Bekijk profielpagina

Bepaal jij de voorwaarden van de vergadering?

Bepaal jij de voorwaarden van de vergadering?
Door Stan van Kesteren • Editie #16 • Bekijk online
Goedemorgen,
In de zomer van 2015 liep ik stage bij NPO Doc en vergaderden we op maandaogchtend. De namen van documentaires en buitenlandse regisseurs waar ik nog nooit van gehoord had en niet kon thuisbrengen, vlogen over tafel. Zonder context. Mijn taak als groentje was om te notuleren. Ik schreef driftig de dingen op die ik kon horen en wat ik dacht dat er gezegd werd.  Na de vergadering ging ik op onze website zoeken of googelen. Zo probeerde ik er toch nog wat van te maken.

Mijn stage werd geen succes. Was het bewuste buitensluiting door de collega’s daar? Nee, zij vergaderden zoals ze dat altijd deden. Was het gek dat ik moest notuleren? Nee, dat was nu eenmaal de taak van een stagiair.
Meedansen of de playlist bepalen?
“Diversiteit is uitgenodigd worden voor het feestje. Inclusie is ten dans worden gevraagd”, is een bekende uitspraak van de Amerikaanse diversiteitsprofessional Vyrna Myers. Maar is deze metafoor toereikend? In de bovenstaande situatie was ik immers wel gevraagd om mee te dansen: ik mocht meedoen met de vergadering en doen wat elke stagiair doet. Alleen was de setting van het feestje niet toereikend.
Zoals Zoë Papaikonomou en Kauthar Bouchallikht beschrijven in het boek De Inclusiemarathon – dat onlangs werd uitgeroepen tot Managementboek van het Jaar: “Inclusie is wanneer iedereen kan meebeslissen over de playlist, anders blijft het schijninclusie. Je bent er, je mag leuk meedansen, maar je mag niet bepalen op welke muziek, of het feestje anderszins (mee-)organiseren.”
Communicatieafspraken
In het geval van mijn stage was ik echt gelijkwaardig geweest als we samen hadden gezocht naar manieren om het een feestje voor iedereen te maken. Door communicatieafspraken voorafgaand aan een vergadering te maken, bereik je echte inclusie. Wat kunnen dit soort afspraken zijn?
👉 Wie zit waar tijdens de vergadering? Ik zit bijvoorbeeld graag aan de linkerkant van mijn gesprekspartners, zodat ik hun kan horen met mijn betere rechteroor. Dat betekent soms dat collega’s van plek moeten wisselen. En als ik geen soloapparatuur bij me heb, zit ik graag dicht bij de voorzitter van de vergadering.
👉 Welke vergaderstijl is er nodig om gelijkwaardig mee te doen? Bijvoorbeeld: je steekt eerst je hand op voordat je wat zegt en begint met spreken op het moment dat je de beurt krijgt. Of je geeft de microfoon van de soloapparatuur door, en begint met spreken als je die vast hebt.
👉 Wanneer houden we pauze? Luisteren kost energie. Door met regelmaat een pauze te houden, kan ik de vergadering blijven volgen.
👉 Wat is de agenda en wie maakt de notulen? Als er vooraf een agenda gedeeld is, weet je als slechthorende welke onderwerpen en termen besproken worden. Die context maakt het makkelijker om een vergadering te volgen. De notulen achteraf zorgen er daarnaast voor dat er geen misverstanden kunnen ontstaan en je je niet onzeker hoeft te voelen of je alles goed hebt verstaan.
Gelijkwaardigheid
Door heldere communicatieafspraken, heb ik niet alleen het gevoel dat ik erbij hoor, maar ook het gevoel dat ik een gelijkwaardige gesprekspartner ben. Het betekent voor anderen dat ze hun vaste manier van vergaderen los moeten laten, en dat is soms moeilijk en soms schuurt het. Maar uiteindelijk is dat misschien wel nodig om te zorgen dat jij er echt bij hoort en gelijkwaardig bent aan je collega’s.
Fijne werkweek!
Stan 
Vond je deze editie leuk?
Stan van Kesteren

Succesvol Slechthorend is een nieuwsbrief met tips, tricks en inspiratie voor slechthorenden op de werkvloer.

Meld je aan en ontvang iedere nieuwe editie in je mailbox.

Ontvang je de mails niet? Kijk dan even of deze in je spambox zijn terechtkomen en markeer de nieuwsbrief als veilige afzender.

Klik hier om je uit te schrijven.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Stan van Kesteren met Revue.