Bekijk profielpagina

Werk Slim - Notities maken, deel 1: een verzamelplek

Revue
 
Goedemorgen, Het is een goede gewoonte om aantekeningen te maken: je neemt meer op van wat je hoort,
 

Werk Slim

30 juli · Editie #28 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,
Het is een goede gewoonte om aantekeningen te maken: je neemt meer op van wat je hoort, en zonder aantekeningen kan het knap ingewikkeld zijn om terug te halen wat er besproken en besloten is. Zoals je misschien weet schrijf ik een boek over slimmer werken en vanochtend deel ik het eerste deel van een fragment uit het manuscript, waarin het gaat over notities maken.

Ik gebruik Evernote voor het maken en bewaren van mijn notities. De keuze voor een digitaal systeem is bewust, want ik heb gemerkt dat ik daardoor wél teruggrijp op mijn aantekeningen. Hoe prettig een papieren notitieboek ook werkt, de drempel om er naast het opschrijven iets mee te doen is voor mij te hoog. Evernote is er op mijn iPhone, iPad en Mac, dus ik kan er altijd en overal bij.
Mijn redenen om een notitie-app te gebruiken in plaats van pen en papier:
  • Een notitie-app, in tegenstelling tot een notitieboek, is gemakkelijk te doorzoeken.
  • Een app gaat niet vol, raakt niet kwijt, geeft je oneindige ruimte en allerlei slimmigheden die je in een papieren notitieboek mist. Je kunt in Evernote bijvoorbeeld heel makkelijk afbeeldingen, links, tabellen en zelfs handgeschreven opmerkingen invoegen.
  • Je zou kunnen zeggen: gebruik je takenlijst als plek voor je aantekeningen. Maar anders dan je takenlijst zijn je notities juist een plek waar je je gedachten even kunt laten staan zonder er actie op te ondernemen. Een ruimte om je ideeën te verzamelen en te ordenen, zodat je er later mee verder kunt.
  • Bij Evernote is het mogelijk om allerlei handige integraties met andere tools te gebruiken. Daarmee heb je ineens een soort ‘hub’ voor je gedachten en ideeën. Zo heb ik een link tussen Instapaper (een applicatie waar je artikelen kunt opslaan om ze later te lezen) en Evernote, waarbij highlights die ik maak in Instapaper automatisch worden toegevoegd aan Evernote.
  • Ook specifiek voor Evernote: je kunt je notities gemakkelijk delen met andere mensen, zonder dat het nodig is dat ze daarvoor zelf ook Evernote gebruiken. Anders dan een e-mail kun je deze gedeelde aantekening nog blijven bijwerken en blijft die voor je lezer actueel.
Er zijn grofweg twee manieren hoe je je systeem voor notities, welke tool je hier ook voor inzet, kunt gebruiken:
  1. Een verzamelplek voor je notities die je helpen je werk effectief te doen, doordat je geen aantekeningen verliest
  2. Een naslagwerk voor je aantekeningen die je helpen om betere besluiten te maken, doordat je een geordend archief hebt
Veel mensen verlangen naar het tweede, maar zouden eigenlijk meer gebaat zijn om te beginnen bij punt één. Dit is een veel eenvoudiger en dus gemakkelijker begin, en je hoeft je nog niet druk te maken over je perfecte archief.
Vanochtend focus ik me op punt 1.
1. Een verzamelplek
Een sluitend systeem voor je aantekeningen helpt je om je werk beter te doen: je kunt erop vertrouwen dat je je notities op een zeker moment verwerkt, waardoor je met een fijn gevoel flarden van aantekeningen kunt maken tijdens vergaderingen, brainstormsessies en afspraken.
Evernote gebruiken als simpele verzamelplek voor je aantekeningen verschilt weinig van mijn aanpak voor e-mail: Evernote bevat al automatisch een notitieboek ‘Inbox’. Hier maak je alle nieuwe notities in aan. Ik raad je aan om ervoor te zorgen dat notities voor afspraken een herkenbare titel hebben, zodat je snel kunt zien waar de aantekeningen over gaan. Notities die je hebt verwerkt ‘archiveer’ je door ze van je Inbox naar een notitieboek ‘Archief’ te verplaatsen, als je denkt dat de notitie in de toekomst zinvol voor je zou kunnen zijn. Is dat niet het geval, dan is verwijderen veruit het beste idee.
