Vergaderen kan geweldig nuttig zijn. Maar er zijn ook van die slaapverwekkende meetings. De minuten tikken weg en ondertussen worden er geen knopen doorgehakt. Veel geklets zonder structuur. Dat kan beter, toch?

Meetings duren vaak lang omdat er tijdens de vergadering ‘nagedacht’ wordt. Dat wil zeggen: deelnemers komen niet of slecht voorbereid naar de bijeenkomst. Ze proberen ter plekke de stukken te lezen én er ook hun mening over te vormen.

Helaas bestaat er niet zoiets als multitasking. Je kunt wel twee dingen tegelijk doen, maar niet twee echte denkklussen. Als een taak echt je aandacht vraagt, is dat simpelweg niet te combineren met een andere taak die je aandacht vraagt. Ik heb eerder over dit principe geschreven in mijn post: ‘Koersen op je intuïtie? Thinking Fast and Slow’.

Als jij merkt dat mensen regelmatig niet of niet goed voorbereid zijn (bijvoorbeeld bij een winstrategie-workshop), ga daar dan het gesprek over aan. Anders is het zonde van je tijd en energie.

Dit stukje gaat verder niet over efficiënt vergaderen. De belangrijkste tips kennen we allemaal al: een goede agenda, duidelijk doel, niet teveel mensen, voorbereiding, etc.

Wel vandaag: 3 tips om je meeting een ‘boost’ te geven!

Tip 1. Open je meeting met een ‘originele’ ijsbreker - Een ijsbreker stimuleert de creativiteit en draagt bij aan een ontspannen sfeer. En dat kun je tijdens een ‘bid kick-off’ goed gebruiken. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin met een inspirerende verhaal die de deelnemers aan het denken zet. Een interactieve quiz of een filmpje die iedereen even op scherp zet. Klik hier voor een aantal andere aansprekende voorbeelden.

Tip 2. Nodig een gastspreker uit - Tijdens een meeting sluipt de sleur er al snel in. Iedereen gaat op z’n stoel zitten, je kent het wel. Een gastspreker zorgt niet alleen voor het doorbreken van de dagelijkse routine, maar kan ook inhoudelijk een sterke bijdrage leveren.

Tip 3. Laat iemand anders de vergadering leiden - Iemand die het leuk vindt en het goed kan. Groot voordeel: je denkt als Bid Manager dan niet telkens aan de tijd of het volgende agendapunt, maar kunt luisteren en vragen stellen. En aan het einde van ieder agendapunt kun je de zaak kort samenvatten. Of benoemen wat de volgende stappen zijn.

Stop dus met saaie overleggen en start met ‘bruisende’ meetings. Het zal jou en jouw bidteam meer energie en inspiratiemomenten opleveren dan ooit.

Heb je zelf aansprekende voorbeelden van hoe je een vergadering levendig houdt? Ik ben benieuwd naar jouw ideeën!

Dank voor het lezen en heb een fijn weekend!

Groet,

Victor