18 jun, 2018

Werk Slim - Complexe dingen simpel maken

Rick Pastoor

Goedemorgen,

In de afgelopen week merkte ik frustratie over complexiteit die simpeler kan. Maar dingen simpeler maken is eigenlijk best complex. Hoe maak je complexe dingen simpel? Vanochtend deel ik vijf strategieën met je.

Dingen ingewikkeld maken is niet moeilijk, gek genoeg. Ik schreef eerder over entropie:

Stel je een doos met twee kleuren knikkers voor: blauwe en rode. Tussen de beide kleuren zit een schot, waardoor de verschillende knikkers niet mengen. Stel dat je nu het tussenschot uit de doos haalt en de doos schudt, dan zal het niet lang duren voor de twee kleuren zich vermengen. Hoewel er altijd een minieme kans is dat de blauwe en rode knikkers toevallig weer netjes op hun plaats terecht komen zal dit in de realiteit niet gebeuren. Sterker nog, er bestaat een natuurkundige wet die dit onderschrijft: de tweede wet van de thermodynamica, die stelt dat zelforganisatie (minder chaos) in een systeem alleen mogelijk is als er energie wordt toegevoegd.

Entropie en dingen die ingewikkeld zijn hebben verrassend veel overeenkomsten, maar één ding in het bijzonder: ingewikkelde problemen en oplossingen worden niet vanzelf simpeler. Complexiteit zal, zonder daar energie in te steken, eerder toe- dan afnemen. Daarom dus: vijf strategieën om dingen simpeler te maken.

Strategie 1: Stappen elimineren

Complexe zaken bestaan vaak uit meerdere stappen, die op het oog allemaal nodig zijn om het eindresultaat te bereiken. Deze strategie ligt daarom voor de hand, maar is ingewikkelder dan het lijkt. Het vraagt om een grondige studie van de daadwerkelijke stappen en onderdelen, zodat je ze kunt wegstrepen. Is het bijvoorbeeld écht nodig om de aangeleverde teksten door een andere afdeling te laten goedkeuren? Kan die extra sticker op de verpakking, wat een extra stap in het proces betekent, niet gewoon achterwege blijven?

Strategie 2: Oplossingsdelen elimineren

Heel vaak vraagt een probleem om een oplossing die niet alleen bestaat uit stappen die achter elkaar moeten worden uitgevoerd. Vaak zijn er hele delen die tegelijkertijd kunnen gebeuren. Dit zijn heel vaak kansen voor versimpeling. Laten we zeggen dat je voor je nieuwe concept niet alleen een website maar ook een app wilt laten maken. Allebei maken zorgt voor enorm veel extra complexiteit. Elimineer je één van beide, dan kan dat flink schelen.

Strategie 3: Elimineren of verkleinen op basis van tijdsduur

Op het eerste gezicht ziet je proces er wellicht als volgt uit:

Maar voeg hier de tijdsduur aan toe, dan ontstaat een heel ander plaatje:

Tijdsduur staat lang niet altijd gelijk aan complexiteit, maar in heel veel gevallen heeft het er wel mee te maken. Als het je lukt om blokje 3 of 4 te elimineren of terug te dringen in complexiteit, dan is dat in veel gevallen winst. Voeg je een kelder toe aan het proces van een nieuw te bouwen huis, grote kans dat die stap meer tijd en complexiteit in beslag neemt dan bijvoorbeeld een extra kamer. Het heeft dus zin om naar de tijdsduur van de individuele stappen te kijken.

Strategie 4: Onzekerheden elimineren

Dit is een variant op strategie 1 en 3: je weet nooit wat je tegenkomt in je proces, maar heel vaak kun je al van te voren inschatten over welke onderdelen je je het meest zorgen maakt. Wil je complexiteit verlagen? Schrap dan de onderdelen waar je niet zeker over bent. Ik weet niets van auto’s, dus een auto kopen is een ingewikkeld proces. Om onze keuze wat gemakkelijker te maken kochten we een merk en type auto die voor ons bekend was, zodat het ons eerder zou opvallen of er iets aan mankeerde. Onzekerheid (voor een deel) geëlimineerd. De auto doet het nog steeds perfect overigens.

Strategie 5: Onzekerheden frontloaden

Ik ben fan van frontloaden. Het klinkt een beetje als een term voor vakkenvullers, zoals FIFO-vullen en spiegelen, maar dat is het niet. Het is een heel effectieve manier om ingewikkelde projecten sneller te tackelen. De simpele uitleg zou zijn: doe de ingewikkelde en grote dingen eerst. De onderdelen waar je onzeker over bent naar voren halen in het proces geeft je vroeg de gelegenheid die delen te verkennen en te ontdekken of het daadwerkelijk zo ingewikkeld is als dat je dacht. Zo nee: mooi! Winst geboekt, en de complexiteit van de rest van je project wordt zo lager. Als het wel ingewikkeld blijkt (of nog ingewikkelder dan gedacht), dan kun je op tijd een besluit over nemen om wel of niet door te gaan met je project. Stel dat je een digitaal product bouwt met een groot onderdeel wat leunt op de nieuwste technologie, dan is het slim om daarmee te starten. Schuif je juist dat ingewikkelde deel voor je uit en begin je met alles wat al bekend is en je revolutionaire idee blijkt in de praktijk niet uitvoerbaar, dan heb je een hoop werk voor niets gedaan.

Complexiteit terugbrengen is een vak apart, maar is van ongelofelijke waarde. Wat is jouw favoriete strategie?

Dank weer voor het lezen en het delen van deze nieuwsbrief. Heb een goede week!

Rick

Vond je deze editie leuk? Ja Nee

Rick Pastoor @rickpastoor

Een nieuwsbrief over werk

Klik hier om je uit te schrijven.

Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.

Created with Revue by Twitter.