijken te vallen: misschien is ook daar ruimte voor uitstel.

De instructeur die me rijles gaf zei altijd dat de sleutel voor het rijbewijs zat in het kunnen anticiperen op mijn mede-weggebruikers. Dit geldt evengoed voor je planning. Zit je klem? Anticipeer dan met je agenda. Ik heb situaties meegemaakt waarbij ik aanwezig was bij een meeting van 1,5 uur die ik achteraf prima had kunnen overslaan terwijl ik zelf totaal geen overzicht had over wat er moest gebeuren. Ik had hier de controle moeten pakken en mijn agenda opnieuw moeten indelen om grip te krijgen op mijn werk.

Check je agenda en wees kritisch: welke afspraken moeten écht doorgaan vandaag? Hoeveel ruimte kun je vrijmaken?

Nu rest nog het daadwerkelijke werk. Laat je collega’s weten dat je bezig bent met het oplossen van een crisis en ga zo nodig in ‘bunkermode’: zet een automatisch antwoord aan op je e-mail, zet Slack en je telefoon uit en stort je op je werk.

Ik raad je trouwens aan om deze stappen wekelijks te doorlopen. En het liefst niet op maandagochtend, want dan is de machine al weer op gang en loop je eigenlijk direct achter de feiten aan. Doe dit op vrijdagmiddag of op een rustig moment in je weekend: je zult merken hoeveel meer controle je zo over je werkweek hebt.

Heb een fantastische week, tot de volgende!

Rick