Goedemorgen,

Allereerst twee serviceberichten:

Ik bouwde GRIP heel bewust op rond het principe: eerst je week op orde, en dan pas nadenken over hoe je je leven inricht. Maar dat kan een ongewenst bijeffect hebben. Word je betrouwbaarder in het uitvoeren van je werk, betekent ‘ik zet het op m’n lijstje’ ook dat het daadwerkelijk gebeurt en handel je je e-mail vlot af, dan is de kans klein dat je het grootste deel van je week duimendraaiend achter je bureau zit. Je zult waarschijnlijk alleen maar méér werk op je bord vinden.

Hoe voorkom je dat? Vier dingen die je vandaag kunt doen.

Stap één is om strenger te filteren. En om dat op een prettige manier te doen heb je een beetje denktijd nodig. Krijg je veel klusjes op je bord, vervang dan de ‘zucht, ik doe het wel’ door ‘wacht even, ik laat je weten of het past’. Je zegt niet direct nee en neemt de ander wel serieus in zijn of haar verzoek. Jij hebt nu de tijd om even bij jezelf te rade te gaan over wat een slimme oplossing is, en kunt die goed onderbouwd terugkoppelen.

Je hoort dit mensen wel eens zeggen, en het is niet het meest sociaal om te zeggen. Maar je weet ook dat de mensen die dit af en toe zeggen ook niet de mensen zijn die altijd de rotklusjes opknappen. Gelukkig hoef je deze zin niet te gebruiken, maar draai ik hem graag om: wat is wél je baan? Als je een scherp antwoord kunt geven op deze vraag (en geloof me, dat vindt bijna iedereen ingewikkeld) kun je een beter gesprek voeren over die rotklusjes. Schrijf dus je functieomschrijving uit, en check die met je leidinggevende. Het zal je verbazen hoe vaak hoeveel onduidelijkheid zo’n lijstje kan wegnemen.

Er zijn vervolgens twee mogelijke uitkomsten: de rotklusjes staan wel of niet op die lijst. Staan ze er wel op? Reserveer er dan (meer) tijd voor in je agenda. Tijd afbakenen zorgt er niet voor dat het werk ineens op magische wijze gebeurt, maar zorgt er wel voor dat je het zonder stress kunt doen.

Als de klussen niet voorkomen in je functieomschrijving, dan kun je hierover in gesprek. Hiervoor is het prettig om een indicatie te hebben van de hoeveelheid tijd die je kwijt bent. En als het even kan is het ook briljant wanneer je hebt nagedacht over een oplossing voor je leidinggevende. Door je functieomschrijving hoef je niet meer te zeggen ‘ik vind X doodvermoeiend’, maar kun je zeggen ‘ik kom niet toe aan mijn belangrijke verantwoordelijkheid Y, zoals we laatst bespraken toen we het hadden over mijn functieomschrijving’. Veel fijner.

Veel van de kleine klusjes komen binnen via e-mail, of misschien via Slack. Sneller e-mailen gaat nooit zorgen voor minder werk, sterker nog: hoe eerder je terugmailt, hoe eerder je ook weer nieuwe e-mail in je mailbox zult vinden. Ik raad je sowieso aan om je e-mail te bundelen in een aantal blokken die je in je agenda reserveert. Merk je dat je ondanks dat toch teveel tijd kwijt bent, kijk dan of je de e-mails wat langer kunt laten liggen. Ik weet hoe dit klinkt, maar nogmaals: wanneer je je werk op orde hebt en de ‘fixer’ bent dan kun je je hier hoogstwaarschijnlijk wel wat ruimte veroorloven. Wees niet bang om wat onbereikbaarder te worden: als je het eens bent over je functieomschrijving en je richt je zoveel mogelijk daarop, dan kan het bijna niet anders of je zal juist worden aangemoedigd je mailbox nog meer te negeren.

Ik krijg doorlopend van mensen te horen dat de wekelijkse review een kolossale verbetering is in hun werkweek. Als je voortdurend met kleine klusjes bezig bent, grijp dan terug naar dit hulpmiddel. Maak elke week minimaal een half uur vrij om na te denken over hoe je de komende week succesvol maakt. In GRIP (hoofdstuk 4) geef ik meer tips voor wanneer je merkt dat het je niet lukt de review structureel in te bouwen in je schema, maar de belangrijkste: maak de review korter of zoek een ander moment.

Krijg je meer werk gedaan, dan gaan anderen dat merken. Sorry. Met deze tips zet je die gewonnen tijd weer om naar wat voor jou belangrijk is.

Heb een fijne week!

Rick