24 feb, 2020

Werk Slim - Een nieuwsbrief met softwaretips

Rick Pastoor

Goedemorgen,

Met Reinier Ladan maak ik een wekelijkse podcast, met de titel Snuggere Zaken. We praten zo'n 20 minuten over een boeiend artikel. Deze week hebben we het over agendahedonisten (even geleden schreef het Parool daarover) en of dat erg is. Kun je mooi naar luisteren tijdens het inpakken van de vaatwasser vanavond.

Apps en software zijn zeker geen magische oplossing voor al je problemen (eerder het tegenovergestelde, heel vaak is het je routine of het proces wat dwarszit – daarom heb ik het er niet zo vaak over), maar een fijne tool kan je heel veel tijd en energie besparen. En als nerd is er ook weinig leuker dan praten over apps, dus ik gun mezelf deze editie.

Vanochtend daarom wat details uit mijn eigen workflow, maar ik ben altijd geïnteresseerd naar je briljante tips. Een uitgebreider overzicht van mijn favoriete apps vind je overigens hier.

Agenda

Ik gebruik Google Calendar. Als er wat nieuws komt op agendavlak probeer ik dat (heb net mijn verkering met Fantastical uitgemaakt), maar ik blijf toch terugkomen bij de webinterface en apps van Google. In mijn Blendle-tijd was dit de enige app die goed kon omgaan met een veel te lange lijst van agenda’s van collega’s. Het doet wat het moet doen. Maar eigenlijk gebruik ik de Google Calendar app vooral voor één hele specifieke feature: de widget. De Google Calendar heeft een widget die simpel en overzichtelijk alle afspraken onder elkaar laat zien. Zo kan ik met één swipe naar rechts zien hoe de rest van mijn dag eruit ziet.
Een open deur wellicht, maar door locaties toe te voegen aan mijn afspraken zie ik ook binnen een paar seconden hoeveel reistijd ik nodig heb: swipe naar rechts, tap op de afspraak, tap op adres, en Google Maps opent direct de route met bijbehorende inschatting van mijn reistijd. De kanttekeningen bij het gebruik van de diensten van Google zijn me helder, maar de dienst blijft ongeëvenaard in uitvoering.
Wat ik ook strikter ben gaan doen is telefoonnummers van de mensen met wie ik afspreek toevoegen aan de afspraak. Kost me bij het afspreken weinig extra tijd, maar als ik het nodig heb (terwijl ik probeer een aansluiting te halen of ik de voordeur niet kan vinden) is niks zo fijn als gewoon direct vanuit mijn agenda kunnen bellen.
Het slimmer inzetten van Calendly heeft me echt al ongelofelijk veel tijd bespaard. Ik vind dat iedereen die wel eens een afspraak maakt Calendly zou moeten gebruiken. Met Calendly kun je mensen via een speciale pagina een datum en tijd in je agenda laten prikken, volgens een vooraf ingesteld schema. Ik maak vooraf de afweging of ik iemand zo snel mogelijk wil spreken, of dat het wel even kan wachten. Zo heb ik nu dus vijf verschillende links, voor afspraken in de avond, een urgent/niet-urgent telefoongesprek en een urgente/niet-urgente koffieafspraak. Calendly heeft ook een simpele app waarin je de links naar die specifieke pagina’s snel kunt kopiëren. Werkt briljant.

Een leeg hoofd

Hoe gemakkelijker je je taken verplaatst van je hoofd naar een systeem, hoe groter de kans dat je dit ook blijft doen. Ik ben nog steeds een groot fan van Noto (alleen iOS). Met deze app mail je heel snel naar jezelf, maar in mijn geval komt dit niet terecht in m’n mailbox maar in de inbox van OmniFocus. Todoist en Things geven je ook zo’n e-mailadres om taken naartoe te mailen, dus kun je Noto ook heel goed met deze tools gebruiken.

Notities

Ik deelde het al via Twitter, maar ik experimenteerde de laatste tijd met Roam Research. Een heel fijne tool, vind ik, als het gaat om linken van concepten. Moet er eerlijkheidshalve wel bij zeggen dat ik tot nu toe nog geen enkele keer echt gebruik heb gemaakt van het feit dat de notities aan elkaar gelinkt zijn. Met andere woorden: de functie die het product het meest veelbelovend maakt heb ik nog niet gebruikt. Maar daardoor hink ik wel een beetje op twee benen: voor bepaalde dingen gebruik ik Evernote nog, maar quotes bij artikelen zitten in Roam. En dubbele systemen is echt het allerlaatste wat je wilt.
Over Evernote gesproken: de ontwikkeling van die app staat echt al jaren stil. Zo lijkt het tenminste. De enige uitzondering die ik ken is de redelijk recente toevoeging van templates. Als je een nieuwe notitie toevoegt kun je daarna met twee klikken een template als startpunt kiezen. Werkt zoals je verwacht en is heel fijn. Verder zit ik nog steeds in de knoop met m'n notities. Mocht je een gouden tip hebben dan weet je me te vinden.

Laat me je favoriete tijdbeparende tool of app weten! Ik sta altijd open voor mooie suggesties.

Heb een fijne week,

Rick

PS Jobtraining ontwikkelde een volledige training op basis van GRIP. Voor je team nuttig, maar er komt ook een reeks trainingen waar je je gewoon zelf voor kunt inschrijven. De training bestaat uit één hele dag + serie challenges + een dagdeel. De eerste editie begint al heel snel, op 25 maart. Hier lees je er alles over.

Did you enjoy this issue? Yes No

Rick Pastoor @rickpastoor

Een nieuwsbrief over werk

Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.

Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.

Created with Revue by Twitter