Bekijk profielpagina

Werk Slim - Notities maken, deel 2: een naslagwerk

Revue
 
Goedemorgen, Vorige week schreef ik in deze nieuwsbrief een eerste deel over notities maken. Met een
 

Werk Slim

6 augustus · Editie #29 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,
Vorige week schreef ik in deze nieuwsbrief een eerste deel over notities maken. Met een notitiesysteem als verzamelplek haal je meer uit je denktijd en meer uit je vergaderingen.
Vanochtend deel twee: hoe je je notities als naslagwerk kunt inzetten, waardoor je betere beslissingen neemt.

Ernst-Jan Pfauth is notitiegoeroe en schreef een interessant stuk over het gecategoriseerd bijhouden van notities. Hij maakt bijvoorbeeld losse lijstjes binnen Evernote voor boeken die hij graag wil lezen, films en series die hij wil kijken en plekken die hij wil bezoeken, zoals café’s, restaurants en musea. Zo heeft hij een plek gecreëerd waar hij met weinig moeite ontdekkingen die wellicht later relevant zijn kan parkeren. Evernote is hier de perfecte tool voor, vooral vanwege de krachtige zoekfunctie zodat je snel dat ene restaurant of die filmtip kunt terugvinden.
Ik heb een soortgelijke, maar wel lichtgewicht aanpak en merk hoe fijn dat werkt. Wil je je notities inzetten om je ideeën gestructureerder te bewaren, zodat je er op momenten waarop je het nodig hebt iets mee kunt? Groepeer je notities dan in relevante notitieboeken. Het is prettig dat Evernote je op geen enkele manier dwingt tot een bepaalde indeling. Die vrijheid maakt de mogelijkheden eindeloos, maar het gevaar is aanwezig dat je stapel notities al snel een onoverzichtelijke chaos wordt. En nogmaals, met een goede zoekfunctie kom je een eind, maar de kans is groot dat je je hele systeem links laat liggen omdat het geheel te ingewikkeld is geworden. Houd je indeling dus zo simpel mogelijk.
Een paar suggesties voor notitieboeken:
  • Werk en privé – Ik raad je aan om telkens met een algemeen notitieboek te beginnen, voor je een te gedetailleerde indeling maakt.
  • Ideeën – Dit is een notitieboek met ideeën. Als je in je takenlijst een ‘Ooit’-lijst of project hebt, dan zul je wel wat overlap ontdekken. Ik vind het prettig om mijn ideeën uiteindelijk in Evernote te groeperen.
  • Vergaderingen (maak eventueel een notitieboek voor specifieke, terugkerende vergaderingen) – Het kan prettig zijn om je notities voor afspraken te bewaren. Ik doe dit niet: nadat ik dat een tijdje wel deed, merkte ik dat ik er nooit meer naar terugkijk. Nu haal ik de actiepunten uit mijn aantekeningen en archiveer ik vervolgens de notitie, maar wellicht is het voor jou wel een prettige collectie om bij te houden.
Ik heb een paar specifieke notitieboeken in Evernote die ik graag met je deel – ze zijn ongelofelijk nuttig voor me en ik denk dat ze jou ook kunnen helpen:
  • Feedback – Ik heb een notitieboek waarin ik feedback van collega’s en anderen om mij heen in noteer. Een waardevolle collectie, omdat het me helpt om feedback in perspectief te plaatsen en mijn eigen ontwikkeling te zien.
  • Besluiten – Een notitieboek waar ik mijn grotere, ingrijpende besluiten in vastleg, zodat ik er op terug kan kijken en kan bedenken of het juist was. Ik noteer minimaal het genomen besluit, vul dit soms aan met de bijbehorende argumenten. Als ik helemaal goed bezig ben noteer ik ook nog de alternatieven die het niet geworden zijn.
  • Checklists – Een notitieboek met checklists voor allerlei zaken, voornamelijk voor uitstapjes: wat neem ik mee voor mijn jaarlijkse kloosterbezoek en wat moeten we inpakken als we een weekend met de baby op stap zijn, bijvoorbeeld.
  • Mislukkingen – Een notitieboek waarin ik mijn fouten en mislukkingen vastleg. Klinkt vervelend, en dat is het op een bepaalde manier natuurlijk ook. Maar tegelijk is dit een fijne manier om te leren van mijn fouten én prettig relativerend: wat ik een totale mislukking vond is vaak over een half jaar eigenlijk niet eens meer zo relevant.
  • Gezondheid – Een notitieboek waarin ik aantekeningen bijhoud over hoe ik mij voel, gesprekken met de huisarts en eventuele specialisten. Ik liep een tijd geleden een darmparasiet op: het was zeer nuttig om Evernote te gebruiken om de grote hoeveelheid aan nieuwe informatie die ik kreeg te verwerken.
  • Inspiratie – Een notitieboek waarin ik quotes en highlights uit boeken en artikelen bewaar. Dit notitieboek zou ik gerust nog in allerlei categorieën kunnen opsplitsen, maar dat heb ik nog niet gedaan, omdat ik bang ben dat het dan teveel werk is om het systeem in stand te houden. In zijn huidige vorm is het al een zeer prettig naslagwerk en fijne inspiratiebron.
Nog een paar algemene tips voor je archief:
  • Houd het simpel, vooral in het begin. Hoe minder notitieboeken je hebt, hoe beter het is. Ben je eenmaal bedreven in het bijhouden en organiseren van je aantekeningen, dan kun je jezelf wat meer notitieboeken veroorloven.
  • Verfris regelmatig je indeling. Zoals ik in mijn omschrijving van de verzamelplek al noemde: het is belangrijk om wekelijks minimaal je Inbox op te ruimen. Maar het is ook handig om minimaal elke paar maanden je hele notitie-archief onder de loep te nemen en kritisch te bekijken wat wel en wat niet voor je werkt. Zo blijft het werken met je systeem prettig en houd je overzicht. Elke keer nadat ik zulke veranderingen maak geeft het me een tijdlang nieuwe energie om ermee te werken.
Heb je nog tips om meer uit Evernote als archief te halen? Notitieboeken die zinvol zijn? Ik hoor het graag.
Dank voor het lezen en heb een fijne week!
Rick

Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.