Werk Slim - Een e-mail over e-mail

Goedemorgen,

In 1971 stuurde Ray Tomlinson een bericht van één computer naar een andere. En daarmee was e-mail geboren. Tomlinson in een interview: “At the time there was no really good way to leave messages for people. The telephone worked up to a point, but someone had to be there to receive the call.” E-mail was de revolutie waar iedereen op zat te wachten. Een gemakkelijke en gratis manier om berichten voor elkaar achter te laten, zonder dat de ontvanger op dat moment beschikbaar was. Asynchrone communicatie dus.

Bijna 50 jaar verder is e-mail groter dan ooit. Ook al staat er af en toe iemand op die de volgende “e-mailkiller” introduceert (Slack bijvoorbeeld, maar ken je Yammer nog?), we zijn elkaar jaarlijks alleen maar meer e-mails gaan versturen. In 2015 werd dit aantal geschat op 205 miljard en in 2017 stond de teller op 269 miljard. Naast deze gigantische aantallen is er nog wat anders aan de hand: e-mail zijn we zo langzamerhand als synchrone communicatie gaan beschouwen. Een recent onderzoek toont aan dat een gemiddelde zakelijke e-mail binnen zes seconden geopend wordt. Je heb daarmee tegenwoordig bijna sneller resultaat dan wanneer je de telefoon zou pakken en iemand zou bellen. Met de eenvoud van het verzenden en de snelheid waarmee de ontvanger je bericht heeft gelezen is ook de verwachting sneller reactie te krijgen alleen maar toegenomen. Voeg daar alle nieuwe vormen van communicatie (zoals WhatsApp, Facebook, Slack, intranetten en bijvoorbeeld online leeromgevingen) aan toe, en de vraag of we nu daadwerkelijk beter af zijn begint zich aan je op te dringen.

Lang verhaal kort: ik ben ervan overtuigd dat we e-mail zouden moeten gebruiken zoals het oorspronkelijk bedoeld is. Asynchroon. De ontvanger bepaalt wanneer de e-mail wordt gelezen en beantwoord. Onderzoek zoals de hierboven genoemde studie bevestigt mijn gevoel. Hoewel onderzoekers het niet helemaal eens zijn over de precieze impact van onderbrekingen zijn ze het over één ding allemaal wel eens: het veelvuldig wisselen van waar we mee bezig zijn voelt misschien productief, maar lijkt onder aan de streep eerder een negatief dan een positief effect te hebben.

Beter worden in e-mail, hoe doe je dat? Er zijn veel kleine dingen die je kunt doen. Er zijn bepaalde plugins of sneltoetsen die maken dat je e-mail sneller en effectiever verwerkt. Ook komt er steeds nieuwe software beschikbaar waarmee je e-mail efficiënter kunt afhandelen. Maar wil je grote verschillen merken in je werk zul je ook een meer drastische maatregel moeten durven proberen: e-mail de juiste plek in je werk geven. Spoiler: dat betekent niet om de 6 minuten je inbox checken.

Waar bevindt jij je op dit spectrum? Ben je gemiddeld, dan krijg je een notificatie voor nieuwe e-mail, en daarmee eindig je ergens aan de rechterkant van het diagram, rood dus. Geen notificaties, maar wel een notoire refresher? Je score is oranje.

Wil je beter werk doen, dan zul je je e-mail gestructureerd en in batches moeten verwerken. Minder wisselen van context, minder onderbrekingen in je echte werk (!) doet en het kan zelfs stressverlagend werken. Allemaal voordelen van het verwerken van je mailbox in één sessie.

Zo pak je dit stapsgewijs aan:

Ik vind Gmail fantastisch. Het is snel, het heeft een briljante zoekfunctie (logisch, het bedrijf wat de beste zoekmachine op aarde bouwt zit erachter) en het werkt vlekkeloos samen met allerlei andere software. Het is niet voor niets de op één na meest gebruikte e-mail client. Maar voor mij springt één functie met kop en schouders boven dit alles uit: de ingebouwde persoonlijke assistent die je e-mail voor je voorsorteert. Ik verbaas me er elke keer weer over dat er zo weinig mensen zijn die Gmail op deze manier gebruiken. Veel andere apps proberen je op dezelfde manier te helpen bij het sorteren van e-mail op belangrijkheid, maar in mijn ervaring is er geen enkele andere in staat het zo goed te doen als Gmail.

Beginnen met deze indeling is eenvoudig en ook weer gemakkelijk terug te draaien als het niet voor je werkt. En, wat ook in veel andere software mist: het is heel eenvoudig om je persoonlijke e-mailassistent te trainen. Details daarover staan verderop. Dit is het eindresultaat:

Klaar voor? Open de instellingen van je mailbox:

Kies daar het tabblad “Inbox”. Daar stel je het “Inboxtype” in op “Prioriteitsinbox”. Vervolgens kun je de verschillende secties definiëren. Ik kies voor drie secties: “met ster”, “belangrijk” en “alle overige”. De sectie voor alle e-mails met een ster kun je gebruiken om urgente e-mails snel te markeren en niet uit het oog te verliezen. Zorg er ook voor dat je de belangrijkheidsmarkeringen aan hebt staan. Je instellingen zouden er uiteindelijk als volgt uit moeten zien:

Na opslaan wordt je inbox volautomatisch ingedeeld op belangrijke en niet belangrijke e-mails. Voor mij werkte de indeling direct vrij briljant. Maar het kan zijn dat er af en toe een e-mail in belangrijk beland die eigenlijk helemaal niet zo belangrijk is. Om Gmail te trainen klik je op het gele of grijze pijltje.

Zo laat je je inbox voor je werken, in plaats van andersom en het heeft mijn leven met e-mail echt volkomen veranderd.

Dat was ‘m weer, hartelijk dank voor het lezen. Ik ben benieuwd naar jouw beste tips om slimmer met e-mail om te gaan. Stuur deze e-mail ook vooral door naar je vrienden en collega’s om ze op de hoogte te brengen van je experiment.

Heb een fijne week!

Rick