Stel je een doos met twee kleuren knikkers voor: blauwe en rode. Tussen de beide kleuren zit een schot, waardoor de verschillende knikkers niet mengen. Stel dat je nu het tussenschot uit de doos haalt en de doos schudt, dan zal het niet lang duren voor de twee kleuren zich vermengen. Hoewel er altijd een minieme kans is dat de blauwe en rode knikkers toevallig weer netjes op hun plaats terecht komen zal dit in de realiteit niet gebeuren. Sterker nog, er bestaat een natuurkundige wet die dit onderschrijft: de tweede wet van de thermodynamica, die stelt dat zelforganisatie (minder chaos) in een systeem alleen mogelijk is als er energie wordt toegevoegd.

Zo dus:

Tot zo ver de natuurkunde. We hebben allemaal een zekere mate van orde nodig in ons werk om dat werk goed te kunnen doen. Tegelijk is het niet zo dat meer orde altijd beter is: op een bepaald punt kost je systeem je meer dan dat het je oplevert. We kunnen wel meer energie besteden aan het aanbrengen van orde, maar het is onze tijd en aandacht eigenlijk niet waard. Gevoelsmatig maak je enorme sprongen, maar in werkelijkheid ben je geen meter opgeschoten.

Wat je voelt bij jezelf als het gaat om uitstelgedrag kan een aanwijzing geven aan welke kant je zit, en wat je er dus aan kunt doen:

Val je in de eerste categorie? Kijk hoever je kunt gaan in het loslaten van je structuur. Wat als je je inbox even laat voor wat het is? Hoe kun je je systeem zo inrichten dat je dingen gemakkelijker kunt “parkeren” waardoor je je belangrijke werk niet laat liggen? Ik heb gemerkt dat één keer per week een goed plan maken genoeg voor me is, en dat “inbox zero” uiteindelijk niet maakt dat ik meer belangrijk werk gedaan krijg.

Ben je meer van categorie twee en heb je geen helder idee bij wat het meest belangrijk is? Dan kan een klein beetje extra structuur geen kwaad.

Een paar ideeën:

Ik ben erg benieuwd wat er gebeurt als je chaos dus een beetje anders bekijkt: niet iets wat je moet uitbannen, maar iets wat een passende plek krijgt in je werk.

Heb een goede week en tot maandag,

Rick