Bekijk profielpagina

Email is bezigheidstherapie. Tijd voor een gezonde relatie met je inbox.

Revue
 
 

Voor bij de koffieautomaat

6 januari · Editie #95 · Bekijk online
Dit is een wekelijkse nieuwsbrief van mij, Roland. Iedere woensdag krijg je een tip, idee of inzicht over hoe werk beter kan. Gemaakt om te delen met je collega's, bij de koffieautomaat en daar voorbij.

Email is bezigheidstherapie. Tijd voor een gezonde relatie met je inbox.
Aan het begin van het nieuwe jaar moet ik iets opbiechten. Mijn werkmail is in 2020 te vaak het centrum van mijn universum geweest. Alles draaide om die constante stroom aan vragen en informatie. De alpha en omega van iedere werkdag. Ik weet dat ik niet de enige ben. Op elk leeg moment ga je als een verslaafde terug naar je inbox en klik je op refresh. Zoals een goed werknemer betaamt heb je werkmail op je telefoon. Zo kun je de hele avond mail checken en binnen 5 minuten reageren met iedereen in de cc. Ziet iedereen hoe hard je werkt.
We moeten af van email als start- en eindpunt. Weg bij het het gevoel dat inbox zero hetzelfde is als productiviteit. Kappen met snel reageren en volledige boekwerken rondsturen. Niet je Twitter-tijdlijn, maar je inbox is productivity killer #1 geworden. Het is hoog tijd voor iets nieuws. Het is tijd voor een gezonde relatie met onze inbox.
Dat begint bij het besef dat email op zichzelf niets toevoegt, maar werk (voor anderen) creëert. Email is overhead en als we niet oppassen bezigheidstherapie. Het is een middel, niet het doel. Het werk zelf gebeurt niet in je inbox. Wanneer je aan het werk gaat, moet je daar dus niet beginnen. Waar je wel begint is voor iedereen anders. Ik raad je aan een methode als GRIP te volgen, waarin je agenda en to-do-list leidend zijn.
Bespreek met je team wat de afspraken en verwachtingen zijn over werkmail. Een paar vragen om je op weg te helpen:
  • Wanneer gebruiken we email? Voor welke vragen of content is email het beste kanaal? Met welke vragen werkt het minder lekker?
  • Willen we antwoord op email buiten werktijd? Zo ja, waarom is dat belangrijk?
  • Hoe snel verwachten we antwoord op elkaars email? Wanneer sturen we een herinnering?
  • Hoe bepalen we wie er in cc staan? Wees zuinig bij het gebruik van een alias en haal collega’s uit een thread waar kan.
  • Hoe ziet de perfecte email eruit? Bespreek het ideale format met elkaar.
  • Hoe en wanneer geven we elkaar feedback op email-gedrag?
Tot slot moeten we meer tijd steken in het schrijven van betere emails. Zo kun je jezelf (en teamleden) aanleren een aantal vragen te stellen voordat je een mail verstuurt:
  • WWW: Wat wil je? Wanneer? Van Wie?
  • Moet dit een email zijn of kan dit beter een andere manier?
  • Wie moet deze mail (niet) ontvangen?
  • Kan de mail korter (het antwoord is altijd ja)?
  • ZIT DE BIJLAGE ERBIJ MENSEN?
  • Ben je boos of gefrustreerd? Ga even wandelen en stuur de mail later.
Ik wens je productieve dagen toe waarin email niet centraal staat.
Groetjes,
Roland

P.S.



Hoe vond je deze editie?
Als je deze nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, dan kun je je hier afmelden.
Als deze nieuwsbrief doorgestuurd is en je wilt je aanmelden, klik dan hier.
Gemaakt door Roland Grootenboer met Revue.