Bekijk profielpagina

Werk Slim - Je manager naar je laten luisteren

Revue
 
 

Werk Slim

19 februari · Editie #8 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,
Misschien herken je dit patroon:
Doe je ook een keer je best.
Je hebt een probleem. Of je ziet een gevaar. Je hebt misschien niet zelf de kennis om het probleem ook op te kunnen lossen. Of je hebt de kennis wel, maar er zijn anderen die besluiten nemen over de uiteindelijke prioriteit. Wat doe je? Je kaart het probleem aan bij een ander, waar vervolgens niks mee gebeurt. En jouw probleem is nog steeds een probleem. Het eindresultaat: het probleem is onopgelost en jij bent gefrustreerd omdat je initiatief wordt genegeerd.
Kijk even mee naar de twee scenario’s hieronder. Eén: je werkt bij een grote frisdrankleverancier. Twee: je hebt een (te) drukke baan. Moet je voorstellen hoe briljant het zou zijn als het zo zou gaan:
Hoe fijn zou dit zijn? Je manager heeft aan een half woord genoeg en je problemen verdwijnen als sneeuw voor de zon.
Moeten onze managers hun werk beter doen? Jep. Ze kunnen absoluut meer doen om je te helpen betere voorstellen te schrijven. Ze kunnen zich meer in jou verplaatsen. Ze kunnen je meer meenemen in waarom je voorstel niet zo lekker past in de strategie van het bedrijf. Maar, jij kunt ook wat doen. Twee tips voor je:
1. Doe een voorstel
We zijn allemaal overloaded. Iedereen heeft te veel werk op zijn of haar bord. Dit geldt voor jou, maar dit geldt natuurlijk net zo goed voor de ontvangers van je problemen. Een kijkje in het hoofd van een manager:
Wat een manager denkt als ze een voorstel van je krijgt.
Je kunt een hoop van deze vragen wegnemen of het beantwoorden van de vragen in ieder geval een heel stuk simpeler maken. Hoe? Doe een voorstel in plaats van een vraag te stellen. Bijvoorbeeld zo:
  • Veel mensen leveren hun lege kratten niet in. Ik heb een idee om 10% meer kratten terug te krijgen. Kost me één week om uit te werken en ik heb €10.000 nodig.
  • Ik heb het gevoel dat ik overal verantwoordelijk voor ben. Ik heb het meest last van verantwoordelijkheid X, Y en Z. Deze kan ik overdragen aan collega Wim en ik denk dat dat mij voorlopig voldoende lucht geeft. Kost me een dag.
Het is voor de ontvanger nu een heel stuk eenvoudiger om in te schatten wat de kosten en baten van je voorstel zijn.
2. Richt je communicatie op de ontvanger
De strekking hier: de informatie die jij nodig hebt om enthousiast te worden en de juiste beslissingen te maken is niet de informatie die je ontvanger nodig heeft. Wil je de ontvanger enthousiast maken, dan moet je je verhaal daarop aanpassen. Een paar ideeën:
  • Weet wat belangrijk is voor je ontvanger en modelleer je boodschap daarnaar. Stel dat je inderdaad het gevoel hebt dat je voor teveel dingen verantwoordelijk bent, dan is niet het probleem van je manager. Kwaliteit en snelheid van werken zijn vaak wél dingen waar je manager om geeft. Verwoord het bijvoorbeeld zo: ‘Ik draag veel verantwoordelijkheden waardoor de kwaliteit en snelheid van mijn werk omlaag gaat.’ De kans is nu een heel stuk groter dat je manager de urgentie zal zien.
  • Ik ontdekte laatst voor het eerst het 'Pyramid Principle’. Een simpel idee: begin je betoog met je conclusie. Neem vervolgens de tijd om je argumenten verder uiteen te zetten. De voorbeelden hierboven (over de lege kratten en de verantwoordelijkheden) verdienen een bredere onderbouwing, maar door te beginnen met het voorstel en de conclusie is je verhaal toegankelijker en bespaar je je manager wellicht tijd. Als managers één ding prettig vinden, dan is dat wel tijd besparen.
  • Maak je voorstellen kleiner. Als je merkt dat je geen voet aan de grond krijgt met je ideeën, maak ze dan minder groot. In plaats van een week tijd, vraag je om een dag voor een kleiner concept. Kijk of je met een kleiner budget ook betekenisvolle resultaten kunt bereiken. Succes in het klein laat je vertrouwen verdienen voor een volgend, groter project.
  • Maak je voorstellen korter. Een tip die geldt voor vrijwel alle communicatie: hoe korter hoe beter. De Franse filosoof Blaise Pascal schreef ooit aan het einde van een lange brief: ’[deze brief] is langer dan gewoonlijk, omdat ik niet de tijd had hem korter te maken’. Kort schrijven is moeilijk en kost energie, maar lange teksten lezen en begrijpen ook. Wil je snellere en betere reacties? Besteed wat extra tijd aan je eigen schrijven om de ontvanger energie te besparen.
  • Zet de belangrijkste informatie in de e-mail, niet in een bijlage. Drukke mensen lezen je vragen en voorstellen vluchtig. Laat staan dat ze je bijlagen lezen. Als een bijlage al nodig is, zorg er dan voor dat de samenvatting of het voorstel in de e-mail zelf staat.
Deel vooral je eigen ervaringen en ideeën voor het werken met managers. Ik ben er benieuwd naar. Voor nu: dank voor het lezen, dank voor het doorsturen en delen, en heb een fantastische week!
Rick
Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.