“Hé heb je heel even?’. ‘Tuurlijk’.
Je gaat even koffie halen en je bent een half uur later terug omdat je onderweg wat vragen kreeg van collega’s. Dat kan beter als je het mij vraagt. Op deze manier is je werk net een potje trefbal: er kan ieder moment van elke kant een bal komen.
De oplossing is geen hogere wiskunde. Je maakt een lijstje, deelt die met elkaar en bedenkt bij ieder bericht via welk kanaal je dat gaat doen op basis van hoe urgent of belangrijk je bericht is.
Dit is mijn lijstje in volgorde van minst urgent tot code rood.
- Mail
- In een meeting, op de agenda (die relevant is)
- Telegram/Whatsapp/iMessage
- Face to face
- Bellen (2 keer bellen is code rood).
Note: bij mij geen post-its en geen Slack.
Als team (en persoon) zo'n lijstje maken is makkelijk en doeltreffend. Het dwingt je om te bedenken hoe je als team met elkaar wil communiceren. Licht toe waarom je iets op een bepaalde manier prettig vindt en bespreek dat met elkaar. Wil je überhaupt een whatsappje ontvangen? Wat doen we met mail in het weekend?
Afspraken over hoe je samen communiceert haalt onnodige ruis en irritatie weg. Je daar aan houden vergt wat discipline.
Tot slot dwing je elkaar om na te denken over de urgentie en prioriteit van het bericht. Moet ik mijn collega nu storen om te kijken naar mijn vraag? Train elkaar hier in. Krijg je een berichtje die voor jou gevoel via een ander kanaal had gemogen: geef die feedback. Je doet elkaar hiermee een plezier.
Volgende week ga ik wat dieper in op mail. Zin in!
Groetjes, over,
Roland