6 apr, 2020

Werk Slim - Een beetje helpen, een beetje aanpassen: zo ga je om met je niet-gestructureerde collega's

Rick Pastoor

Goedemorgen,

Het viel te verwachten, maar toch komt het wel even binnen: we zitten op z’n minst de rest van april thuis. Geen gek moment om, als je daar de middelen voor hebt, te investeren in je thuiswerkplek: een goede stoel, laptopstand met fatsoenlijke muis of een extra scherm kan wonderen doen voor je zithouding en productiviteit.

Vorige week deelde ik een paar suggesties om je eigen werk een beetje op de rit te houden. Reinier en ik spraken ook over thuiswerken in de laatste aflevering van Snuggere Zaken. Met je eigen werk op orde ben je er alleen nog niet. Je collega’s spelen ook een grote rol. Dus zijn dit relevante vragen: wat kun je doen om je omgeving een beetje te helpen? Of wat doe je wanneer je omgeving totaal ongestructureerd te werk gaat en jij daar last van hebt?

Deel proactief hoe jij te werk gaat

We zijn geneigd om te denken dat onze collega’s moedwillig zorgen voor een chaotische werkwijze, of dat ze wars zijn van alle vormen van structuur. Heel vaak is het tegenovergestelde waar: men weet simpelweg niet waar te beginnen. Daar kun jij bij helpen: de voor jou waarschijnlijk doodsimpele tips (gebruik je agenda, houd je hoofd leeg met een takenlijst, plan tijd voor e-mail) zijn voor velen een regelrechte eye-opener.

De allerbeste strategie is niet om deze tips op je omgeving te forceren, maar door ze op de juiste momenten te laten vallen. Ik noem dat de Pickwick-strategie: de vraag op het theezakje komt exact op het juiste moment. Op dezelfde manier kun jij, wanneer je collega je vraagt om bij te springen, delen dat je even in je agenda checkt ‘omdat ik daar mijn werk in blokken indeel zodat ik mezelf niet overbelast’. Of kun je, wanneer iemand vraagt wanneer je op zijn of haar e-mail terugkomt, niet alleen reageren met ‘voor het einde van de dag’, maar daaraan toevoegen dat dat komt doordat je je best doet je e-mail drie keer per dag te verwerken.

Overweeg om een korte en persoonlijke ‘zo sla ik me door deze situatie’-mail te tikken. Je kunt putten uit mijn archief en boek, maar ik vond ook deze samenvatting van Kristel Thieme erg goed. Doe er je voordeel mee!

Prikkel een vooruitziende blik

Slimmer werken leunt, wat mij betreft, erg op het principe om ‘richting’ te scheiden van ‘uitvoeren’. Daarmee bedoel ik dat je niet tijdens je werkdag voortdurend heroverweegt wat er om welke reden belangrijk is, maar dat je die koers helder kiest. Dat doe je per dag via je agenda, maar ook per week via je wekelijke review, per kwartaal en per jaar. Daarna kun je je maximaal richten op de uitvoering.

Een paar suggesties die je omgeving prikkelen om hun horizon te verleggen:

Allereerst, en dit klinkt suf: vraag naar de ideeën voor volgende week, volgende maand en het volgende kwartaal. Iedereen is druk en zo schuift dit belangrijke werk vaak door. Ook van de mensen die de lijnen uitzetten. Vraag er dus naar, want daarmee laat je zien dat je erop zit te wachten.
Vertaal wat je weet naar een roadmap en deel dat. Schrijf niet op wat je zelf wilt, maar noteer de projecten en prioriteiten die je kent. Deel dit met je leidinggevende en vraag of je aanzet klopt.
Probeer een ritme aan te brengen om het met je collega’s te hebben over wat belangrijk is. Voeg aan je standup toe dat iedereen één ding noemt wat volgens hem of haar topprioriteit heeft. Zorg dat je wekelijks tot een gezamenlijke top 3 komt van wat écht moet gebeuren.

Speciale aandacht voor een chaotische baas of leidinggevende

Werken met een hypercreatieve baas of een chaotische leidinggevende is niet gemakkelijk. Heel vaak is er ook best een goede reden: het team is te groot of de werklast enorm. Toch zijn er, denk ik, een paar dingen die je zelf kunt doen om het samenwerken met zo’n type baas gemakkelijker te maken:

Praat over de verschillen. Ik vraag meestal als eerste: heb je met je chef gesproken over je frustraties? Heel vaak is het antwoord nee. Stap één: bespreek wat jij nodig hebt om jouw werk beter te kunnen doen en sta stil bij wat jouw baas nodig heeft vanuit zijn of haar perspectief.
Experimenteer met je communicatie. Worden je suggesties of pogingen tot structuur genegeerd? Probeer eens een andere methode. Misschien is het goed om je voorstellen niet per e-mail te introduceren, maar pak je de telefoon. Of tik je een kort voorstel in je mail in plaats van een lange bijlage.
Als structuurfanaten is het soms lastig te begrijpen waarom dat niet voor iedereen prettig werkt. Probeer structuur toegankelijker en eenvoudiger te maken. Krijg je je leidinggevende niet aan boord van je toch wel complexe planning-spreadsheet? Probeer een eenvoudig document of plak de tabel in een e-mail.
Anticipeer. Ook je chaotische baas heeft herkenbare patronen. Misschien weet je niet wat er nu weer uit de hoge hoed komt, maar weet je wel dat dit steeds in het weekend gebeurt. Reserveer daar dan tijd voor in je agenda, zodat op maandagochtend tijd hebt om de zaken uit het weekend te verwerken.

Heb een fijne week,

Rick

PS Ik schreef eerder over de GRIP training door Jobtraining. Deze training is nu beschikbaar als online programma. Dat werkt heel goed, omdat je gelijk feedback krijgt op hoe je je tools hebt ingericht door je scherm te delen. Zelf volgen? Check hier de online GRIP training. Er lopen op dit moment ook meerdere online incompany GRIP programma’s bij bedrijven die deze bijzondere tijd gebruiken om te investeren in een slimme online manier van werken. Zie ook dit filmpje voor een impressie.

Vond je deze editie leuk? Ja Nee

Rick Pastoor @rickpastoor

Een nieuwsbrief over werk

Klik hier om je uit te schrijven.

Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.

Created with Revue by Twitter.