Werk Slim - Vier inzichten uit jullie dagschema's

Goedemorgen,

Aanstaande donderdagavond organiseer ik, als onderdeel van het GRIP Membership, een webinar over thuiswerken. Van 20:00 tot 21:00 deel ik wat van mijn inzichten en is er ruimte voor vragen. Members kunnen die webinar ook op hun eigen moment terugkijken. Dat geldt ook voor de kwartaalmeeting van 31 maart trouwens: de video en extra input voor je kwartaaldoelen zijn allemaal terug te vinden.

We hebben allemaal precies evenveel uren te besteden in een dag, wat je ook doet. Wat je voor elkaar weet te boksen hangt dus nogal af van hoe je die uren besteedt. En in deze tijd wordt er daarin nog meer van je verlangd: veel van de externe factoren die je normaalgesproken bij de les houden zijn weggevallen. Het komt dan aan op je eigen discipline. Ik schreef al eerder over het belang van een strakke agenda in deze tijd — niet om de druk op te voeren, maar juist om hem aan te kunnen.

Hoe je je dagen inricht is zeer persoonlijk. Ik vroeg via Twitter om je schema met me te delen, waarop ik tientallen schema’s in m’n mailbox kreeg. Er is geen one-size-fits-all, maar er zijn ongetwijfeld elementen waarmee je zou kunnen experimenteren de komende week.

Ik deel vier inzichten uit deze schema’s met je:

Werk en privé loopt, nog meer dan hiervoor, naadloos in elkaar over. Dat kan een uitdaging zijn: sommigen schreven me dat ze niet meer weten wanneer ze moeten stoppen en meer uren dan ooit maken. Bij anderen groeit de frustratie om dat ze door de thuissituatie niet het gevoel hebben ook maar iets gedaan te krijgen in de normale uren. Het inzicht uit de schema’s die ik kreeg: gun jezelf de hele week. Zo’n bijzondere tijd vraagt ook om een bijzonder schema. In een heel aantal gezinnen is alleen de zondag ‘vrij’. De zaterdag is een gewone werkdag geworden, waarmee er iets van de werkdruk door de week wordt weggenomen. Een enkeling staat vroeg op, veel mensen doen ’s avonds nog wat. Overweeg dus om je werktijd te verruimen en te experimenteren met momenten die eerder onbesproken bleven. Zorg er wel voor dat je duidelijk kiest wanneer je aan het werk bent, dat je die tijd in je agenda markeert en dat je weet wat je in die tijd van plan bent. Zo voorkom je dat je van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat met halve aandacht aan het werk bent.

Het is best wel fijn dat een hoop reistijd is komen te vervallen – ook die hoorde ik geregeld terug. Maar in de verschillende schema’s zag ik ook een ‘thuisalternatief’ voor deze blokken reistijd terug, en ik denk terecht. Onderschat niet de functie van die reistijd: dat stukje op de fiets, in het OV of in de auto helpt je je dag helder te beginnen en af te sluiten én levert je inspiratie op door wat je leest of luistert. Ik zag verschillende keren vaste ‘ommetjes’ voorbij komen voor en na het werken, en als pauze. Doe dat alleen: omdat dat het advies van het RIVM is, maar ook omdat je die alleen-tijd ook echt even nodig hebt.

Iemand deelde dat hij elke dag om 9:00 uur begint met grote studeerklussen. In de middag pakt hij kleinere taken op. Een ander schreef me dat ze na de lunch minder intensief werk verzet en de dag begint en afsluit met de grotere, ingewikkeldere taken. Je tijd vullen met een heldere intentie is slim: niet elk moment is geschikt voor elk soort werk. Dit gebeurt overigens als honderden jaren. Een mooi voorbeeld vind ik het onderstaande dagschema van Benjamin Franklin, uit zijn autobiografie die in 1791 uitkwam. Franklin werkt niet alleen met heldere blokken, maar voegt ook een intentie toe aan zijn dag(delen): ‘Wat voor goeds ben ik vandaag van plan?’

Heel eerlijk: ik snak echt naar een fatsoenlijke werkdag. ’s Ochtends lekker vroeg beginnen en dan de hele dag rammen. Laat staan een hele week werken. Het voelt als een rijkdom uit een vervlogen leven. We moeten het doen met een verknipt schema, en met één of meer kinderen thuis is het een grote uitdaging om nog iets van je werk te maken. Dat was ook helder in de verschillende dagschema’s die ik kreeg. Sommigen verdelen de dag in blokken van 2 uur en werken om-en-om. Veel mensen met kinderen werken halve dagen. Een enkeling werkt om de dag, maar dan wel een hele dag. Ik begon met het werken in de middag, maar sinds vorige week wisselen we de ochtend en middag ook een beetje af. We leverden wat in aan voorspelbaarheid, maar we merkten dat we werken in de ochtend allebei erg waarderen en dat zo elkaar een beetje gunnen. Experimenteer dus met de manier waarop je je dagen verdeelt. Hoe houd je het vol? Welk schema geeft je de juiste aandacht voor thuis én nog zoveel mogelijk energie voor je werk?

Als er iets fascinerend is aan deze tijd, is dat hoe wendbaar we zijn als dat nodig is. En tegelijk ook hoe snel we in een nieuwe situatie weer patronen aanbrengen. Die voorspelbaarheid bespaart energie. Maar het is ook een valkuil: onze nieuwe routine hoeft niet het meest effectief te zijn.

Ik vind het trouwens alsnog leuk om te horen hoe jij je week invult. Miste ik nog een mooi inzicht waar meer mensen misschien mee geholpen zijn? Deel het gerust.

Heb een fijne week,

Rick

PS Snuggere Zaken staat niet stil: ik heb een hoekje in m’n slaapkamer gevonden waar ik met Reinier tussen de bedrijven door nog een artikel kan bespreken. Vanochtend hebben we het over één van m'n favoriete onderwerpen: e-mail.