Werk Slim - Slim opvolgen en combineren van systemen

Goedemorgen,

Na een paar weken schrijven over managers, de toekomst en dingen waarvan ik vind dat ze bij je baan horen is het vanochtend tijd voor een meer operationele nieuwsbrief.

De vraag ‘hoe ga ik om met een gescheiden werk- en privé-agenda’ komt heel regelmatig terug. In een ideale wereld is je agenda altijd één overzicht. De reden ligt voor de hand: je wilt niet meerdere plekken hoeven te controleren op het moment dat je checkt wat je volgende afspraak is, of wanneer je probeert een afspraak te plannen. Ik gebruik voor zowel werk als privé een Google-agenda, en voor thuis hebben we ook voor onze twee kinderen een gedeelde agenda.

Het leven is niet perfect, en dat geldt zeker voor het combineren van agenda’s. Wanneer je één agenda gebruikt voor zowel werk als privé moet je goed bedenken welke informatie je wilt delen met collega’s. Wanneer je twee agenda’s naast elkaar gebruikt moet je telkens goed opletten dat er geen dubbele boekingen ontstaan. Ik neig altijd naar combineren van agenda’s en dus een klein beetje minder privacy om daarmee agendaconflicten te voorkomen. Bovendien kun je eventueel specifieke afspraken afschermen, mocht je dat prettig vinden.

Ik schreef een overzichtje van verschillende combinaties. Feedback is welkom, want ik scherp dit stappenplan graag aan. Vanochtend is wellicht een goed moment om je agenda-situatie eens te herzien voor een beter overzicht.

Je takenlijst is er om je hoofd leeg te houden. Mijn eigen filosofie is daar dat ik, na experimenteren, samenwerken in mijn takenlijst helemaal niet prettig vind. Dat zorgt wel voor wat dubbel werk, want ik zet dus taken uit andere systemen en documenten over. Maar toch voegt het voor mij waarde toe: alles gaat door m’n handen en zo zorg ik er gelijk voor dat de volgende stap scherp is. De omschrijving van een ander is immers niet de omschrijving die voor mij goed werkt.

Experimenteer dus allereerst met het aanhouden van één ‘source of truth’. Wat als dupliceren voelt, voegt misschien onder aan de streep meer toe dan het je kost.

Kijk ook of het mogelijk is om de techniek voor je te laten werken. Je kunt met IFTTT bijvoorbeeld aan jou toegewezen taken in Trello automatisch laten toevoegen aan Todoist. Met Zapier kun je nieuwe issues in Jira automatisch laten toevoegen aan Asana. Bijna elke combinatie tussen tools is zo te organiseren.

Je agenda en takenlijst zijn er allereerst voor jou. Ze zijn gevuld met jouw afspraken en taken. Maar het is een goede gewoonte om ook aantekeningen te maken voor de zaken waar je op een antwoord wacht. Zo voorkom je dat dingen in een zwart gat belanden, en kun je op de juiste momenten herinneringen sturen.

De meest eenvoudige oplossing is om je takenlijst in te zetten om er zeker van te zijn dat je op een bepaalde datum in de toekomst controleert of er actie ondernomen is. Stel dat ik een taak ‘Productfeature X uitwerken tot user stories’ heb staan en ik lever die op aan het team, dan pas ik die taak aan naar ‘Productfeature X uitwerken tot user stories → reactie van ontwerper?’ en verplaats ik die een aantal dagen in de toekomst.

Voor opvolging van e-mails kun je ook Boomerang inzetten (Gmail of Outlook). Met die plugin zet je een vinkje bij belangrijke e-mails wanneer je ze verstuurt, en kies je vervolgens een datum. Heeft de ontvanger voor dat moment nog niet gereageerd verschijnt je verzonden e-mail weer voor jou in beeld. Zo kun je eenvoudig opvolgen waar nodig.

Als alternatief voor plugins kun je ook overwegen om e-mails die opvolging nodig hebben te voorzien van een label of in een losse map te zetten, en deze verzameling bijvoorbeeld tijdens je wekelijkse review door te nemen. Het voordeel van deze aanpak is dat je alle herinneringen in één keer overziet.

Er is altijd ruimte voor kleine verbeteringen die je helpen meer tijd te hebben voor dat wat echt belangrijk is. En ook hier geldt dat je altijd terug kunt naar je huidige werkwijze. Dus experimenteer!

Heb een fijne week,

Rick