Bekijk profielpagina

Werk Slim - De memo van Bezos

Revue
 
Goedemorgen, Jeff Bezos is de CEO van Amazon. Ieder jaar schrijft hij een brief aan iedereen die aand
 

Werk Slim

7 mei · Editie #16 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,
Jeff Bezos is de CEO van Amazon. Ieder jaar schrijft hij een brief aan iedereen die aandelen heeft in het bedrijf, maar hij heeft er een gewoonte van gemaakt de brieven openbaar te maken. Het geeft een heel mooi inkijkje in het bedrijf en de denkwijze van Bezos. De hele brief is meer dan de moeite waard. Alle brieven van Bezos vind je trouwens hier. De brieven zijn tof, want het gaat niet alleen over de successen van Amazon, maar ook over hoe er gewerkt wordt. En dat vind ik dan weer boeiend. Vanochtend: de lessen van Jeff Bezos over plannen maken.

Als je iets wilt bereiken bij Amazon, dan is het de bedoeling dat je een memo van zes pagina’s schrijft. Bezos omschrijft hoe ingewikkeld het is om zo'n memo te schrijven. Het probleem is heel vaak niet dat iemand niet competent is, maar vooral dat er niet goed genoeg is ingeschat hoeveel tijd het kost om een goed voorstel te schrijven. Bezos:
The great memos are written and re-written, shared with colleagues who are asked to improve the work, set aside for a couple of days, and then edited again with a fresh mind. They simply can’t be done in a day or two.
En dat het meer tijd kost komt echt niet doordat mensen niet tot 6 pagina’s kunnen komen. Het schrijven van een goed projectplan is gewoon ontzettend ingewikkeld. Maar voor we het over de details hebben:
Wat is het nut van een projectplan?
De vorm doet er niet toe. Of je nou Excel, een slidedeck, Google Docs, Trello, Basecamp of een vel papier gebruikt: de inhoud zal in grote lijnen hetzelfde zijn. Een projectplan beschrijft, teruggebracht tot de kern, hoe je van punt A naar punt B denkt te komen.
Zo'n plan maken is nuttig. Voor vrijwel alle projecten, maar vooral als er met veel mensen aan gewerkt wordt, geldt dat de kosten voor een wijziging exponentieel toenemen naarmate de tijd vordert. Oftewel: je plan aanpassen is het goedkoopst aan het begin van je traject. De kosten voor een extra verdieping op je nieuw te bouwen huis zijn laag in de tekenfase, maar zullen een stuk hoger uitvallen als de fundering al gelegd is. Een klein beetje extra tijd investeren in je plan kan je dus op termijn gigantisch veel extra tijd, energie en geld besparen. Sterker nog: ik denk dat veel van ons heel veel beter werk zullen leveren met een klein beetje meer aandacht voor de projectplannen die er worden gemaakt.
Wat we kunnen leren van Bezos over plannen maken
The great memos are written
Wil je betere plannen maken? Haal ze uit je hoofd. Zoals gezegd: de vorm doet er niet zo toe. Belangrijk is dat je een vorm kiest die je helpt om tot een zo goed mogelijk antwoord te komen. Af en toe een andere methode kiezen kan overigens heel verfrissend werken.
shared with colleagues who are asked to improve the work
Ik blijf opzien tegen het delen van mijn werk: het delen is vaak al spannend genoeg, maar vraag de juiste mensen en je krijgt ook nog een hoop feedback en vragen waar je iets mee moet. Toch houd je jezelf voor de gek als je denkt dat jij die kritische blik niet nodig hebt: twee paar ogen zien altijd meer dan jij alleen. Doen dus.
Ik heb trouwens gemerkt dat ik veel meer waardevolle feedback krijg als ik vraag ‘wat kan er beter?’ in plaats van 'wat vind je ervan?’ Een algemene vraag levert vaak ook algemene antwoorden op, terwijl rechtstreeks vragen naar wat er beter kan dwingt tot antwoorden waar je iets aan hebt.
set aside for a couple of days, and then edited again with a fresh mind
Betere plannen maken? Laat ze even rusten en pas ze daarna opnieuw aan. Ik zou zelfs zeggen: wacht nog even met delen van je plannen tot je er zelf een nachtje over hebt geslapen en kijk er nog eens kritisch naar. Hoe lees je je eigen plan met een verse blik? Kun je voorspellen met welke vragen en opmerkingen je collega of chef zal komen? Kun je die alvast ondervangen in je aanpak?
They simply can’t be done in a day or two
En toch is dat wel wat we telkens weer doen. Neem de tijd voor je plannen. Slaap er een nachtje over. Je eerste ingeving is wellicht de richting waarin je het moet zoeken, maar de uitwerking van een ingewikkeld projectplan doe je niet op intuïtie.
Of je nou druk bent met de voorbereidingen voor een groot project op je werk of de laatste hand legt aan je vakantieplannen: je aanpak, wat extra tijd en scherpe feedback kan zomaar het verschil maken tussen een middelmatig en briljant projectplan.
Dank voor het lezen en delen, en heb een fantastische week!
Rick
Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.