Erop kunnen vertrouwen dat je je aantekeningen op een zeker moment verwerkt doe je door het verwerken van deze Inbox een onderdeel te maken van je wekelijkse review. Ik werk doorlopend aan mijn Evernote-Inbox, bijvoorbeeld als ik heb ingepland om de uitkomsten van een bepaalde afspraak te verwerken, maar ik weet 100% zeker dat ik de aantekeningen tijdens mijn review weer zal tegenkomen. Per notitie bedenk ik of er vervolgacties nodig zijn, of dat de notitie gearchiveerd kan worden.
Heel vaak gebruik ik mijn notities om losse flarden van ideeën, wat niet persé taken zijn, in weg te zetten. Dat zou ook prima als onderdeel van mijn takenlijst kunnen, maar ik sla die stap vaak over en gebruik Evernote om een snelle braindump te doen van het idee of concept dat ik heb bedacht.
Een paar voorbeelden van aantekeningen die in mijn Inbox staan:
  • ‘Personal goals’ – Ik ben op dit moment voor de komende maanden mijn werkdoelen aan het opstellen. In deze aantekening heb ik wat gedachten daarover opgeschreven.
  • 'Audio thinking’ – Een paar gedachten over wat volgende stappen zijn voor de voorgelezen-artikelen van Blendle
  • 'Team thinking notes’ – Een notitie die ik maakte met wat gedachten over het functioneren van mijn team en hoe dat naar een volgend niveau te tillen is
  • 'DNA- en bloedonderzoek’ – Een paar aantekeningen over verschillende tests die ik graag zou willen doen om meer te weten te komen over hoe gezond ik leef en eet
  • ‘Uitbesteden’ – Een lijstje met dingen die ik zou willen uitbesteden, zowel werk als privé, om meer tijd vrij te maken voor dingen die ik belangrijker vind
  • 'Aantekeningen feedback’ – Ik had in de afgelopen week mijn feedbacksessie, en tijdens dit gesprek over mijn functioneren heb ik wat aantekeningen gemaakt met aanwijzingen waar ik de komende maanden mee aan de slag kan.
Zoals je ziet: een mooie mix van uiteenlopende zaken, die ik verder moet verwerken. In mijn wekelijkse review pak ik iedere notitie er opnieuw bij, en in mijn geval zou dat dan bijvoorbeeld de volgende vervolgstappen opleveren:
  • Ik reserveer een uur in mijn agenda om mijn personal goals af te ronden, op basis van mijn eigen ideeën en de aantekeningen tijdens mijn feedbacksessie
  • Ik voeg een actie toe aan mijn takenlijst: ‘Audio thinking notes verwerken en delen met mijn team’
  • Ik voeg specifieke acties toe naar aanleiding van de ‘Team thinking notes’, om conclusies te trekken over nieuwe rollen en de manier waarop we onze week indelen
Niet alle aantekeningen zijn na mijn wekelijkse review verwerkt. Sommigen laat ik bewust staan omdat ik er nog langer over wil nadenken, zonder er persé een vervolgactie aan toe te wijzen. Maar ik weet wel zeker dat ik geen urgente dingen vergeet.
Je zou je notitieboek prima puur als verzamelplek kunnen gebruiken. Aan Evernote heb je een prettige, snelle en flexibele tool die je kan helpen om meer uit je werk te halen. In de meest compacte vorm heb je genoeg aan een ‘Inbox’ en ‘Archief’. De zoekfunctie van Evernote is zeer krachtig, dus daarmee vind je simpel terug waar je naar zoekt. Toch is ook hier nog veel te winnen wanneer je Evernote gebruikt als je naslagwerk. En dat is het onderwerp van de nieuwsbrief van volgende week.
Voor nu: dank voor het lezen en delen. Mocht je tips hebben voor software of slimme integraties met Evernote, dan houd ik me van harte aanbevolen.
Heb een goede week!
Rick
Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.