Bekijk profielpagina

Werk Slim - Je agenda en je takenlijst: een gelukkig huwelijk

Revue
 
Goedemorgen, Voor GRIP Members organiseerde ik een webinar rondom je nieuwe kwartaalplannen. Dit keer
 

Werk Slim

13 juli · Editie #129 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,
Voor GRIP Members organiseerde ik een webinar rondom je nieuwe kwartaalplannen. Dit keer in twee delen: de aftrap en de follow-up. Als je serieus wilt terugblikken en aan de slag wilt met je nieuwe kwartaalplannen is dit een goede introductie (en zoals alle webinars zijn ze terug te kijken en te luisteren).

Je takenlijst en je agenda. Beide cruciaal, maar hoe laat je ze goed samenwerken? Hoe zorg je dat je het maximale uit beide hulpmiddelen haalt?
Het begint wat mij betreft met het realiseren dat je agenda en je takenlijst een ander doel dienen. Je agenda helpt je weloverwogen te besluiten waar je je tijd aan besteedt. Je takenlijst helpt je om niks te vergeten. Met alleen een agenda zou ik losse eindjes kwijtraken. Met alleen een takenlijst zou het me onmogelijk lukken om aan de belangrijke, niet-urgente zaken toe te komen.
Ik begin altijd bij m’n agenda. Wat daar staat, dat ga ik doen. Als dat wat daar staat is afgerond, of wanneer er niks in m’n agenda staat, dan kijk ik eerst naar mijn takenlijst. De takenlijst komt zo in de plaats van het opvullen van elke vrije minuut met je mailbox. Ik probeer zo’n 10-15% van mijn dag in mijn agenda leeg te houden, en daardoor is er vaak genoeg tijd om ook een flinke slag te slaan op die takenlijst.
Nog een paar gedachten over die takenlijst en de wisselwerking op mijn dag:
  • Allereerst: de zaken in mijn takenlijst zijn altijd te schuiven. Als er dingen echt voor of op een bepaald moment moeten gebeuren, dan reserveer ik er tijd voor in mijn agenda. En die deadline kan trouwens ook heel goed een zelfgekozen deadline zijn: een belangrijk/niet-urgent project voorzie ik zo van kunstmatige urgentie. Alleen zo lukt het me om er ook daadwerkelijk aan toe te komen.
  • Wat ik wel doe is taken voor de komende week voorzien van een datum. Ik heb lang geëxperimenteerd met prioriteiten, of simpelweg één lange lijst aan taken, maar een datum werkt wat mij betreft toch het prettigst. Je kunt zaken voorsorteren. Zie het als ‘nice to haves’ voor je dag, waarbij het niet erg is wanneer ik ze op een later moment verplaats.
  • Ik hoor geregeld terug dat men niet meer toekomt aan de takenlijst (of mailbox) wanneer de agenda meer wordt ingezet. Dat is wat mij betreft dus geen probleem, want als het echt moet gebeuren staat het werk in je agenda.
  • Voor e-mail reserveer ik tijd in mijn agenda. Voor taken doe ik dat in principe niet: een tijdblok ‘losse taken’ is vaak een excuus om de zaken op te pakken die eigenlijk niet zo belangrijk zijn. Je stelt op die manier uit om scherpe keuzes te maken over je tijdsbesteding, en het zorgt ervoor dat je in dat moment moet afwegen welke taken je voorrang geeft.
  • Mijn wekelijkse review is het moment om taken te verplaatsen naar mijn agenda voor de komende week, en om de taken te voorzien van een nieuwe ‘potlooddatum’. Ik zeg hier verplaatsen, trouwens, maar ik laat de taken vaak wel in mijn takenlijst staan. Ik stoor me niet aan wat dubbeling omdat ik weet dat ik dat op vrijdag weer rechttrek.
Zoals ik zei: ik heb echt de combinatie van beide hulpmiddelen nodig. Een heldere set ‘regels’ helpt me om precies te weten wat ik op welke plek parkeer. Mijn Snuggere Zaken-partner Reinier noemt dit zijn persoonlijke besturingssysteem, trouwens. Hij schreef er een kort ebook over.
Ik ben altijd benieuwd naar jouw invulling van je manier van werken, dus hoor je aanvullingen graag.
Heb een fijne week!
Rick
Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.