Bekijk profielpagina

Werk Slim - Afspraken met afhankelijkheden: dit kun je doen wanneer je vastloopt

Revue
 
Goedemorgen, Je verwacht het niet, maar deze week is GRIP (tussen de onderbroeken en een cadeauverpak
 

Werk Slim

15 juni · Editie #126 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werk

Goedemorgen,
Je verwacht het niet, maar deze week is GRIP (tussen de onderbroeken en een cadeauverpakking speciaalbier) in de aanbieding bij Albert Heijn. Grijp je kans, voor de speciale witte hardcover op is. Ik ben zeer benieuwd wat dat gaat doen, en hoop veel mensen die normaal ver uit de buurt blijven van het genre te overtuigen.

Planmatig werken staat of valt met hoe goed je kunt omgaan met onderbrekingen. Ik schreef eerder over hoe je omgaat met regelmatige onderbrekingen van buitenaf (bijvoorbeeld doordat je ook moet reageren op vragen van klanten of moet zorgen dat de telefoon opgenomen wordt), en deelde deze vijf stappen die je kunt zetten voor rust en overzicht. Deze nieuwsbrief over rotklusjes sluit ook aan op dit onderwerp. Maar Chiel vroeg heel specifiek: hoe om te gaan met verstoringen (zowel vanuit de organisatie als extern) van je agenda? En dat leek me een perfect onderwerp voor deze nieuwsbrief.
Onderbrekingen en onverwachte wendingen zijn een absoluut gegeven. Geen enkele manier van werken lost dat voor je op, en je zou ook kunnen betogen dat ze ons werk en leven juist bijzonder maken. Maar heel vaak komt het natuurlijk net niet lekker uit: Chiel noemde het voorbeeld van een externe leverancier die in de file staat, waardoor je in de knel komt met jullie afspraak.
Allereerst: na jaren van plannen én onderbroken worden houd ik nog steeds vast aan m’n agenda. Misschien is het wel precies zoals het statistische feit dat je, wanneer je dagelijks de fiets neemt naar je werk, zelden natregent. Ik voer mijn plannen in m’n agenda vaker wel dan niet uit, en dus blijf ik eraan vasthouden.
En daarbij is een plan in je agenda de beste manier om weloverwogen om te gaan met die verstoringen. Je weet namelijk precies hoeveel ruimte je hebt om te schuiven, en je weet wie je moet teleurstellen wanneer je onverhoopt veel meer tijd nodig hebt voor een onderbreking. In GRIP vind je op pagina 47 een stappenplan voor onverwachte gebeurtenissen.
De situatie van Chiel is nét anders. Wat te doen wanneer je de afspraken in je agenda niet kunt uitvoeren? Wellicht komt iemand niet opdagen, is iemand ziek of wacht je nog op gegevens of werk van een collega waardoor je niet van start kunt. Twee gedachten voor het moment waarop het misgaat:
  • Doe wat je wél kunt doen. Misschien heb je de neiging om de verstoring aan te grijpen om je werk uit te stellen. Voelt logisch, maar is niet heel slim. Het alternatieve werk is waarschijnlijk lang niet zo belangrijk. Stel dat je nog cijfers mist om een rapport af te maken, doe dan alles wat je kunt doen zonder de cijfers. Als een afspraak in persoon niet door kan gaan, kijk dan of je telefonisch een eind kunt komen. Ontbrekende kennis geeft je de kans eens een poging te wagen om te zien hoe ver je zelf komt. Kortom: geef niet te snel op en zeg niet direct ‘we verplaatsen wel naar volgende week’.
  • Werk vooruit in je agenda. De verleiding is groot om te beginnen aan urgente, niet belangrijke zaken. Misschien ben je gefrustreerd vanwege het feit dat je je plan moet omgooien, en dat is vaak niet de beste positie om scherp te zien wat echt belangrijk is. Ik probeer mijzelf aan te wennen om in dit geval alvast te beginnen aan een andere taak die ik voor die dag in m’n agenda heb gepland. Daarvan heb ik tenslotte al eerder bedacht dat het belangrijk was. Werken aan een belangrijke taak helpt ook om weer snel in een positieve mindset te komen.
Je kunt ook een aantal dingen doen in je werkwijze om deze situaties zoveel mogelijk te voorkomen. Drie suggesties:
  • Houd schaduwdeadlines aan. Afgesproken met de klant om op vrijdag op te leveren? Houd dan intern woensdag aan. Hier lees je er meer over.
  • Doe de kritieke dingen eerst. Als je begint aan een project, identificeer dan vooraf de meest ingewikkelde zaken. De dingen waar je het meest onzeker over bent. Begin met deze onderdelen. Zo is de kans kleiner dat je vlak voor de deadline ineens helemaal in de knoop zit.
  • Zorg voor meer witruimte in je dag. Merk je dat je elke week met stress afsluit door alle verstoringen? Het is niet gemakkelijk, maar de sleutel is het verlagen van de verwachtingen. Doe minder werk en richt je op het leveren van kwaliteit.
En als laatste: elke ervaring waardoor je je agenda niet kon volgen is een inzicht waar je in je wekelijkse review mee aan de slag kunt. Als er weer een afspraak met die klant staat die het presteert elke week te laat te komen, zorg dan nu voor extra ruimte zodat je er zonder frustratie mee om kunt gaan.
Dank voor de vraag, Chiel! En voor iedereen: heb een fijne week, hopelijk zonder verstoringen!
Rick
PS Inmiddels krijgen meer dan 6.000 mensen deze e-mail. Mooi dat jij daar tussen staat. Die getallen zeggen weinig, maar ik hoor wekelijks terug dat m'n schrijven helpt je week met een interessante gedachte te beginnen. En dat is het doel. De beste manier om mij te helpen (als je wilt) is door je vrienden en collega’s deze nieuwsbrief te tippen. Je kunt ze verwijzen naar werkslim.nl.
Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Rick Pastoor met Revue.