Je agenda en takenlijst zijn er allereerst voor jou. Ze zijn gevuld met jouw afspraken en taken. Maar het is een goede gewoonte om ook aantekeningen te maken voor de zaken waar je op een antwoord wacht. Zo voorkom je dat dingen in een zwart gat belanden, en kun je op de juiste momenten herinneringen sturen.
De meest eenvoudige oplossing is om je takenlijst in te zetten om er zeker van te zijn dat je op een bepaalde datum in de toekomst controleert of er actie ondernomen is. Stel dat ik een taak ‘Productfeature X uitwerken tot user stories’ heb staan en ik lever die op aan het team, dan pas ik die taak aan naar ‘Productfeature X uitwerken tot user stories → reactie van ontwerper?’ en verplaats ik die een aantal dagen in de toekomst.
Voor opvolging van e-mails kun je ook Boomerang inzetten (
Gmail of
Outlook). Met die plugin zet je een vinkje bij belangrijke e-mails wanneer je ze verstuurt, en kies je vervolgens een datum. Heeft de ontvanger voor dat moment nog niet gereageerd verschijnt je verzonden e-mail weer voor jou in beeld. Zo kun je eenvoudig opvolgen waar nodig.
Als alternatief voor plugins kun je ook overwegen om e-mails die opvolging nodig hebben te voorzien van een label of in een losse map te zetten, en deze verzameling bijvoorbeeld tijdens je wekelijkse review door te nemen. Het voordeel van deze aanpak is dat je alle herinneringen in één keer overziet.
Er is altijd ruimte voor kleine verbeteringen die je helpen meer tijd te hebben voor dat wat echt belangrijk is. En ook hier geldt dat je altijd terug kunt naar je huidige werkwijze. Dus experimenteer!
Heb een fijne week,
Rick