In 2016 deed Ellie Lust mee aan Wie Is de Mol. Nadat een opdracht met walkietalkies volledig in de soep liep, introduceerde Ellie het begrip ‘etherdiscipline’. Met haar politieachtergrond vertelt ze alle deelnemers hoe je communiceert via een walkietalkie. Dit zorgde voor leuke beelden toen Ellie er op stond dat iedereen ging oefenen met een vork als walkietalkie. We dwalen af.

Op je werk zijn er veel manieren om elkaar te bereiken. Bereikbaarheid is key, het liefst 24/7. Ik zie mensen vooral veel communiceren (guilty). Dit zorgt voor veel informatie, wat de hele dag met dezelfde urgentie op je af komt. Alles lijkt even belangrijk. Tijdens een werkdag moet je al die info verwerken voordat je aan de bak kunt. Daarbij zorgt die constante bereikbaarheid bij veel mensen voor stress. Logisch, want je staat altijd aan. Een soort constante pieperdienst. Geen pretje.

Daarom wil ik een 'Ellie Lust-je’ doen en een lans breken voor etherdiscipline. De komende weken zet ik in drie delen wat basale afspraken op een rij. Vandaag vertel ik wat over de keuze voor het kanaal, volgende week bespreek ik e-mail en daarna meetings. Here we go!

“Hé heb je heel even?’. ‘Tuurlijk’.

Je gaat even koffie halen en je bent een half uur later terug omdat je onderweg wat vragen kreeg van collega’s. Dat kan beter als je het mij vraagt. Op deze manier is je werk net een potje trefbal: er kan ieder moment van elke kant een bal komen.

De oplossing is geen hogere wiskunde. Je maakt een lijstje, deelt die met elkaar en bedenkt bij ieder bericht via welk kanaal je dat gaat doen op basis van hoe urgent of belangrijk je bericht is.

Dit is mijn lijstje in volgorde van minst urgent tot code rood.

Note: bij mij geen post-its en geen Slack.

Als team (en persoon) zo'n lijstje maken is makkelijk en doeltreffend. Het dwingt je om te bedenken hoe je als team met elkaar wil communiceren. Licht toe waarom je iets op een bepaalde manier prettig vindt en bespreek dat met elkaar. Wil je überhaupt een whatsappje ontvangen? Wat doen we met mail in het weekend?

Afspraken over hoe je samen communiceert haalt onnodige ruis en irritatie weg. Je daar aan houden vergt wat discipline.

Tot slot dwing je elkaar om na te denken over de urgentie en prioriteit van het bericht. Moet ik mijn collega nu storen om te kijken naar mijn vraag? Train elkaar hier in. Krijg je een berichtje die voor jou gevoel via een ander kanaal had gemogen: geef die feedback. Je doet elkaar hiermee een plezier.

Volgende week ga ik wat dieper in op mail. Zin in!

Groetjes, over,

Roland