Seneca schreef eeuwen geleden al: het is niet dat ons leven te kort is en dat we te weinig tijd hebben, het is vooral zo dat we veel te veel van onze tijd verkwisten. En je agenda is het perfecte hulpmiddel om je te helpen na te denken over of je tijdsbesteding wel klopt: anders dan je takenlijst is je agenda gelimiteerd. Je agenda maakt op die manier pijnlijk zichtbaar dat we geneigd zijn om tegen veel te veel dingen ‘ja’ te zeggen.

Vier tips om nog meer uit je agenda te halen:

Een romantisch diner plannen op de avond voor je partner een belangrijke presentatie heeft, is misschien niet het meest tactisch. Een etentje op vrijdagavond, met een vrij weekend in het vooruitzicht, werkt waarschijnlijk beter. Op dezelfde manier is het slim om je werkzaamheden waar mogelijk aan te laten sluiten op energieniveau in je week. En om die kostbare momenten streng te bewaken. Er is bijna geen groter cadeau aan jezelf dan op de momenten waarop je fris en vol energie met die ingewikkelde klus aan de slag kunt.

Ik merk dat wanneer ik m’n week plan het me elke keer helpt om belangrijke zaken en de dingen waar ik geen zin in heb eerder in m’n week en eerder op m’n dag te plannen. Ik heb minder stress en de kans is kleiner dat er wat tussendoor komt. En ontstaat er toch een kink in de kabel of blijkt de taak ingewikkelder dan ik dacht, dan heb ik meer speling in de rest van de week.

Eerder in je week is een tip die zelfs voor de nachtuilen onder ons werkt.

Stelregel: meetings zo kort en doelgericht mogelijk. Tijd voor je taken en eigen projecten ruimer dan wat je minimaal nodig hebt: ik rond naar boven af tot een half uur en een uur. Waar het me voor de korte termijn wel eens helpt om net te krap te plannen, zodat je je net een beetje opgejaagd voelt, merk ik dat het op de wat langere termijn niet goed werkt. Ruim plannen maakt dat ik minder in m’n dag kan proppen en dat pakt eigenlijk altijd goed uit.

Misschien probeerde je al eens tijd voor jezelf af te bakenen in je agenda voor een specifiek project, of reserveerde je ‘denktijd’. En bleek het alsnog lastig om eraan te beginnen. Maak die blokken dan concreter: drie uur lang achter elkaar met focus werken aan één taak grenst aan het onmogelijke – splits dus je tijd. Zet letterlijk in je agenda waar je mee wilt beginnen. Zorg dat je eerste actie kraakhelder is.

Heb een fijne week!

Rick

PS Reinier werd ook net opnieuw vader (gefeliciteerd!) – maar ook Snuggere Zaken staat niet stil. We planden voldoende afleveringen vooruit. Vanochtend hebben we het over de vijf niveaus van werken op afstand.