Bekijk profielpagina

We zijn heul slecht in meetings, dit is de oplossing

Revue
 
 

Voor bij de koffieautomaat

8 januari · Editie #45 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werken en mensen.

We zijn heul slecht in meetings, dit is de oplossing.
Jarenlang onderzoek toont aan dat 30-50% van onze meetings verspilde tijd is. 73% van de mensen zeggen dat ze ander werk doen tijdens meetings en 90% geeft toe dat ze vaak dagdromen. Meine Güte. Dit heb ik niet verzonnen, maar haalde ik uit deze podcast van Harvard Business Review. Steven Rogelberg komt hierin uitgebreid aan het woord. Hij heeft er een boek aan gewijd en er praat er graag over.
Dat we slecht zijn in vergaderen is een (herkenbaar) probleem. Veel meetings zijn een zwart gat voor onze tijd, creativiteit en productiviteit. Alles lijkt erin te verdwijnen. Onderaan de streep kost het onnodig veel geld. Zowel door de tijd die we verspillen, als de nasleep van een belabberde meeting. Helaas is er geen quick-fix. Wat je wel kunt doen is alle meetings die jij leidt even tegen het licht houden. Ik maakte al eens een lijst met dingen waar je rekening mee kunt houden bij meetings. Deze keer focus ik op degene die het organiseert en faciliteert.
Bij die persoon ligt namelijk de sleutel en de verantwoordelijkheid. Alle tips die ik tegenkom gaan over hetzelfde punt: actief faciliteren. De meeting doelgericht bij de strot grijpen en leiden.
Dit begint bij het inplannen van het overleg. Wie nodig je uit? Wat is de agenda? Moeten je collega’s iets voorbereiden? Wat is het doel? Wees vooral extra kritisch op die wekelijks terugkerende meetings.
Vooral tijdens de meeting is actief leiderschap broodnodig. Bewaak de tijd, de discussie, het proces en het einddoel. Vraag mensen om hun mening en wees gevoelig voor signalen van de groep. Bedenk wel dat het gesprek leiden lastig kan zijn wanneer je zelf deelneemt.
Wat je na de meeting doet is cruciaal. Wanneer er niks gebeurt met wat er is besproken zorgt dat voor cynisme bij je mensen. Volg de uitkomsten van de meeting op en laat zo zien dat het hun tijd waard was.
Nog een paar punten die het onderzoek van Steven Rogelberg aantonen:
  • De persoon die het meest praat en/of het organiseert, vindt de meeting het meest productief.
  • Brainstormen kun je beter in stilte en alleen doen, niet samen hardop.
  • Staande meetings duren de helft korter en hebben dezelfde kwaliteit.
  • Meetings die uitlopen zorgen ervoor dat meetings later beginnen.
  • Meetings die te laat beginnen zijn minder goede meetings.
  • Hoe meetings worden geleid heeft impact op de algemene betrokkenheid werknemers.
Groetjes,
Roland




Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Roland Grootenboer met Revue.