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📱 Ausgabe #011 – Einer meiner größten Fehler bei Produktivität (und wie du ihn umgehen kannst)

Was wäre, wenn du die Anzahl der Apps auf deinem Handy minimieren könntest? Wenn du genau wüsstest, welche App welche Information bereithält für dich? Wenn du nicht all’ deine Infos, Aufgaben usw. in verschiedenen Apps verteilt hättest? Genau diesen Fehler habe ich selber am Anfang gemacht: Ich hatte zu viele Produktivitäts-Apps und habe den Überblick verloren. Wie du aus diesem Chaos herauskommst und welche Apps ich für welchen Zweck nutze, verrate ich dir in der heutigen Ausgabe. Du bekommst sogar eine Schritt-für-Schritt-Anleitung als PDF mit meinen Apps!

📝 Blogpost
Verschaffe dir einen Überblick.
Verschaffe dir einen Überblick.
Schritt #1: Verschaffe dir einen groben Überblick.
Wie viele Apps nutzt du eigentlich für deine Produktivität & Routinen? Nutzt du sie alle gleichermaßen? Gibt es Apps, die sich inhaltlich doppeln? Um das herauszufinden, lege bitte eine Tabelle mit vier Spalten an. Die erste Spalte nennst du Name der App. Die zweite Spalte nennst du Kategorie der App. Die dritte Spalte nennst du Kosten. Und die letzte Spalte bekommt den Titel Besonderheit. Im ersten Schritt notierst du dir jetzt alle Apps, die du für deine Produktivität nutzt und trägst sie in die erste Spalte ein. Mehr nicht. Wie viele Apps hast du? Zähle sie einmal zusammen und notiere dir die Anzahl unten links auf deinem Zettel.
Finde Kategorien.
Finde Kategorien.
Schritt #2: Finde die passenden Kategorien.
Nun geht’s mit der zweiten Spalte weiter. Gehe die Apps nach und nach durch und schreibe dir auf, in welche Kategorie sie jeweils passen. Folgende Kategorien können dir dabei helfen: Schreiben, Fokussiertes Arbeiten, Planung / Termine, Sammlung, Aufgabenmanagement Gesundheit & Routinen. Manche Apps passen natürlich in mehrere Kategorien.
Ermittle die Kosten.
Ermittle die Kosten.
Schritt #3: Ermittle die Kosten.
Gehe nun im dritten Schritt alle Apps durch und notiere dir, wie teuer sie sind oder waren. Sind es Apps, die du nur einmalig bezahlen musstest? Oder haben sie ein Abo-Modell? Schreibe dir auf, wie teuer die App monatlich und jährlich ist. Die meisten Apps haben auch ein Jahresmodell, sodass es später beim Vergleichen einfacher ist, wenn du auch hochrechnest, wie teuer die App im Jahr ist. Markiere laufende Kosten im Anschluss mit einem Textmarker.
Vergleiche.
Vergleiche.
Schritt #4: Vergleiche die Apps untereinander.
Vergleiche nun die Apps untereinander. Hast du Apps, die in dieselbe Kategorie fallen und die selbe Funktion haben? Gibt es einen Grund, weshalb du für dieselbe Tätigkeit mehrere Apps nutzt? Schreibe bei Besonderheit, was die App so besonders macht und wofür du sie explizit brauchst. Hast du mehrere Gründe, markiere den einen Grund, der dir am wichtigsten ist, mit einem grünen Textmarker.
Überprüfe und sortiere.
Überprüfe und sortiere.
Schritt #5: Überprüfe die Kategorien.
Jede Kategorie sollte eine eigene Farbe bekommen. Markiere im Anschluss alle Kategorien und schaue mal, welche Apps sich doppeln. Hast du vielleicht mehrere Apps, die in die Kategorie Schreiben fallen? Oder in die Kategorie Sammlung? Vergleiche die Apps nun miteinander und überlege dir, ob du alle Apps brauchst oder ob du eine davon löschen kannst. In meinem Fall (siehe PDF unten) habe ich vier Apps, die in die Kategorie Schreiben fallen: GoodNotes, Bear Pro, Notion und Simple Mind. Auf dem ersten Blick sehe ich, dass nur Bear laufende Kosten hat und die anderen entweder bereits bezahlt oder kostenlos sind. Nun gehe ich die einzelnen Apps durch: GoodNotes nutze ich vorwiegend mit dem Stift. Ich visualisiere Ideen, schreibe bei Gesprächen mit und nutze die App, wenn ich meine Gedanken sortieren und ordnen muss. Bear hingegen nutze ich als Tagebuch. In GoodNotes mag ich das nicht; Bear hat eine Sperrfunktion, die mir wichtig ist. Notion ist meine Datenbank für Informationen, die ich längerfristig speichern will. Meine Contentplanung für den Podcast passiert auch dort. Dort habe ich die bessere Übersicht mit Tabellen. Simple Mind ist eine Mind-Map-App, die ich zwar selten nutzen, die aber hilft, schöne Mind-Maps zu erstellen. Wäre sie kostenpflichtig, würde ich sie löschen. Da sie kostenfrei ist, behalte ich sie. Und genauso gehst du nun deine Apps durch. Und löschst die Apps, die du nicht mehr brauchst.
Führe dies immer und immer wieder durch.
Führe dies immer und immer wieder durch.
👉 Fazit
Diese Vorgehensweise führe ich immer und immer wieder durch. Manchmal alle paar Monate, manchmal am Ende des Jahres, wenn ich der Ansicht bin, dass ich wieder zu viele Apps auf dem Handy habe. Natürlich funktioniert das auch für den Computer und dein Tablet. Unten findest du einmal mein PDF-Dokument. Dort siehst du, welche Apps ich nutze und wie auch ich diese Schritte durchgeführt habe.
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Meine Linksammlung voller toller Tipps & Tricks für dich!
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Auf dieser Seite findest du kostenlose eBooks, die du dir gerne herunterladen kannst. Auch meine Anleitung zum Aussortieren deiner Apps findest du dort.
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💬 Mein Zitat des Monats
Steve Jobs.
Steve Jobs.
“Wenn man einfach dasitzt und beobachtet, merkt man, wie ruhelos der Geist ist. Wenn man versucht, ihn zu beruhigen, wird es nur noch schlimmer. Mit der Zeit wird er jedoch ruhiger, und wenn dies geschieht, bleibt Raum, subtilere Dinge zu hören – das ist der Moment, in dem die Intuition sich entfaltet, man Dinge klarer sieht und mehr der Gegenwart verhaftet ist. Der Geist arbeitet langsamer, und man erkennt eine enorme Weite im Augenblick. Man sieht so viel, was man bereits hätte sehen können.” – Steve Jobs
👋 Schlusswort
– Ende –
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Und denk dran: Organisiere. Priorisiere. Fokussiere.
🙋🏻‍♀️ Deine Yasemin | Endlich produktiv
📸 Bilderverzeichnis
Linksammlung: Christin Hume / Unsplash
Schlusswort: lilartsy / Unsplash
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Yasemin Kaymak

Produktivität

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