Waar bevindt jij je op dit spectrum? Ben je gemiddeld, dan krijg je een notificatie voor nieuwe e-mail, en daarmee eindig je ergens aan de rechterkant van het diagram, rood dus. Geen notificaties, maar wel een notoire refresher? Je score is oranje.
Wil je beter werk doen, dan zul je je e-mail gestructureerd en in batches moeten verwerken. Minder wisselen van context, minder onderbrekingen in je echte werk (!) doet en het kan zelfs stressverlagend werken. Allemaal voordelen van het verwerken van je mailbox in één sessie.
Zo pak je dit stapsgewijs aan:
- Begin klein: je kunt bijvoorbeeld een deel van je dag (bijvoorbeeld tussen 9 en 12) je e-mail laten voor wat het is. Kun je een uur werken zonder je e-mail te checken?
- Je kunt het ook omdraaien: plan drie keer per dag een half uur in je agenda om je e-mail te verwerken. Dat kan het vertrekpunt zijn om de rest van de dag je e-mail te negeren.
- Drie keer per dag een heftige stap? Je kunt ook beginnen met één keer per uur en het op die manier geleidelijk uitbouwen.
- Sluit je e-mail ook echt af in de tussentijd. Overweeg ook om je e-mail van je telefoon te halen, of om de e-mail app weg te stoppen in een mapje zodat het je meer moeite kost de app te openen.
- De plugin Email When Ready is een gratis plugin voor Gmail om je hele inbox tijdelijk te verbergen, tot je er klaar voor bent. Ik verwees ook al eerder naar Inbox Pause van Boomerang, een betaald alternatief.