Werk Slim - Gooi het eruit en twee andere suggesties om je collega's te helpen

Goedemorgen,

Jezelf beter maken is een waardevolle tijdsinvestering. Vaardigheden ontwikkelen of een nieuwe manier van werken onder de knie krijgen is niet alleen voor vandaag zinvol, maar ook voor alle dagen die nog komen. En dus werkt het ongeveer hetzelfde als het rente-op-rente effect. Dat werken aan jezelf is leuk en kan soms zelfs licht verslavend zijn. Maar het heeft ook een keerzijde: je ziet steeds scherper dat je omgeving het net niet altijd even lekker op orde heeft. Collega’s waarbij je merkt: dit werkt niet top.

Realiseer je dat het investeren in collega’s ongelofelijk waardevol is. Het kan zomaar zo zijn dat je nog jaren met elkaar optrekt. Geef je de gouden tip of handreiking waarmee die ander zijn of haar werk vijf procent handiger doet, dan help je niet alleen die persoon maar zal jullie gezamenlijke werk daar ongetwijfeld ook van profiteren.

Drie manieren waarop je daarmee aan de slag kunt:

Heel erg vaak heeft de persoon in kwestie geen flauw idee dat zijn werkwijze frustraties oproept. Voor de omgeving is het vervelende of zelfs problematische gedrag misschien al tijden bekend. Maar voor het lijdend voorwerp kan het zomaar een blinde vlek zijn: niemand nam ooit de moeite de waarheid eens op tafel te gooien. Kies één persoon en probeer één heel specifiek element dat zorgt voor de nodige problemen eruit te lichten. Hoe behapbaarder en specifieker je feedback, des te groter de kans op verandering van gedrag. Maar los daarvan, en het meest belangrijk: deel wat je frustreert.

Ben je conflictvermijdend zoals ikzelf, en vind je daardoor het geven van confronterende feedback lastig, dan helpt het wellicht om te openen met je die worsteling: ‘Ik vind het eigenlijk heel lastig om dit zo eerlijk te vertellen en doe het daarom meestal niet. Maar wanneer je onvoorbereid en te laat bent voor onze afspraken krijg ik het gevoel dat je dit project niet serieus neemt.’

Veel frustratie komt voort uit onuitgesproken verwachtingen die verschillen. Maak deze bespreekbaar. Een aanleiding vinden voelt wellicht gek, maar ik merk dat deze universele zin altijd past: ‘We zijn nu <moment in het project: net van start, halverwege, op driekwart>. Er komt een belangrijke periode voor ons aan. Zullen we onze manier van werken en verwachtingen over en weer nog even uitspreken? Ik merk dat ik daar wel behoefte aan heb.’

Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn: vraag iedereen bijvoorbeeld om drie dingen te noemen die nodig zijn voor een succesvolle samenwerking. Zorg dat je meeschrijft en de punten achteraf deelt, zodat je er ook naar terug kunt verwijzen.

Jouw werkwijze is lang niet altijd zichtbaar voor je team, maar wees je ervan bewust dat heel veel mensen wel met dezelfde uitdagingen worstelen. Juist wanneer het gaat om persoonlijke organisatie weet men vaak niet waar te beginnen. Verwachtingen uitspreken en feedback geven zijn twee belangrijke hulpmiddelen, maar het zichtbaar maken van je eigen werkwijze is een belangrijke derde. Maak er een punt van om de sleutelelementen van jouw aanpak geregeld te laten vallen. Verander een ‘Dank voor je vraag, ik kom erop terug’ strategisch in een ‘Dank voor je vraag, ik neem hem mee in de voorbereiding op onze volgende meeting – ik heb daar morgen een uur voor geblokt, dus dat komt helemaal goed.’ Voelt wellicht een beetje suf, maar juist die tactische details zijn soms precies wat mensen nodig hebben om zelf ook te experimenteren.

Heb een fijne week,

Rick

PS Specifiek voor het omgaan met niet-gestructureerde collega’s verzamelde ik in een eerdere nieuwsbrief een rijtje tips.