Ik bekeek tijdens mijn wekelijkse review mijn agenda voor deze week en concludeerde: mijn tijd is veel te versnipperd. Elke dag een paar afspraken en telefoontjes, precies op momenten die mijn ochtend of middag opsplitst. Op die dagen komt er, weet ik uit ervaring, weinig substantieels uit m’n handen.

Je hoeft je niet neer te leggen bij zo’n versnipperde week. En in plaats van achteraf bedenken dat dit een waardeloze week was heb je nu de gelegenheid om daar nog wat aan te doen. Vier vragen om je te helpen:

Begin met kritisch kijken naar je agenda: welke afspraken kun je afzeggen? Wat draagt niet rechtstreeks bij aan jouw prioriteiten? Klinkt egoïstisch. En dat is ook precies de bedoeling. We zijn vaak vooraf nogal scheutig met onze tijd, en ik geloof dat het voor jezelf én voor de plek waar je werkt uiteindelijk goed is wanneer je je agenda strenger bewaakt.

Zo kort van te voren afzeggen is natuurlijk niet altijd even sjiek. Soms staan afspraken al weken of maanden van te voren. Toch is het best vaak geen probleem, maar hebben we in ons hoofd al ingevuld dat de afspraak onmogelijk kan worden afgezegd. Kijk eens of jij je bijdrage kunt leveren zonder bij de vergadering aan te sluiten. Sla je een afspraak over dan zou je kunnen zeggen: ‘Ik zit kritisch naar mijn agenda te kijken en kom in de knel met mijn prioriteiten deze week. Ik moet onze afspraak van donderdag daarom cancellen. Sorry!’

Als afzeggen geen optie is, dan is verschuiven een goede tweede. Kun je de afspraak verplaatsen naar een andere week? Dan speel je deze week je tijd vrij. Kijk eerst of dat lukt. Als dat echt niet kan, probeer dan zoveel mogelijk aaneengesloten tijd zonder afspraken te organiseren. Eén afspraak in de ochtend en één in de middag breekt je hele dag, maar doe ze allebei ’s middags en je hebt je ochtend voor jezelf. Misschien is het ook mogelijk om afspraken op afstand te doen, of om locaties te wisselen zodat je niet het halve land door hoeft. Kijk ook of je afspraken wellicht kunt inkorten.

Of het je nu wel of niet gelukt is om wat orde aan te brengen in je versnipperde week: het maakt een wereld van verschil wanneer je precies weet wat écht belangrijk is. Wat zijn de maximaal vijf dingen die deze week zouden moeten gebeuren? Waarmee beweeg je vooruit? Versnippering hoeft niet alleen maar voor te komen in je agenda, maar ontstaat ook wanneer er zoveel losse eindjes zijn. En heel vaak is het resultaat dat we onze aandacht vervolgens richten op allerlei dingen die niet eens in de top tien van belangrijkheid te vinden zijn.

Hier komt mijn stokpaardje: je prioriteiten zouden zichtbaar moeten zijn in je agenda. Het is op z’n minst vreemd wanneer je zegt dat bovenaan je lijstje staat ‘organiseren jaarplandag’ maar dat je agenda vol staat met andere dingen. Ik kan met grote zekerheid voorspellen of mijn dag succesvol is aan de hand van hoe ik de blokken in mijn agenda heb omschreven. Dus niet ‘jaarplandag’, maar ‘catering jaarplandag regelen’. Wat voor mij uitstekend werkt: zorgen dat de eerste stap per prioriteit vooraf al duidelijk is. Dan hoef ik alleen nog maar te beginnen.

Je tijd terugclaimen kan wat ongemakkelijk voelen, maar is misschien wel de meest impactvolle actie die je nu kunt doen om meer uit deze week te halen.

Succes, en heb een fijne week!

Rick