Bekijk profielpagina

Werk Slim - Een nieuwe afspraak met je agenda

Revue
 
Goedemorgen, Zoals je wellicht weet schrijf ik een boek over slim werken. Eigenlijk vooral omdat ik t
 

Werk Slim

30 april · Editie #15 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,
Zoals je wellicht weet schrijf ik een boek over slim werken. Eigenlijk vooral omdat ik tot de toch wel een beetje schokkende conclusie kwam dat we eigenlijk nooit écht hebben geleerd te werken. Dus dacht ik: laat ik eens opschrijven wat ik geleerd heb. Na meer dan een jaar schrijven en schaven in Google Docs (en daar is nog meer dan genoeg te doen) werden dingen in de afgelopen week ineens heel concreet: de eerste covervoorstellen zijn binnen en er kwam een fotograaf langs voor een auteursfoto. Mooi proces, en wordt uiteraard vervolgd.

Mijn afgelopen week was wat chaotisch: er gebeurden een paar onverwachte dingen waar ik tijd voor vrij moest maken, en één van mijn werkdagen had ik wat minder energie dan normaal. Vast herkenbaar, dat je week in de soep loopt en je niet gedaan krijgt wat je bedacht had. Toch had ik niet het gevoel dat ik grip verloor, en dat komt door de manier waarop ik mijn agenda gebruik. In de nieuwsbrief over zwaar werk deelde ik al dat ik mijn werk in m’n agenda zet. Voor zwaar werk is die aanpak briljant, omdat je een fijn eindpunt hebt om naartoe te werken. Maar er zijn meer redenen om je agenda serieuzer te nemen:
Je agenda dwingt tot keiharde keuzes
Je kunt oneindige takenlijsten maken, maar je agenda is eindig. Het is daardoor een heel stuk ingewikkelder om beloftes te doen die je niet kunt waarmaken. Want je kunt natuurlijk maar één keer besluiten hoe je dinsdagmiddag 14.00 uur gaat invullen. Plan je dus je werk in je agenda, dan word je geforceerd om harde besluiten te nemen over je week. Ga je werken aan een project voor die nieuwe klant? Of plan je tijd om twee grote offertes uit te werken? Vooraf die keuze maken geeft je de mogelijkheid de prioriteiten af te wegen, in plaats van dat het je overkomt.
Ik ben eigenlijk altijd net iets te optimistisch voordat ik begin met het plannen van mijn werkweek. Mijn agenda is een soort ‘reset’. De beperking laat vaak zien dat ik nog strenger moet zijn op wat ik wil (en vooral niet wil) bereiken in de week die voor me ligt.
Je agenda laat je zien waar je níet aan toegekomen bent
Zorgt zo’n planning er dan voor dat je bij elke afwijking daarvan in een kramp schiet? Het tegenovergestelde is waar. Als er dingen gebeuren waar je vooraf niet op had gerekend, dan is het niet je plan die zorgt voor stress, maar eerder het gebrek eraan. Als je weet welke afspraken je niet hebt kunnen nakomen, dan weet je ook met wie je moet zorgen voor een passende oplossing.
Ik eindig mijn week met het maken van de planning voor de nieuwe week. Daarin neem ik ook de tijd om elke afspraak uit mijn agenda van de afgelopen week te controleren. Dit is het ultieme vangnet: ik hoef me nooit druk te maken dat iets wat bleef liggen langer dan maximaal een week onopgemerkt blijft.
Je agenda verbindt het ‘wat’ met ‘wanneer’
Het lijkt voor de hand te liggen, maar het essentiële onderdeel ‘wanneer’ ontbreekt in de meeste vormen van takenlijsten. En als er wel ruimte is om een datum en tijd te verbinden aan een taak, dan is dat vaak optioneel. Ik houd van die flexibiliteit voor taken die nog niet direct relevant zijn. Maar voor het belangrijke werk dat nu voor je ligt zul je een keuze moeten maken over het moment. En je agenda combineert deze twee op een verbluffend eenvoudige manier.
Hoe je dit systeem laat werken? Dat begint met één heel belangrijke afspraak: je agenda is heilig. Wat er in je agenda staat, dat doe je. Zodra je er volledig op kunt vertrouwen dat je zult uitvoeren wat je hebt genoteerd, dan is je agenda niet meer 'nog een plek om herinneringen in op te slaan’, maar een rotsvast fundament onder je werkweek.
En misschien is er eerst een reset nodig om weer te kunnen vertrouwen op je agenda: als je teveel in je agenda hebt staan wat je toch niet doet, maak dan eerst schoon schip. Gooi alle zinloze afspraken en herinneringen uit je agenda, zodat je vanaf nu stap voor stap echt kunt gaan vertrouwen op je agenda.
Heel benieuwd of je er wat aan hebt. Dank voor het lezen (en ook voor het enthousiaste delen van deze nieuwsbrief met collega’s en vrienden). Heb een goede week!
Rick
Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.