Bekijk profielpagina

Werk Slim - Effectiviteit in plaats van efficiëntie

Rick Pastoor
Rick Pastoor
Goedemorgen,
Slimmer werken, niet harder. De juiste dingen doen, in plaats van de dingen sneller doen. Je aandacht richten op ‘effectiviteit’ in plaats van ‘productiviteit’. Maar hoe?
Voor ik je mijn suggesties doe, laat me je alvast waarschuwen: dit zijn geen hacks. Geen knoppen om in te duwen waardoor je op magische wijze ineens dubbel zo effectief bent. De aanwijzingen zijn eerder goede gewoonten die je je stapsgewijs eigen maakt, en die zich over tijd groots gaan terugbetalen. Een zeer waardevolle investering, wat mij betreft.

Dit zijn aardige indicatoren die aangeven dat er wat te halen is:
  • Je springt geregeld van project naar project
  • Je denkt vaak dat er eigenlijk belangrijkere dingen te doen zijn dan datgene waar je op dat moment aan werkt
  • Je heb vaak het gevoel dat je achter loopt
  • Je hebt moeite met het aanwijzen van progressie in je werk
  • Je doet vaak wat goed voelt
Heb je nog geen manier gevonden om scherper te zien wat belangrijk is? Dan is er echt gigantische winst te boeken. Of anders gezegd: als je doorgaans doet wat goed voelt is de kans groot dat je je tijd niet zo effectief besteedt.
Vanochtend deel ik mijn verzameling hulpmiddelen met je. In drie categorieën: 1) helder zien, 2) effectief uitvoeren en 3) je richting herzien.
Helder zien
Helder zien is voor mij: glashelder hebben wat vooruitgang betekent. Verreweg het belangrijkste hulpmiddel hier: schrijven. Waar werk je naartoe? Deze week? Deze maand? Dit kwartaal? Dit jaar? De komende vijf jaar? Verplaats de kluwen van ideeën vanuit je hoofd naar (digitaal) papier.
Veel mensen doen dit niet, of niet genoeg. Vaak met als reden: ‘Zo werkt ’t niet. Ik bepaal liever in het moment wat belangrijk is’. Als ik dan doorvraag kom ik bijna altijd uit op de echte reden: die richting uitschrijven is zwaar werk en vraagt om moeilijke keuzes. En beide gaan we graag uit de weg.
Een tweede hulpmiddel: het principe van Pareto. Dit zegt dat ruwweg 80% van de resultaten doorgaans wordt bereikt door 20% van de inzet. Oftewel: een klein deel van ons werk brengt de bulk van het resultaat. Probeer dit eens naar je agenda te brengen: welke activiteiten brengen je écht vooruit? Hoe zou je hier meer van kunnen doen?
Effectief uitvoeren
Helder zien en uitvoeren moeten hand in hand gaan. Dit zijn mijn drie belangrijkste hulpmiddelen:
  • Mijn agenda gebruiken om tijd te reserveren voor m’n prioriteiten. Tijd reserveren forceert dat ik steeds moet inschatten hoeveel tijd dingen kosten. Dit maakt scherp zichtbaar wat ik ga doen en dwingt me keuzes te maken.
  • Een wekelijkse review doen. Dit is een aanmoediging wanneer je die review wel eens probeerde maar niet volhield: dit onderdeel sluit de cirkel tussen het uitschrijven van je prioriteiten en je daadwerkelijke week. Dit is wat maakt dat je voelt waar je je richting moet bijstellen.
  • Accountability organiseren. In de kern: organiseer een manier waarop je verantwoording aflegt over je werk. Dat kan een vaste partner zijn die je geregeld spreekt, maar kan ook in alternatieve vormen: een wekelijkse e-mail met een collega waarin je prioriteiten uitwisselt, of een presentatie om de week aan een belangrijke klant om je voortgang te delen. Het is de stok achter de deur die je scherper maakt.
Richting herzien
Je koers is nooit perfect, en dus zul je moeten bijsturen. Belangrijk is wel: je richting herzien is een prima manier om het echte werk niet te hoeven doen. Wees je er dus van bewust dat het herzien van je richting ook een uitvlucht kan zijn.
Deze vier strategieën helpen me:
  • Sneller opleveren. Als je deelt wat je maakt, krijg je feedback. Hoe eerder je deelt, hoe eerder je je feedback krijgt. En bonus: eerder in het proces ben je zelf vaak nog nét wat minder emotioneel verknoopt met je idee. En dus is aanpassen gemakkelijker.
  • Plannen mogen wijzigen. Geen enkel plan of doel is in beton gegoten. Dus al bij het opschrijven weet ik: het is prima om er, met een goede reden, vanaf te wijken.
  • Tijd maken voor schrijven en reflectie. Voor sommigen komen nieuwe inzichten aanwaaien. Dat overkomt mij meestal niet, en dus weet ik dat ik mezelf geregeld moet terugtrekken om in stilte na te denken en te reflecteren. Daar komt altijd wat moois uit. Ontdek waar jij je inzichten vandaan haalt en maak daar tijd voor.
  • Experts en mentoren vinden. Vergroot de cirkel van mensen om je heen die je helpen met feedback en advies waar je wat aan hebt. Vooral wanneer je je op nog onbekend terrein begeeft heb je wellicht ook andere, nieuwe, adviseurs nodig. Regel introducties en wees niet bang om jezelf te introduceren. Daar kunnen geweldige dingen uit voortkomen.
Wanneer ik vastloop heb ik vaak het gevoel dat ik een nieuwe to-do app moet proberen, of die ene truuk mis om efficiënter te zijn. Maar eigenlijk komt het er altijd op neer dat ik in plaats daarvan juist meer tijd moet besteden aan de elementen hierboven. Effectiviteit in plaats van efficiëntie, dus. Hopelijk helpt het jou ook!
Heb een fijne week,
Rick
Did you enjoy this issue? Yes No
Rick Pastoor
Rick Pastoor @rickpastoor

Een nieuwsbrief over werk

Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Created with Revue by Twitter.