Bekijk profielpagina

Werk Slim - Vergaderingen beter maken terwijl ze aan de gang zijn

Rick Pastoor
Rick Pastoor
Goedemorgen,
Ik hoop dat je een fijn weekend achter de rug hebt. Vanochtend heb ik voor de verandering geen spannende aankondigingen op deze plek, dus je kunt gelijk de diepte in.

Vergaderingen beter maken komt vaak neer op dingen die je vooraf slim moet regelen: zorgen dat er een agenda is, zorgen dat de juiste mensen meedoen, en zorgen dat iedereen is voorbereid. Je kunt ze waarschijnlijk wel dromen, maar ze zijn ook zo lastig te bewaken. En eerlijk: soms gaat het ook gewoon best prima zonder deze regels.
Wat we eigenlijk nodig hebben zijn manieren om de vergaderingen die niet lekker gaan tijdens de vergadering te verbeteren. Wanneer we met elkaar onderkennen dat vergaderingen soms goed gaan en soms niet, dan is het ook prima om ze niet af te maken. Om ze na een kwartier om te gooien of te verschuiven. Een beetje zoals je een document oplevert en dan met je team de conclusie trekt: deze aanpak werkt eigenlijk niet, we moeten er toch een spreadsheet van maken. Zo zou het met vergaderingen ook moeten zijn.
Het zou normaal moeten zijn dat we de deelnemers herinneren aan het doel van de bijeenkomst. Net als vroegtijdig afhaken of aan de kaak stellen dat de bijeenkomt niet vlot omdat men zich niet voldoende heeft voorbereid. Dit soort ‘interventies’ zijn krachtige hulpmiddelen waarmee je de koers van een bijeenkomst kunt bijstellen en honderden uren ineffectief vergaderen kunt voorkomen. Wat je rol ook is.
Het kan voelen alsof er geen middenweg is tussen ‘de vergadering uitzitten’ en ‘de botte hark zijn’, maar die is er echt. Ik wil je uitdagen om te experimenteren met de manier waarop je in bijeenkomsten je kritische vraag stelt, of laat weten dat je je tijd denkt beter te kunnen besteden. Verwacht geen ander resultaat bij dezelfde aanpak, dus experimenteer. Wanneer je een patroon herkent, zorg dat je je tekst paraat hebt: ‘Voor we verder gaan: ik vraag me af of het nodig is dat ik bij deze sessie aanwezig ben. Is het goed dat ik afhaak?’ Hoe je je boodschap overbrengt is een kunst en het is niet gek dat je daar even over moet nadenken.
Concrete suggesties om je vergaderingen beter te maken:
  • Maak je bij vergaderingen, vooral die met veel deelnemers, altijd hard voor een duidelijk doel en heldere agenda. Als die er niet is bij aanvang, neem het voortouw om die op dat moment te definiëren.
  • Wees de persoon die, wanneer je merkt dat het gesprek alle kanten op gaat, steeds zegt: ‘We dwalen af, mensen. Laten we onderwerp X even parkeren: we zijn hier om oplossingsrichtingen voor project Y te bedenken.’
  • Maak gebrekkige voorbereiding bespreekbaar, op een luchtige manier. Een combinatie van tijd maken voor voorbereiding in stilte ter plekke (oké, nu vijf minuten nemen zodat ieder het stuk even met aandacht kan lezen?) en feedback in persoon achteraf werkt goed als je de organisator bent. Als deelnemer vind ik dat het geaccepteerd zou moeten zijn wanneer je er direct van laat weten dat je ervan baalt, en zeker ook om achteraf individueel feedback te geven.
  • Durf af te haken. Als je dit nog nooit hebt gedaan, oefen er deze week mee: ‘Is het oké dat ik vertrek?’ Er zal ongetwijfeld een sessie zijn waar je na het eerste kwartier denkt: hier schiet ik niks mee op en ik kan ook niks zinnigs bijdragen. Een leuke uitdaging om eens niet toch te blijven hangen en ondertussen je mail te doen, maar om de regie te pakken. Het levert je niet alleen zelf tijd op, het is ook een signaal naar de rest dat je je tijd serieus neemt.
Ik zou dolgraag willen dat deze regels in alle teams volkomen geaccepteerd zouden zijn:
  • Het is altijd oké om tijd te vragen om het doel en de agenda vast te stellen
  • Het is altijd oké om elkaar te wijzen op het belang van gedegen voorbereiding
  • Het is altijd oké om te vragen of je de vergadering mag verlaten
  • Het is altijd oké om je af te vragen of bepaalde genodigden nog nodig zijn
  • Het is altijd oké om voor te stellen de vergadering te annuleren of te verplaatsen als je twijfelt aan de opzet, voorbereiding of energie in de ruimte
Vergaderingen zijn een enorme aanslag op je energie en je tijd. Ik hoop dat je geïnspireerd bent om te kijken welke experimenten jij kunt doen om die situatie op z’n minst voor jezelf wat te verlichten.
Heb een fijne week!
Rick
Did you enjoy this issue? Yes No
Rick Pastoor
Rick Pastoor @rickpastoor

Een nieuwsbrief over werk

Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Created with Revue by Twitter.