Bekijk profielpagina

Etherdiscipline (deel 2) - Editie #6

Revue
 
Gisteren zei Jeroen tegen mij dat hij geen zin had om een week te wachten op Etherdiscipline deel 2 e
 

Voor bij de koffieautomaat

17 januari · Editie #6 · Bekijk online
Een nieuwsbrief over werken en mensen.

Gisteren zei Jeroen tegen mij dat hij geen zin had om een week te wachten op Etherdiscipline deel 2 en 3. ‘Dan ben ik alles uit deel 1 inmiddels al weer vergeten’. Daarom vandaag meteen deel 2.

Etherdiscipline deel 2: e-mail
Gisteren schreef ik jullie over de vermakelijke aflevering van Wie Is De Mol. Ellie Lust introduceerde daarin het begrip ’etherdiscipline’. Ik deed een voorstel voor hoe je het kanaal kiest op basis van hoe belangrijk/urgent je bericht is. Lees de vorige editie hierrrr. Ik beloofde jullie in deel 2 iets te vertellen over etherdiscipline bij e-mail, dus daar gaan we.
Over het algemeen kan alles wat gaat over communicatie beter gemaakt worden door het expliciet maken. Dit betekent dat je elkaar vertelt wanneer je e-mailt of belt. Dat betekent dat je met elkaar bespreekt wat urgent en minder urgent is. Dat betekent ook dat je met elkaar afspreekt hoe je met e-mail omgaat.
E-mail is voor velen - naast meetings - een groot gedeelte van het werk. Ondanks dat heeft niemand ons onderling goed leren e-mailen. Dat ga ik ook niet doen, maar ik doe wel een voorzet voor punten die je met je team kunt bespreken. Maak vervolgens concrete afspraken. Doe dit en ik weet zeker dat alle communicatie via e-mail beter wordt. Net als gisteren vergt het discipline om je aan de afspraken te houden. Moedig elkaar aan en geef feedback als het keer niet lukt.

  • Bedenk bij iedere e-mail naar wie je ’m mailt.
  • Maak afspraken over wanneer je van elkaar mag verwachten dat een e-mail beantwoord is. Wil je dezelfde dag antwoord op die losse flodder van zondagmorgen?
  • Gebruik Boomerang.
  • Spreek de voertaal af.
  • Spreek af dat korte antwoorden (ja, nee, ok) goed zijn.
  • Bespreek of je nog een reply wil wanneer je vraagt of iemand iets wil doen (met bijvoorbeeld ‘done’). Zo krijg je nooit onduidelijkheid of iets echt gedaan is.
  • Spreek af dat je emotioneel geladen onderwerpen f2f bespreekt.
  • Bespreek of je corporate taal wil in e-mail.
  • Bespreek of spelfouten geoorloofd zijn. Intern zou je kunnen zeggen dat foutloos e-mailen geen must is. Dat scheelt (mij in ieder geval) een hoop tijd zoeken naar d’s en dt’s.
  • Let op die bijlage.
  • Wees kritisch op wie je cc’d als je op reply all drukt. Geef het aan wanneer je iemand uit de thread haalt (’- Priscilla, want die werkt aan een ander project).
  • E-mail meta: als je merkt dat de e-mails niet meer gaan over het originele punt, geef dit dan aan. Begin een nieuwe thread of steek de koppen bij elkaar.
  • Spreek af wanneer een je e-mail thread stopt en omzet naar een meeting. Je hebt teveel te bespreken wanneer iedereen 2 keer gereageerd heeft en je er niet uit bent.
  • Maak van all@ geen gewoonte.
  • Minder, minder, minder. Stuur kortere en minder e-mails.
  • Gebruik TL;DR. Zo kunnen mensen snel beoordelen wat ze met je mail moeten of kunnen en in ieder geval de kern meepakken.
  • Zet als zender duidelijk bovenaan je mail wat je van de ontvanger verwacht: ik wil je informeren, ik wil een go/no-go, ik wil je feedback op de vorm of inhoud.
  • Zet een deadline op je mail of geef in ieder geval de urgentie aan. 'Ik heb hier eind van de week een reactie op nodig, omdat ik maandag een presentatie heb’.
  • Gebruik opmaak (italics/underline/bold), bulletlists en maak kopjes.
  • Reageer inline op voorstellen (wat makkelijk is wanneer een e-mail goed geschreven is).
  • Gebruik dezelfde lay out voor hetzelfde type e-mails. Dat is prettig voor de lezer.
Zo, dat is een hele lijst en waarschijnlijk heb jij nog meer punten. Stuur ze gerust naar me op, ik ben benieuwd.
Zie bijlage!
Groetjes,
Roland


Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Roland Grootenboer met Revue.