“Waar ik nu tegen aan loop is dat mensen hun agenda’s helemaal vol plannen met dingen die ze zelf moeten doen. Het maken van afspraken waar een aantal mensen bij moeten zijn is hierdoor bijna niet te doen. Soms kost het 3 weken om een aantal mensen bij elkaar te halen. Dat kan niet de bedoeling zijn. Hoe kun je dat ook een plek geven in je agendaplanning?”
Drie weken om mensen bij elkaar te halen voor iets dat niet heel belangrijk is hoeft geen probleem te zijn. Voor een urgent probleem is zelfs een dag soms al funest. In andere woorden: beschikbaarheid van medewerkers is wat mij betreft geen doel. Snelheid ook niet. Het doel is om structureel te werken aan dat wat voor de organisatie het meest belangrijk is. Waarmee je de grootste impact maakt.
Een concrete oplossing is vrijwel onmogelijk, maar wel een paar gedachten:
- Ik moedig iedereen aan om op z’n minst een week vooruit te plannen. Het klopt dan dus dat het op maandag of dinsdag misschien moeilijk is om die week nog de koppen bij elkaar te krijgen.
- Structureel volle agenda’s zijn een onderzoekje waard: waarmee zijn deze eigenlijk zo vol? Zijn deze activiteiten te herleiden naar echt belangrijke zaken?
- Ik vind dat iedereen voor zichzelf op elk moment zou moeten kunnen oplepelen wat je 1 tot 3 meest belangrijke projecten, doelen of activiteiten zijn. Ik vind dat dit voor teams ook moet gelden, en voor organisaties al helemaal. Met dit scherp voor ogen kun je met elkaar spreken over prioriteit. Beschikbaarheid vloeit daaruit voort.
- Vooraf de tijdsverwachting en inzet bespreekbaar maken kan helpen, vooral als de inzet vanuit allerlei onderdelen van grotere organisaties wordt verwacht. Voor de één is ‘binnen drie weken’ een eeuwigheid, voor de ander is dat maximaal haalbare urgentie.
Dank voor het delen van je vragen en heb een fijne week,
Rick