Ik wil het vanochtend met je hebben over deadlines.

En iets specifieker: ik wil je laten zien dat ik denk dat het goed is dat we onszelf meer deadlines opleggen.

Heel veel mensen vinden een deadline een vervelend woord, vaak door vervelende ervaringen van een opgelegde en verstreken deadline met alle gevolgen van dien. En van de weeromstuit ontstaat er een overgevoeligheid voor alles wat lijkt op een deadline. En dat is jammer, want je loopt de grote voordelen ervan helemaal mis: waarom zou je belangrijk werk zonder enige tijdsdruk prioriteit geven over “urgente” e-mails, bijvoorbeeld?

Kijk even naar dit diagram:

Hier zie je de drie factoren die een rol spelen bij het bepalen van een planning. Wat is precies de opdracht (scope)? Hoeveel tijd is er beschikbaar? En hoeveel bronnen mogen er worden gebruikt?

Ik laat de bronnen hier even buiten beschouwing, want die is voor ons eigen werk doorgaans gelimiteerd tot onszelf. We houden nu eigenlijk twee knoppen over waar we aan kunnen draaien: de precieze opdracht en de hoeveelheid beschikbare tijd. Maak je over beide keiharde afspraken, dan houd je maar weinig speling over en neemt de kans op falen toe. Aan de andere kant: is er niets afgesproken of vastgelegd, dan is er geen enkele reden voor urgentie en is er geen elke reden om aan dit werk te beginnen.

Dus leg ik voor alles wat ik doe altijd één van de twee muurvast, en ik kies vrijwel steeds voor de tijd. Een deadline dus. Hoe doe je dat dan, zul je zeggen, want anderen moeten toch kunnen rekenen op je werk?

Twee manieren om dat op te lossen:

Allereerst: de echte deadline is eigenlijk nooit mijn deadline. Wat voor afspraak ik ook maak, ik zorg er steeds voor dat mijn deadline al eerder is. Je moet er een beetje discipline voor opbouwen en streng zijn voor jezelf, maar die buffer is ongelofelijk prettig en heeft me al talloze malen gered.

Maar, belangrijker nog, ik breek eigenlijk al mijn werk op in milestones. In plaats van de deadline voor het opleveren van een helemaal herzien manuscript, breek ik dit werk op in tussenstappen: de eerste zes hoofdstukken voor woensdag, de rest voor vrijdag. Merk ik op dinsdag dat ik mijn target nooit ga halen, dan kan ik er op dat moment voor kiezen om iets sneller en minder zorgvuldig te werk te gaan. Daarmee blijf ik op schema, en door mijn schaduwdeadline heb ik alsnog een buffer.

Bovendien werken die tussenstappen ook nog eens echt megamotiverend. Een deadline van een week geeft je nog steeds op dinsdag alle ruimte te denken: ik doe het woensdag wel. Tussenstappen zorgen dat je je werk spreidt, en dat maakt je werk vaak ook nog eens beter.

Als tweede: ik vind dat een deadline altijd bespreekbaar moet zijn. Maar een opdrachtgever gaat nu eenmaal nooit accepteren dat je zegt: ‘je kunt kiezen: of je bepaalt wanneer je weer wat van me hoort (maar zonder idee wát precies en hoe ver het werk is) of je bepaalt exact wat je wilt (maar je hebt geen flauw idee wanneer het af is).’ Dit is (gelukkig) niet hoe dit werkt. Zo geef je betere planningen af:

Ik ben er echt van overtuigd dat deadlines, mits je ze op de goede manier stelt en opbreekt, je werk beter en leuker maken.

Heb een fijne week!

Rick