Werk Slim - Entropie en uitstelgedrag

Revue

Werk Slim

8 januari · Editie #2 · Bekijk online

Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,

Officieel welkom allen. Vanochtend duiken we in het principe van entropie, en de impact ervan op je werk.

De samenvatting voor drukke mensen:

Entropie staat voor “de mate van chaos".
Entropie neemt altijd toe als er geen energie in het systeem gestopt wordt. Zie je aanrecht/wasmand/mailbox, dat komt niet vanzelf goed, helaas.
We moeten een beetje chaos accepteren om ons werk te kunnen doen: als we al onze energie steken in het elimineren van chaos komen we aan ons werk niet meer toe.
Uitstelgedrag is een aardige indicator van waar je zit op het chaos/orde-spectrum: focus je je op structuur? Bijvoorbeeld het opruimen van je mailbox? Dan werkt minder structuur wellicht ook prima. Stel je je werk juist uit omdat je niet weet wat nu echt belangrijk is? Dan is de kans groot dat een beetje investeren in minder chaos je een hoop kan opleveren.

Stel je een doos met twee kleuren knikkers voor: blauwe en rode. Tussen de beide kleuren zit een schot, waardoor de verschillende knikkers niet mengen. Stel dat je nu het tussenschot uit de doos haalt en de doos schudt, dan zal het niet lang duren voor de twee kleuren zich vermengen. Hoewel er altijd een minieme kans is dat de blauwe en rode knikkers toevallig weer netjes op hun plaats terecht komen zal dit in de realiteit niet gebeuren. Sterker nog, er bestaat een natuurkundige wet die dit onderschrijft: de tweede wet van de thermodynamica, die stelt dat zelforganisatie (minder chaos) in een systeem alleen mogelijk is als er energie wordt toegevoegd.

Zo dus:

Meer energie = minder chaos.

Tot zo ver de natuurkunde. We hebben allemaal een zekere mate van orde nodig in ons werk om dat werk goed te kunnen doen. Tegelijk is het niet zo dat meer orde altijd beter is: op een bepaald punt kost je systeem je meer dan dat het je oplevert. We kunnen wel meer energie besteden aan het aanbrengen van orde, maar het is onze tijd en aandacht eigenlijk niet waard. Gevoelsmatig maak je enorme sprongen, maar in werkelijkheid ben je geen meter opgeschoten.

Onze productiviteit vlakt af, terwijl die gevoelsmatig door het dak gaat.

Wat je voelt bij jezelf als het gaat om uitstelgedrag kan een aanwijzing geven aan welke kant je zit, en wat je er dus aan kunt doen:

Twee vormen van uitstelgedrag in het wild.

Val je in de eerste categorie? Kijk hoever je kunt gaan in het loslaten van je structuur. Wat als je je inbox even laat voor wat het is? Hoe kun je je systeem zo inrichten dat je dingen gemakkelijker kunt “parkeren” waardoor je je belangrijke werk niet laat liggen? Ik heb gemerkt dat één keer per week een goed plan maken genoeg voor me is, en dat “inbox zero” uiteindelijk niet maakt dat ik meer belangrijk werk gedaan krijg.

Ben je meer van categorie twee en heb je geen helder idee bij wat het meest belangrijk is? Dan kan een klein beetje extra structuur geen kwaad.

Een paar ideeën:

Denk voor je begint met je werk eerst een paar minuten na over de vraag: wat zijn de maximaal drie dingen die ik vandaag kan doen die echt belangrijk zijn? Waarmee maak ik impact?
Kun je definiëren waar de chaos het grootst is? Is dat in je planning? Loop je achter de feiten aan in afspraken? Vergeet je toegewezen taken? Of krijg je vaak te horen dat je nog moet reageren op een belangrijke e-mail? Pak dan één van deze punten aan door er elke dag 30 minuten voor te reserveren.

Ik ben erg benieuwd wat er gebeurt als je chaos dus een beetje anders bekijkt: niet iets wat je moet uitbannen, maar iets wat een passende plek krijgt in je werk.

Heb een goede week en tot maandag,

Rick

Hoe vond je deze editie?

Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.

Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.

Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.