19 okt, 2020

Werk Slim - Van synchroon naar asynchroon: dit kun je vandaag doen

Revue

Werk Slim

19 oktober · Editie #143 · Bekijk online

Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,

Een van de dingen die ik na het stopzetten van het GRIP Membership wilde doen was het beschikbaar maken van een drietal tools. Eerst exclusief voor members, maar vanaf nu kan iedereen gratis gebruik maken van deze hulpmiddelen:

De Energy Tracker helpt je inzicht te krijgen in hoe je het met je gaat. Werkt heel simpel met een dagelijkse e-mail waar je met één klik een cijfer geeft aan je dag.
De Weekly Review Reminder is een extra steuntje in de rug om die weekly review niet te vergeten, met wekelijks extra suggesties om meer uit je review te halen.
De Verjaardaglijst doet precies wat het zegt: je voert er de namen en verjaardagen van je vrienden in, en je krijgt precies op het juiste moment een herinnering. Geboren uit persoonlijke frustratie nadat ik mijn Facebook-account opzegde.

Benieuwd? Proberen doe je hier.

Misschien was je alweer regelmatig op kantoor te vinden en ben je sinds vorige week opnieuw teruggeworpen op thuiswerken. Of wellicht heb je standgehouden en ben je niet geweken van je werkplek thuis. Hoe dan ook: ik hoor geregeld dat het geforceerd op afstand werken zorgt voor meer communicatie dan ooit. Er zijn allerlei nieuwe tools uit de kast getrokken, en misschien heb je het gevoel dat je veel meer vergadert.

Bij werken op afstand is een asynchrone werkcultuur de sleutel voor meer werkplezier. Wanneer je asynchroon werkt maakt het niet meer uit wanneer je je werk doet. Het is niet gek dat dat wennen is, want het is een fundamenteel andere manier van kijken naar werk. Die omschakeling naar asynchroon werken is cruciaal om niet in korte tijd opgebrand te raken – pandemie of niet.

Vanochtend tips om stappen te zetten richting dit asynchrone werken. Wees gerust, dit kan heel goed stap voor stap. Overigens: asynchroon werken heeft één groot nadeel. Je kunt heel gemakkelijk.

Optimaliseer je vergaderingen richting asynchroon werken

Ik deelde een paar weken geleden al een paar vergadertips. Maar ik kan me voorstellen dat je agenda meer dan ooit gevuld is met afspraken. Best logisch, want alle zaken die vroeger meer toevalligerwijs werden besproken zullen ergens moeten worden afgestemd.

Mijn suggesties:

Pak de draad van je agenda weer op. Zorg dat je je beste momenten voor jezelf houdt door die tijd te blokkeren. Houd je er zo strikt als kan aan: wijs de vergaderverzoeken af. Dit is gemakkelijker wanneer je kunt beargumenteren waarom je op dat tijdstip niet kunt afspreken en wanneer je gelijk suggesties kunt doen wanneer je wel beschikbaar bent.
Stem af wanneer je vergadert (met 3 of meer mensen). Stel voor om die tijd per dag te limiteren, en zet zo een eerste stap richting stevige beperking die uitnodigt om alternatieven te proberen. Je kunt bijvoorbeeld suggereren om een poging te doen alle vergaderingen tussen 13.00 en 15.00 te plannen. Het idee: zorg dat meer zaken onderling worden besproken en afgestemd. Voor directe communicatie tussen teamleden hoeven alleen die twee mensen op dat moment aanwezig te zijn.
Deel gemaakte afspraken pro-actief. Asynchrone communicatie staat of valt met glasheldere uitgeschreven communicatie. Voer geen nieuw systeem in, maar gebruik het platform waar de meeste mensen al zitten. Zorg dat je één-op-één communicatie standaard afsluit met: deel jij dit in Slack? Of zal ik dit doen? Wanneer je dit vergeet: zorg dat je dit zelf even doet. Bijvoorbeeld: ‘Ik besloot net met Dirk dat we de tekst op het beginscherm van de app terugzetten naar de vorige versie. Ik zorg dat dat vandaag nog gebeurt.’ zorgt dat iedereen op de hoogte is en de mogelijkheid heeft om er nog op te reageren.
Vraag om tekstuele uitwerking. Moedig mensen aan om voorafgaand aan vergaderingen hun voorstel uit te werken. Zorg dat dit in een systeem gebeurt waar het gemakkelijk is om commentaar achter te laten of suggesties ter verbetering te doen. Neem de documenten grondig door. Je zult merken dat je vergaderingen sneller tot de kern komen en dus korter kunnen.
Een vergadering vroegtijdig stoppen is geen schande. We hebben de neiging om de gegeven tijd vol te praten. Kortere vergaderingen plannen helpt, maar blijf ook gericht op het doel van de vergadering en rond deze af wanneer dat doel is bereikt. ‘Volgens mij hebben we het belangrijkste besproken en weten we wat we moeten doen. Check? Zullen we dan afronden?’ Dan kan iedereen weer door.

Slack, Teams, WhatsApp: zo houd je grip

De hoeveelheid hulpmiddelen om met elkaar te communiceren is in korte tijd geëxplodeerd. Het kan zomaar zijn dat je met dezelfde mensen op dezelfde dag communiceert per WhatsApp, e-mail, Slack en via commentaar in Google Docs. Nog los van de telefoontjes en hiervoor beschreven videovergaderingen. De kern voor mij: laat je niet wijsmaken dat je de hele dag op de hoogte moet zijn. Zet de kanalen wel effectief in, want bij slim gebruik scheelt dat je vergaderingen en e-mails.

Mijn suggesties om je niet te laten leiden door alle berichten:

Laat je zo min mogelijk storen. Zet notificaties en rode bolletjes uit, en kijk op je eigen tijd. Zowel op je telefoon als op je desktop of laptop. Mute de groepen met veel ruis.
Reserveer tijd voor communicatie. Als communicatie belangrijk is voor je werk (en dat is het), dan verdient het ook je volledige aandacht. Reserveer er dus tijd voor in je agenda.
Gebruik de statusfunctie. In Slack en Microsoft Teams kun je door middel van je status communiceren wat je aan het doen bent. Je kunt laten weten dat je een dag niet werkt, of wanneer je wel en niet via chat bereikbaar bent. Als je helemaal los wilt gaan kun je je Slack status ook automatisch wijzigen naar ‘In a meeting’.
Maak van je chat geen todolijst. Vragen van teamleden kunnen zich opstapelen, met als gevolg dat je die steeds blijft markeren als ongelezen om ze toch maar niet te vergeten. Tricky, want als je dat een keer vergeet ben je die berichten ook kwijt. Wen jezelf aan om vragen gelijk naar je takenlijst te verplaatsen. Ook hier kun je eens kijken naar integraties via Zapier.

Heb een fijne week,

Rick

Hoe vond je deze editie?

Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.

Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.

Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.