Bekijk profielpagina

Etherdiscipline (deel 3) - Editie #7

Revue
 
Jaaa, vandaag het laatste deel van het drieluik over 'etherdiscipline'. Drie nieuwsbrieven met daarin
 

Voor bij de koffieautomaat

18 januari · Editie #7 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werken en mensen.

Jaaa, vandaag het laatste deel van het drieluik over ’etherdiscipline’. Drie nieuwsbrieven met daarin tips om onderling beter te communiceren. Deel 1 ging over het kiezen van het kanaal op basis van de urgentie van het berichtje. Gisteren stuurde ik in deel 2 een lange lijst met punten om beter te e-mailen. Vandaag nemen we onze meetings onder de loop.

Etherdiscipline deel 3: meetings
Om 10.56 uur zit je klaar in de afgesproken ruimte. Om 11.00 uur is bijna iedereen aanwezig. 11.05 uur sneaken er nog twee collega’s naar binnen. Ze brengen buitenlucht vermengd met de lucht van een vers gerookt sigaretje mee. ‘Sorry, sorry.. ’, ze gaan snel zitten. 'Zo..’ zegt je teamlead, ’..even kijken, we zouden brainstormen over project X, waar zullen we beginnen?’. Jij krijgt zowaar zin in een peuk.
We hebben - naast een hoop e-mail - veel meetings. Misschien herken je de meeting zoals hierboven beschreven. Ik overdrijf graag, maar ik denk dat je snapt wat ik bedoel. We komen te laat, zijn onvoorbereid en er is geen duidelijk plan voor het komende half uur. Irritant, een gemiste kans en zonde van het geld. Dat kan zo veel beter, met dank aan Ellie. Jullie kennen inmiddels de truc van etherdiscipline: afspraken maken en je daar aan houden.
Vooraf
  • Zorg dat de juiste mensen uitgenodigd zijn.
  • Zorg voor een duidelijke agenda.
  • Check de notities, to do’s en afspraken van de vorige meeting.
  • Zorg voor een strakke planning: hoelang duurt een onderdeel? Neem gerust een kookwekker mee.
  • Regel praktische zaken: reserveer een goede ruimte waar iedereen in past, zorg voor wat te drinken, test de beamer, test de presentatie en test je whiteboardstift. Je wordt eerder serieus genomen wanneer je tot in de puntjes bent voorbereid. De kwaliteit van je voorbereiding straalt af op de inhoud.
  • Zet de benodigde voorbereiding in de invite. Als je op de afspraak in je agenda klikt, staat daar wat je nog met lezen of doen.
  • Vraag iemand om notities te maken. Laat dat iemand anders zijn dan de persoon die de meeting leidt.
Tijdens
  • Zorg dat het duidelijk is wie de meeting leidt. Dit is vaak de persoon die de invite heeft gestuurd. Die persoon bewaakt de tijd, de agenda en het proces. Geef die persoon het mandaat om in te grijpen.
  • Spreek met elkaar af dat je geen andere dingen doet tijdens de meeting en dat je elkaar mag corrigeren.
  • Bespreek met elkaar hoe belangrijk op tijd komen is.
  • Bespreek met elkaar wat te doen met de laptops en telefoons. Als het niet nodig is zou ik aanraden ze uit de meeting te laten.
  • Spreek af dat je het zegt als je afhaakt. Als iets te lang duurt of te in dept is, mag dat gezegd worden. 'Ik haak af mensen, kunnen we door?’.
  • Spreek af dat je elkaar mag corrigeren als iemand afdwaalt of een opmerking off topic is. 'Wat is je punt?’
  • Spreek af dat je side discussions vermijdt. 'Ff centraal mensen!’.
  • Zorg voor een structuur die er voor zorgt dat iedereen aan het woord komt.
  • Spreek af dat het oké is om te vragen of je echt nodig bent in de meeting. Zo niet, ga lekker.
Achteraf
  • Bewerk de notities zodat het leesbaar is. Vat het samen en maak een lijstje met to do’s met daarbij wie verantwoordelijk is en wanneer het af moet zijn.
  • Als je verantwoordelijk bent voor de notities, blok dan 30 minuten na de meeting om alles meteen uit te werken en te versturen.
  • Als je een to do hebt gekregen: blok meteen tijd in je agenda om het te doen. Niets is zo irritant als 'Ja nee sorry niet aan toe gekomen’. Dat haalt al het enthousiasme weg bij je teamgenoten.
Aan de slag
Tijd om wat te gaan doen liebe Leute. Ik hoop dat je aan de slag wil met etherdiscipline omdat het een quick win is. Voor het geval dat je niet weet waar je moet beginnen heb ik hier wat suggesties:
  • Plan een meeting met je team van een uur met als thema ‘etherdiscipline’ (20 minuten per deel). Spreek per onderdeel je verwachtingen uit en maak per onderdeel 2 of 3 afspraken.
  • Stuur deel 1, deel 2 en 3 naar je collega, team of bedrijf ter inspiratie.
  • Vertel bij een standup, all hands of algemene meeting wat je hebt ontdekt.
  • Focus je op een onderdeel van etherdiscipline (bijvoorbeeld meetings) en werk dat voor je team volledig uit.
  • Vat de lijstjes samen (toegespitst op jouw situatie) in 10 bullets en print deze uit. Hang ze op je beeldscherm.
Mail me als je er wat mee hebt gedaan. Vind ik leuk.
Groetjes,
Roland
Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Roland Grootenboer met Revue.