Bekijk profielpagina

Werk Slim - Problemen met mythische proporties

Revue
 
Goedemorgen, In het eerste hoofdstuk van m'n boek GRIP leg ik uit waarom het ongelofelijk prettig wer
 

Werk Slim

11 februari · Editie #55 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,
In het eerste hoofdstuk van m'n boek GRIP leg ik uit waarom het ongelofelijk prettig werkt om al je werk in je agenda te plannen: je agenda helpt je, als je hem eerlijk invult, om je tijd realistisch te plannen. Een veelgehoorde vraag rondom dit onderwerp: als je je agenda gebruikt om je werk te plannen, hoe ga je dan om met onverwacht werk? Ik leg in mijn boek uit dat het plannen van werk in je agenda juist helpt om te zien wat je niet gaat doen. Verder raad ik ook aan om zo'n 20% van je tijd open te laten. Deze witruimte geeft je de nodige speling voor urgente zaken. Plan je tijd voor e-mail, zoals ik in het derde hoofdstuk omschrijf, dan vang je in mijn ervaring het gros van al die spoedklussen ook al af. Afgelopen vrijdag schreef Ben Tiggelaar een toffe column over GRIP in het NRC, waarin hij enthousiast schrijft over het inzetten van je agenda. Hij komt ook met zijn eigen oplossing voor al die onverwachte zaken die op z'n pad komen: reserveer ook hiervoor tijd in je agenda. Briljant en een perfecte oplossing.

Bij Blendle introduceerden we een aantal weken geleden een nieuw team. Dit team, nu bestaande uit twee ontwikkelaars, vormt het zogenaamde ‘foundation team’. Het idee is dat ze geen deel uitmaken van de andere teams, die werken aan nieuwe functies voor Blendle, maar dat ze voortdurend bezig zijn om de rest van het team effectiever te maken. Ze werken bijvoorbeeld aan het versimpelen van de opzet van onze technische projecten, waardoor dat voor de rest van het team veel minder tijd kost. Zo hebben we in een paar weken tijd al een heel aantal pijnpunten weggenomen.
Toen we begonnen met dit team, inventariseerden we de grootste klachten. Er kwam een waslijst aan suggesties, waarvan een heel aantal relatief eenvoudig op te lossen problemen. Een van de taken die we in de afgelopen weken hebben opgepakt en uiteindelijk binnen een week was opgelost, hoor ik mensen al maanden over. Zoveel frustratie, terwijl een stap naar de juiste richting niet eens zo ingewikkeld bleek. Mooi dat het nu is opgelost, maar ook zonde van de verspilde energie. Dat kan slimmer.
Ik vermoed dat vrijwel iedereen wel dit soort verhalen kent. De problemen worden door management genegeerd en nemen naar verloop van tijd mythische proporties aan, waardoor niemand er tijd voor heeft en geen van je collega’s zich er meer aan durft te branden. Laten we eens inzoomen op een aantal veelgehoorde argumenten:
  • “De problemen worden door het management/mijn leidinggevende/mijn baas genegeerd”. Ga er nooit vanuit dat iedereen ziet wat jij ziet. Dat is heel vaak niet zo. Een simpel: “kost [probleem x] jou ook zoveel tijd elke week?” aan de lunchtafel kan voor iedereen al zorgen voor verheldering, of voor een mogelijke oplossing. Ga er ook niet vanuit dat je suggestie gelijk wordt opgepikt. Iedereen is druk. Laat je daardoor niet uit het veld slaan, en blijf vasthoudend. Voor drukke leidinggevenden is het uiteraard niet prettig als je elke dag weer aan hun bureau staat met dezelfde boodschap, maar een maandelijkse reminder om nog eens over je voorstel na te denken is prima en zorgt ervoor dat je onderwerp op de radar blijft. Ik schreef hierover ook: je manager naar je laten luisteren.
  • “Ik heb geen idee waar ik zou moeten beginnen”. Dat achterstallig onderhoud dat je elke week weer een klein beetje extra tijd kost is irritant genoeg om het telkens weer te blijven aankaarten. Gebruik je tijd slim, en probeer niet gelijk te zorgen voor een oplossing, maar vooral voor een kristalhelder antwoord op de vraag waar te beginnen. Als je nu een uur zou hebben, wat zou je eerste actie zijn?
  • “Er is geen tijd voor”. Bijna niemand is echt voor 100% volgeboekt. Tel die laatste kwartiertjes op de dag waarop je anders naar huis zou gaan bij elkaar op, of de minuten waarin je je social media bijwerkt, en je sprokkelt zo een uur in de week bij elkaar. Binnen je officiële werktijd. Moet je voorstellen wat je met die tijd voor elkaar kunt krijgen, als je die minuten structureel investeert in je grootste pijnpunten.
  • “Ik sta er alleen voor”. Je kunt waarschijnlijk je marketing wel wat verbeteren: vertel de mensen om je heen simpelweg vaker over je ideeën. En vergeet vooral niet de voortgang die je stukje bij beetje maakt steeds te delen. Zo vind je misschien iemand die ook zijn of haar loze kwartiertjes wel wil opofferen. Je vergroot ook je kansen dat er serieus tijd wordt gereserveerd voor je project: ik maak het geregeld mee dat een collega een idee van een andere collega bij me pitcht, uit enthousiasme. Ze gaan er dan vanuit dat ik er al van gehoord had, maar dat is in heel veel gevallen niet zo.
  • “Dit probleem kan nooit worden opgelost, het is veel te groot”. Begin met het uitvogelen van de eerste stap. In ons hoofd wordt alles naar verloop van tijd groter. Juist door een begin te maken ontrafel je stukje bij beetje het probleem. Kijk altijd of er alternatieven zijn. In mijn ervaring is er ook heel vaak een slimme oplossing te bedenken die misschien niet het probleem volledig oplost, maar wel slecht een fractie van de tijd kost.
Ik wil je deze week uitdagen eens na te denken over de dingen waar je je in je werk aan stoort, die je tegenhouden of die je dwars zitten. Met de suggesties van hierboven kun je ze wellicht gelijk aanpakken!
Dank voor het lezen en heb een fijne week,
Rick
Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.