Bekijk profielpagina

Het stille geheim van goede notities (en deze goed verwerken)

Revue
 
 

Voor bij de koffieautomaat

18 november · Editie #88 · Bekijk online
Dit is een wekelijkse nieuwsbrief van mij, Roland. Iedere woensdag krijg je een tip, idee of inzicht over hoe werk beter kan. Gemaakt om te delen met je collega's, bij de koffieautomaat en daar voorbij.

Het stille geheim van goede notities (en deze goed verwerken)
Goede notities maken is belangrijk. Ironisch genoeg is ons brein niet gemaakt om dingen te onthouden. Je hersenpan is goed in informatie filteren (lees: vergeten). Dankzij het interwebs krijgt onze grijze massa veel informatie te verstouwen. De godganse dag worden er katten-gifjes en New Girl-afleveringen op je afgevuurd. Dat wil je niet allemaal onthouden, want het kost schijfruimte. Belangrijke informatie uit een goed gesprek op je werk daarentegen wel. Daar moet je iets voor doen. Je snapt ’m: goede notities maken en ze goed verwerken. Dat vraagt om een systeempje en procesje. Ik zeg het liefkozend, want dit is leuk.
Eerst het systeempje: hoe maak je goede notities? Ik heb bijna alles geprobeerd. Van meetikken op m'n laptop of iPhone tot oldskool schrijven in een schriftje. Text to speech, geluidsopnames, uitwisbaar schriftje, Evernote, Things, whiteboard: you name it. Het volgende heb ik geleerd over hoe mijn ideale systeempje eruit ziet:

  • Schrijven met een pen. Uit onderzoek krijgen we de indruk dat schrijven beter is dan typen. Grootste voordeel is dat je dingen beter onthoudt. Pure winst, want dat is precies wat we willen.
  • Tekenen. Wanneer ik nadenk of een probleem probeer te begrijpen, gebruik ik graag vormen en lijnen. Het tekenen is een vorm van hardop nadenken en verbanden leggen.
  • Doodelen en krabbelen. Een meeting duurt mij al snel te lang. Met mijn korte spanningsboog is het prettig om te krabbelen. In dit onderzoek vonden ze dat mensen die doodelen tot wel 29% procent meer details onthielden.
  • Liever geen apparaat (laptop/iPhone). Een apparaat leidt af en verandert de dynamiek. Dat wil ik juist niet. Laptop dicht en telefoon weg geeft een signaal: al m'n aandacht is hier. Daarbij moet ik sowieso m'n notities nakijken om ze te verwerken, dus win ik weinig door ze meteen digitaal te doen.
Het laatste punt brengt me bij het procesje: wat doe je met die notities? Als je alleen iets opschrijft en daarna weglegt, mis je de grootste winst. Het procesje bestaat uit drie stappen.

  1. Maak notities. Ik schrijf met (een vorm van) pen en papier. De ruwe notities en tekeningen bewaar ik niet na stap 2 en 3. Dat is belangrijk: zorg dat je geen vertrouwelijke notities laat slingeren.
  2. Lees ze terug, plan to do’s en afspraken. Aan het eind van de dag lees ik alle notities door. Zo onthou ik beter wat er in gesprekken is gezegd en gebeurd. Waar nodig verwerk ik de notities tot to do’s en reminders in Things (mijn to-do app). Kleine dingen doe ik meteen, de rest krijgt een deadline. Waar nodig block ik tijd in mijn agenda of maak ik direct nieuwe afspraken.
  3. Bewaar. Wat dan overblijft is belangrijke informatie die ik wil bewaren. Dit gaat bij mij vaak over dossiers of projecten waar ik aan werk. Deze hebben een Drive-mapje met een docje wat ik gebruik als log. Dit is werkt goed en is veilig.
Ik hoop dat mijn systeempje en procesje je helpen om zelf iets te bedenken wat voor jou werkt. Misschien is dit een mooie aanmoediging om überhaupt te beginnen met notities maken. Voor jezelf of samen met je team. Maak er een mooie week van.
Groetjes,
Roland

P.S. Hier nog wat tips.
Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Roland Grootenboer met Revue.