Het was voor mij alweer even geleden om van het ene op het andere moment me onder te dompelen in een compleet nieuw project. Mateloos interessant, hoe dat werkt. Vier inzichten:

Nog vorige week schreef ik over de relatie tussen agenda en takenlijst. In de afgelopen week zette ik beide hulpmiddelen heel bewust aan de kant, en gebruikte ik in plaats daarvan een heel simpel Google Document. Ik gebruikte het als ‘scratchpad’: ik tikte er alle ruwe aantekeningen van vergaderingen, een wie-doet-wat-lijstje, belangrijke links naar documenten en systemen en legde er mijn dagelijks schuivend lijstje met prioriteiten in vast. Nu ik langzamerhand overzicht krijg begin ik mijn vertrouwde tools weer te gebruiken, maar ik merk dus dat mijn bestaande tools niet toereikend zijn voor zo’n plotselinge stortvloed aan informatie. Google Docs maakt het zó gemakkelijk om te schuiven met tekst, lijstjes, links en afbeeldingen – ik zoek graag en steeds naar nieuwe tools maar blijf toch terugvallen op een simpel document.

Wanneer je in zo’n situatie komt, houd dan niet krampachtig vast aan de software die je gebruikt, maar kies een methode die je op dat moment het beste helpt. Voor mij een bijkomend voordeel: door een nieuw document te gebruiken werd ik in die eerste dagen niet afgeleid door mijn bestaande structuur in m’n takenlijst en notities. Dit gaf me de ultieme vrijheid om heel snel te schakelen en een eigen overzicht te creëren.

Niets geeft sneller inzicht dan steeds vragen hoe dingen zitten. Er zijn heel waarschijnlijk al eerder keuzes gemaakt, en die informatie wil je zo snel mogelijk verzamelen. Ik kondig het steeds aan: ik ga veel domme vragen stellen, dan weet je dat. En ook bij specifieke situaties: ‘Dit is vast al eerder uitgebreid besproken, kan iemand me uitleggen waarom er voor deze richting gekozen is?’ Zo vergaar je niet alleen heel snel informatie, je frisse blik zorgt voor het team toch ook vaak voor nieuwe inzichten. Een besluit blijkt eigenlijk toch niet zo heel handig, nu hij nog eens besproken wordt. Maak dus uitgebreid gebruik van je nieuwe status, voor je het weet ben je onderdeel van het meubilair en vervalt deze fijne kans om snel te leren.

Het zal je niet verbazen, maar ik heb een duidelijke voorkeur voor systemen en methodieken. Toch leerde ik door schade en schande dat het niet handig is om gelijk alles naar je hand te zetten. Een nieuw systeem is misschien wel nodig, maar kost je vaak op korte termijn meer dan het je oplevert. Vaak zul je juist vooral weerstand ondervinden, en dat leidt af van je belangrijkste taak: in een zo kort mogelijke tijd goed begrijpen wat er nodig is om resultaten te boeken, welke stappen cruciaal zijn om een project af te ronden en om erachter te komen wie wat doet. Richt je dus zoveel als mogelijk op de inhoud. Werk met de systemen die er zijn. Interessant genoeg zul je ook merken dat je schikken naar een voor jou onbekend systeem of onbekende werkwijze op allerlei manieren ook juist weer leerzaam is en nieuwe inzichten geeft.

Als nieuweling in een project heb je de unieke kans om scherp te zien waar dingen vastlopen. Je blik is nog niet vertroebeld door eigen bijdragen, en als het meezit heb je ook nog geen enkel vooroordeel over de verschillende teamleden. Schrijf zo snel mogelijk op wat je ziet. Probeer op je eerste dag scherp te krijgen wat je grootste zorgen zijn. Deel deze met een relevante manager of met het team: het is vaak een uitstekende ingang om meer van de achtergrond te leren. En eigenlijk is dit op elk moment een heel relevante oefening, die je kan helpen om je prioriteiten scherp te krijgen: wat valt je op? Wat zijn je grootste zorgen? Maak deze inzichten bespreekbaar en gebruik ze om je eigen richting aan te scherpen.

Of je nu nieuw bent in een project of niet: gooi je werkwijze aan de kant wanneer je denkt dat dat helpt, gebruik je frisse perspectief (of probeer kwesties eens aan te kaarten vanuit ‘iemand die net nieuw is’), beschouw inhoud belangrijker dan de systemen en blijf je observaties en zorgen delen.

Heb een fijne week!

Rick