8 mrt, 2021

Werk Slim - Tijd vinden in volgeboekte agenda's en andere uitdagingen

Rick Pastoor

Goedemorgen,

Ik kreeg een tiental verzoeken om een nieuwe accountability speeddate te organiseren. U vraagt, wij draaien: morgen (dinsdag 9 maart) tijdens de lunch is er weer een kans om een buddy te ontmoeten. Van 12.00 tot 13.00! Hier doe je mee.

In deze editie een aantal veel voorkomende situaties die je zult tegenkomen wanneer je je agenda gebruikt om je werk te plannen.

Vaste tijd in combinatie met klaarstaan voor klanten

“Ik werk met particulieren als hypotheekadviseur. Ik probeer vaste afspraak blokken aan te houden voor de afspraken, maar merk dat ik wordt gestuurd door de agenda van mijn klanten. Ik probeer mij zo flexibel mogelijk op te stellen maar dat heeft effect op mijn dagindeling.“

Een leuke vraag. Misschien merk je dit ook: hoe kun je tijd reserveren voor de voor jou belangrijke zaken en tegelijkertijd ook klaarstaan voor klanten? Intern kun je wellicht nog af en toe ‘nee’ verkopen, maar extern is dat een stuk ingewikkelder.

Een paar gedachten:

Begin bij definiëren hoeveel tijd je beschikbaar hebt en kunt maken voor die beschikbaarheid. Wanneer het gaat om klanten is misschien je uitgangspunt: zoveel mogelijk, het liefst 100% van mijn tijd. Maar vaak is het anders, bijvoorbeeld de helft van je tijd. Je moet immers ook nog de voorbereiding, uitwerking en opvolging van de gesprekken doen. Een nog bredere beschikbaarheid is dan dus schadelijk voor de kwaliteit van je werk. Dat biedt perspectief om niet altijd maar meer afspraken te accepteren.
Iedereen zal een ander plaatje in zijn of haar hoofd hebben bij flexibiliteit. Ik kan me voorstellen dat in dit voorbeeld het meer dan prima is om te zeggen: “Ik ben van maandag tot donderdag van 14.00 tot 18.00 beschikbaar voor afspraken, en op vrijdag van 08.00 tot 12.00. Reserveer met dit formulier met één klik een open tijdslot.”
Wanneer het om interne situaties gaat en je toch graag beschikbaar wilt zijn zou je kunnen experimenteren met het duidelijk communiceren wanneer je beschikbaar bent. Of wanneer men je kan vragen om ergens even bij aan te haken. Zeg bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat het me niet lukt om me goed te focussen als ik steeds beschikbaar ben. Willen jullie proberen me pas na de lunch te storen? Ik experimenteer met ochtenden waarin ik me afsluit voor mijn eigen werk.’

Deep work en collega’s

“Ik heb best wat meetings door de week heen maar probeer ook tijd te blokken voor deep work. In welke agenda plan je dat? Op het moment dat ik dat in m'n gedeelde agenda doe is het lastiger voor anderen om een afspraak voor te stellen omdat ik niet of weinig beschikbaar lijk.”

Interne beschikbaarheid vind ik zelf – mits je duidelijk communiceert wat je aan het doen bent – iets eenvoudiger te organiseren dan extern. Maar het kan alsnog een zoektocht zijn.

Tips:

Geef in de blokken die je maakt in je agenda aan wat je gaat doen. Als je schrijft: ‘deep work – werken aan recruitment voor positie senior ontwerper’ is het voor iedereen duidelijk wat je aan het doen bent, en kan de ander afwegen of het verzoek eventueel belangrijker is.
Geef aan of de blokken eventueel te schuiven zijn. Bij Blendle plaatste ik verplaatsbaar werk tussen blokhaken. Zo konden collega’s zien dat het okay was om er iets overheen te plannen.
Reserveer expliciet tijd voor interne ad hoc zaken. Baken in je agenda zo niet alleen tijd af, maar maak die ook juist beschikbaar. Communiceer dat men die tijd altijd mag boeken.
Deel waarom je tijd reserveert voor deep work. Als laatste, maar misschien wel het meest belangrijk: ik geloof dat die tijd voor focus voor iedereen belangrijk is. Anders blijf je achter de urgente zaken aanrennen. Die focustijd is voor veel mensen nieuw. Begin er niet zomaar mee zonder je team ervan op de hoogte te stellen en met ze te delen hoe ze je als het echt moet alsnog kunnen boeken of bereiken tijdens die momenten.

Wanneer collega’s hun agenda’s van top tot teen volplannen met werk

“Waar ik nu tegen aan loop is dat mensen hun agenda’s helemaal vol plannen met dingen die ze zelf moeten doen. Het maken van afspraken waar een aantal mensen bij moeten zijn is hierdoor bijna niet te doen. Soms kost het 3 weken om een aantal mensen bij elkaar te halen. Dat kan niet de bedoeling zijn. Hoe kun je dat ook een plek geven in je agendaplanning?”

Drie weken om mensen bij elkaar te halen voor iets dat niet heel belangrijk is hoeft geen probleem te zijn. Voor een urgent probleem is zelfs een dag soms al funest. In andere woorden: beschikbaarheid van medewerkers is wat mij betreft geen doel. Snelheid ook niet. Het doel is om structureel te werken aan dat wat voor de organisatie het meest belangrijk is. Waarmee je de grootste impact maakt.

Een concrete oplossing is vrijwel onmogelijk, maar wel een paar gedachten:

Ik moedig iedereen aan om op z’n minst een week vooruit te plannen. Het klopt dan dus dat het op maandag of dinsdag misschien moeilijk is om die week nog de koppen bij elkaar te krijgen.
Structureel volle agenda’s zijn een onderzoekje waard: waarmee zijn deze eigenlijk zo vol? Zijn deze activiteiten te herleiden naar echt belangrijke zaken?
Ik vind dat iedereen voor zichzelf op elk moment zou moeten kunnen oplepelen wat je 1 tot 3 meest belangrijke projecten, doelen of activiteiten zijn. Ik vind dat dit voor teams ook moet gelden, en voor organisaties al helemaal. Met dit scherp voor ogen kun je met elkaar spreken over prioriteit. Beschikbaarheid vloeit daaruit voort.
Vooraf de tijdsverwachting en inzet bespreekbaar maken kan helpen, vooral als de inzet vanuit allerlei onderdelen van grotere organisaties wordt verwacht. Voor de één is ‘binnen drie weken’ een eeuwigheid, voor de ander is dat maximaal haalbare urgentie.

Dank voor het delen van je vragen en heb een fijne week,

Rick

Did you enjoy this issue? Yes No

Rick Pastoor @rickpastoor

Een nieuwsbrief over werk

Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.

Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.

Created with Revue by Twitter