Bekijk profielpagina

Werk Slim - Betere plannen maken

Revue
 
Goedemorgen, Een paar weken geleden schreef ik over wat we van Amazon kunnen leren over het schrijven
 

Werk Slim

28 mei · Editie #19 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,
Een paar weken geleden schreef ik over wat we van Amazon kunnen leren over het schrijven van projectplannen. Het ging eigenlijk vooral over het proces zelf, wat nuttig is, maar minder over de inhoud. Krijg je de opdracht ‘maak een plan’, of wordt er gezegd 'doe maar een beter voorstel’, dan moet je met een reactie komen.
Vraag mensen om een plan te maken, en ze schrijven vaak op wat er moet gebeuren en waarom ze dat zelf belangrijk vinden (en daar is dus vaak niet heel lang over nagedacht). Een aardig begin, maar een hoop ruimte voor verbetering. Dus daarom vanochtend: vijf dingen die heel vaak ontbreken in plannen die ik onder ogen krijg.

1. Wat je bereikt voor je ontvanger
Elke ontvanger leeft in zijn of haar eigen wereld. In die wereld is altijd iets belangrijk. Misschien is het omzet. Misschien is het tijd. Of nieuwe abonnees. Wellicht het aantal actieve gebruikers. Wat het ook is: voor je begint aan je plan, bedenk je voor wie je het schrijft en wat diegene wil bereiken. Die reden moet in de eerste alinea voorkomen. Koppel je voorstel aan wat het concreet oplevert, in cijfers, en je maakt veel mensen gelukkig.
2. Waarom je wilt uitkomen waar je wilt uitkomen
Naast dat je je plan richt op een lezer die je moet overtuigen, praat je in een goed plan niet alleen over wat je wilt doen, maar wordt vooral duidelijk waarom dat zo is. Waarom past dit in een breder perspectief? Dit kost tijd, want over een goed verhaal moet je echt even nadenken. Hier komen de tips uit de eerder genoemde vorige nieuwsbrief aan de orde, waardoor je niet zomaar wat schrijft, maar heel goed snapt wat je voor ogen hebt.
3. Wat je eerste actie is
Irritatie nummer één: een plan zonder plan. Stel dat je vandaag of deze week zou beginnen, wat zou je dan doen? Wat zou je eerste stap zijn? Heel vaak mist dit, waardoor je met een leeg gevoel blijft zitten. Dit laat zien dat je niet alleen hebt nagedacht over het abstracte eindpunt en je alleen maar in je helikopterview blijft zitten, maar ook de slag hebt kunnen maken naar concrete actie.
4. Hoe je succes denkt te meten
Nog één die heel vaak ontbreekt: wanneer ben je geslaagd? Dat je je project simpelweg kunt afstrepen van de lijst is mooi, maar elk goed plan omschrijft ook wanneer je project of voorstel succesvol is. Dit is een goede methode waarmee je achteraf kunt zien of je aannames kloppen (spoiler: vaak niet). Doe dit en je verwachtingen worden realistischer, waardoor je in de toekomst betere plannen maakt.
5. Een inschatting over tijd of geld
Ik hoor je zeggen: ja maar Rick, ik ben agile en ik doe dus niet aan tijdsinschattingen! Ik werk graag net zolang door tot het echt goed is. Jammer, maar met die insteek zul je bijna nooit de kans krijgen om je eigen ideeën uit te voeren (tenzij je eigen baas bent).
Wil je de ruimte krijgen voor je project? Dan zul je niet alleen een inschatting moeten maken van wat het oplevert (punt 1 en 4), maar ook van wat het kost. En dat gaat over tijd, geld of een combinatie van die twee. En ook als eigen baas is het goed om jezelf te forceren na te denken over de kosten van je idee. Je kunt je tijd tenslotte ook maar één keer uitgeven. Grip krijgen op deze twee onderdelen, de kosten en baten, is de sleutel om beter te kiezen waar je je tijd aan besteedt.
Is het schatten van uren lastig? Dan kun je misschien wel inschatten hoeveel weken (of maanden) je idee in beslag zal nemen. Als dat onmogelijk is, probeer je dan te beperken tot de eerste stap: hoeveel tijd denk je daarmee in beslag te nemen? Als zelfs dat niet lukt, dan is de kans groot dat je eerste stap te groot is.
Hoe zorg jij dat je je beste plannen maakt, waar de lezer direct enthousiast van wordt en akkoord op geeft? Ik ben benieuwd naar je aanvullingen op mijn lijstje.
Heb een goede week!
Rick
Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.