De strekking hier: de informatie die jij nodig hebt om enthousiast te worden en de juiste beslissingen te maken is niet de informatie waar je ontvanger op zit te wachten. Wil je de ontvanger enthousiast maken, dan moet je je verhaal daarop aanpassen. Een paar ideeën:
-
Weet wat belangrijk is voor je ontvanger en modelleer je boodschap daarnaar. Stel dat je inderdaad het gevoel hebt dat je voor teveel dingen verantwoordelijk bent, dan is niet het probleem van je manager. Kwaliteit en snelheid van werken zijn vaak wél dingen waar je manager om geeft. Verwoord het bijvoorbeeld zo: ‘Ik draag veel verantwoordelijkheden waardoor de kwaliteit en snelheid van mijn werk omlaag gaat.’ De kans is nu een heel stuk groter dat je manager de urgentie zal zien.
- Ik ontdekte laatst voor het eerst het ‘Pyramid Principle’. Een simpel idee: begin je betoog met je conclusie. Neem vervolgens de tijd om je argumenten verder uiteen te zetten. De voorbeelden hierboven (over de lege kratten en de verantwoordelijkheden) verdienen een bredere onderbouwing, maar door te beginnen met het voorstel en de conclusie is je verhaal toegankelijker en bespaar je je manager wellicht tijd. Als managers één ding prettig vinden, dan is dat wel tijd besparen.
-
Maak je voorstellen kleiner. Als je merkt dat je geen voet aan de grond krijgt met je ideeën, maak ze dan minder groot. In plaats van een week tijd, vraag je om een dag voor een kleiner concept. Kijk of je met een kleiner budget ook betekenisvolle resultaten kunt bereiken. Succes in het klein laat je vertrouwen verdienen voor een volgend, groter project.
-
Maak je voorstellen korter. Een tip die geldt voor vrijwel alle communicatie: hoe korter hoe beter. De Franse filosoof Blaise Pascal schreef ooit aan het einde van een lange brief: ’[deze brief] is langer dan gewoonlijk, omdat ik niet de tijd had hem korter te maken’. Kort schrijven is moeilijk en kost energie, maar lange teksten lezen en begrijpen ook. Wil je snellere en betere reacties? Besteed wat extra tijd aan je eigen schrijven om de ontvanger energie te besparen.
-
Zet de belangrijkste informatie in de e-mail, niet in een bijlage. Drukke mensen lezen je vragen en voorstellen vluchtig. Laat staan dat ze je bijlagen lezen. Als een bijlage al nodig is, zorg er dan voor dat de samenvatting of het voorstel in de e-mail zelf staat.
Deel vooral je eigen ervaringen en ideeën voor het werken met managers. Ik ben er benieuwd naar.
Heb een fijne week,
Rick
PS Ik verstuur naast deze wekelijkse Nederlandse nieuwsbrief ook elke week een Engelstalige variant – speciaal voor al je internationale collega’s en vrienden. De stukken die je hier las worden kundig naar het Engels omgezet, dus er is geen reden beide nieuwsbrieven te volgen, maar uiteraard wel een tip voor je netwerk.
Inschrijven kan via deze link.
