Laat me beginnen met de basis voor slim vergaderen: respecteer elkaar door op tijd te komen, maak je vergaderingen korter en zorg voor een agenda. En als die agenda er niet is, zorg dan dat jij er wel één hebt: voor elke afspraak zou je zelf duidelijk voor ogen moeten hebben wat je er hoopt te bereiken.

En dan: reserveer voorbereidingstijd in je agenda. Structureel. Zorg dat je de tijd hebt gehad de stukken te lezen en je vragen scherp te hebben. Dit is ook een uitstekend moment om overbodige vergaderingen te cancellen. Zo kun je je tijdens de vergadering echt richten op het doel van de afspraak.

Nog drie aanvullende gedachten:

Ik baal een beetje van het beeld dat vergaderingen per definitie niet oké zijn. Natuurlijk, veel vergaderingen hadden een e-mail kunnen zijn, maar we blijven ook belangrijke zaken niet communiceren en steken teveel uren in het oplossen van een probleem waar een collega je in twee minuten bij had kunnen helpen. Een snelle vergadering om tot de volgende stap van een complex probleem te komen kan heel veel frustratie voorkomen. We moeten elkaar beter uitleggen hoe we elkaar kunnen opzoeken. Als manager kun je dit doen door telkens duidelijk te maken welk project voorrang heeft boven al het andere (als dat zo is natuurlijk), en daarbij te onderstrepen dat al het andere daarvoor onderbroken mag worden. En ook als teamlid kun je duidelijk maken hoe men je het beste kan bereiken.

Doe dit echt, vooral bij starters, want het is al spannend genoeg om te laten zien dat je dingen nog niet weet. Laat staan als je dan ook nog het gevoel hebt dat je men niet met vragen zou moeten storen of – het verboden woord – graag met meer mensen tegelijk zou willen praten.

Klagen over vele vergaderingen doen we graag. Als je er ook daadwerkelijk iets aan wilt doen, zorg dan dat er niks meer te bespreken is. Ondermijn de vergadering. Managers willen graag bijgepraat worden over de voortgang van hun projecten. Ben je die meetings zat? Zorg dan dat je proactief de voortgang deelt, of beter nog, zorg dat die status ergens altijd inzichtelijk is. In het slechtste geval hoef je alleen nog maar die al gedeelde informatie op te lepelen, in het beste geval is de aanleiding van de vergadering nu verdwenen.

Nog een veelgehoorde klacht: de oeverloze strategiesessies, heidagen en brainstorms waar weinig concreets uit voortkomt. Dit probleem ga ik in deze alinea niet oplossen, maar hier is je eigen voorbereiding wat mij betreft de sleutel. Voor dit soort sessies is een half uurtje voorafgaand aan de bijeenkomst niet genoeg. Reserveer meerdere momenten in je week, niet langer dan een kwartier, om je gedachten de vrije loop te laten. Je zult merken dat je zo je hoofd helpt om onderbewust al bezig te zijn met de sessie die komt, en dat je inspiratie en suggesties zo echt beter worden.

Succes met vergaderen, en heb een fijne week,

Rick