Werk Slim - Bureaucratie en nieuwe ideeën: zo gaan ze samen

Goedemorgen,

Vorige week kondigde ik de GRIP Kwartaalmeeting aan. Een avond voor een terug- en vooruitblik, als vervolg op de Jaarplandag. Maar die aankondiging miste nog een belangrijk onderdeel: de locatie.

Sinds het begin van dit jaar maak ik met veel plezier gebruik van de werkplekken van Spaces. En ik dacht eigenlijk direct: dit zou de perfecte plek zijn voor de Jaarplandag: een mooie lichte ruimte met fijne, ruime werkplekken. Bij Spaces waren ze ook enthousiast, en dus gaan we dat samen testen. De eerste editie van de GRIP Kwartaalmeeting is in de mooie vestiging van Spaces aan de Herengracht. Echt te gek.

Er zijn nog een paar tickets.

Misschien herken je deze situatie: je loopt tegen een bepaald probleem aan. Een bepaalde handeling kost veel tijd of is foutgevoelig. Of je hebt een idee voor een concrete verbetering. Zodra je dit idee inbrengt in een overleg, haakt men aan: het is inderdaad een breed gedragen probleem. De verbetering is voor meer mensen zinnig, maar er zijn wat kleine aanpassingen nodig. En doordat het op die manier wat meer mensen raakt moet het bestuur er ook iets van vinden. Twee weken verder krijg je een reactie op je idee: mooie suggestie. Past goed bij de focus van de stuurgroep die werkt aan structurele oplossingen voor het probleem. Misschien dat je daar kunt aanhaken? Een maand verder mag je aanschuiven bij deze vergadering. Daar wordt druk gezocht naar een oplossing die het probleem ‘voor eens en voor altijd’ oplost. Het is een probleem geworden waar allereerst een visie voor de lange termijn voor moet worden opgesteld. Netto resultaat: een notitie met het geschetste probleem en een selectie van mogelijke oplossingen die mogelijk zouden kunnen worden ingezet.

En je raadt het al: die oplossingen komen er nooit.

Alleen al het schetsen van deze situatie laat me de moed in de schoenen zinken. Je voelt de energie wegstromen. Een paar gedachten over deze draaikolk die ik maar al te goed herken.

Je hebt ideeën, en dat is mooi. Met bovenstaande situatie in het achterhoofd kun je denken: ik begin wel gewoon onder de radar, dan kan ik tenminste gewoon aan de slag. Dit is tricky: misschien win je op korte termijn, maar voor structurele verandering is het toch echt nodig dat je de rest met je meekrijgt. Dat gaat niet gebeuren wanneer je je directe omgeving niet betrekt. Zoek dus medestanders.

Eigenlijk is het niet echt anders dan hoe slimme marketing werkt: zorg voor een pakkende zin die blijft hangen. Eén zin waarin zowel het probleem als de oplossing is verpakt en die je tegen iedereen blijft herhalen.

Ik pleit hier voor een beetje meer burgerlijke ongehoorzaamheid. Ik hanteer een heel specifieke definitie: tijdbesparende ingrepen. We hebben het allemaal ontzettend druk. Lukt het je om met een klein beetje inzet structureel tijd te besparen, en kun je dat ook nog zo doen dat je hele team of afdeling daar iets aan heeft: regel dit dan gewoon. Natuurlijk moet dat redelijk zijn: als je een week werkt aan een template dat je eens in de vijf jaar gebruikt is dat waarschijnlijk overdreven, maar een middag investeren in iets dat je elke week een uur bespaart heb je in één a twee maanden terugverdiend. Bedenk je ook hoeveel tijd de formele route je zou kosten, zonder garantie op resultaat.

Onder de titel ‘symptoombestrijding’ zijn al vele heel goede oplossingen gesneuveld. De onderliggende waarde die de oplossing zou moeten leveren blijkt verbonden met een hardnekkig cultuurprobleem. Die los je niet zomaar op met een simpel tooltje of een korte training. Bijvoorbeeld: je oppert een idee voor slimmere samenwerking, maar je krijgt direct te horen dat het een dieperliggend probleem van de organisatiecultuur betreft.

Mijn suggestie: adresseer beide ‘lagen’ van het probleem. Verken de haken en ogen van de organisatiecultuur, maar gebruik dit ook om een zinvol en overzichtelijk experiment op de oppervlakte te starten. Maak je voorstel zo klein en zichtbaar mogelijk: ‘Ik wil naast de lopende discussie over een inclusievere school graag aanstaande vrijdagmiddag een uur met alle collega-docenten zitten om tips uit te wisselen hoe we kunnen omgaan met pestgedrag.’ Deze aanpak geeft niet alleen energie, maar heeft nog een ander belangrijk voordeel: de concrete stap leert je lessen die je kunt meenemen om het fundamentele probleem aan te pakken.

Ik ken geen manager die niet staat te springen om mensen die zelfstandig aan de slag gaan om structureel tijd te besparen. Als ze ook nog gevoelig genoeg zijn om de normale gang van zaken te respecteren en zoeken naar een manier om het beste van twee werelden te combineren: helemaal fantastisch.

Heb je succesverhalen? Of juist een totaal ander perspectief op mijn inzicht? Ik hoor het graag.

Heb een fijne week,

Rick

PS In de nieuwe Snuggere Zaak van vanochtend praat ik met Reinier over het recent gepubliceerde communicatie-handboek van Basecamp.