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A Piccoli Passi #21 In che modo gestisci il tempo e le priorità?

A Piccoli Passi #21 In che modo gestisci il tempo e le priorità?
“Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare.” (Seneca)

È cosa nota e universalmente riconosciuta che ognuno di noi ha dei momenti di procrastinazione oppure del rinvio a domani delle cose che non gli piacciono. È altrettanto vero che non sempre possiamo permetterci di non svolgere alcune attività o di rimandarle.
Nel 2011 ho iniziato a lavorare da remoto e ricordo bene i primi giorni. Ho dovuto stravolgere la mia organizzazione e gestione delle attività lavorative. Altrimenti non mi sarebbero mai bastate le 24 ore. Invece io desideravo lavorare ma volevo anche avere il tempo libero da dedicare alle mie passioni.
Le due cose che ho capito quasi subito erano: i compiti difficili vanno svolti al mattino, in poche parole al più presto, diversamente si rischia di rinviarli. Inoltre, dovevo avere una lista delle attività da portare avanti nell'arco della giornata con i compiti suddivisi per priorità. Queste due regole sono le mie ancore di salvataggio. Mi consentono di non sprecare tempo e mi permettono di concentrarmi sulle giuste cose da fare.
“I nostri obiettivi possono essere raggiunti solamente attraverso una buona pianificazione nella quale dobbiamo assolutamente credere e in base alla quale dobbiamo agire.” (Pablo Picasso)
In pratica:
Ecco i metodi che di solito utilizzo per aiutarmi a pianificare le mie attività:
Tecnica del Pomodoro
Questa tecnica suddivide il tempo in mezz’ore, di cui 25 minuti (un pomodoro) sono destinati al lavoro e 5 minuti alla pausa. Poi basta impostare il timer a 25 minuti e si comincia a svolgere la prima attività. Quando il timer suona si spunta con una X l’attività svolta e si procede con una piccola pausa. Dopo il break si ricomincia con un altra attività per altri 25 minuti. Dopo 4 pomodori consecutivi si fa una pausa di 15-30 minuti.
Matrice di Eisenhower
Il metodo della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità grazie alla valutazione delle attività secondo 4 criteri per aumentare la produttività:
A-importante ed urgente (sbrigare subito)
B- importante ma non urgente (portare a termine entro la scadenza)
C-urgente ma non importante (delegare)
D- né importante né urgente (cestinare o archiviare)
Metodo ABCDE di Brian Tracey
Prepara la lista di tutte le tue attività da svolgere e prova a riorganizzarla secondo questa tecnica:
A: l'attività importante, se non verrà svolta avrà le conseguenze maggiori
B: è un compito che andrebbe fatto ma che se non si riesce a sbrigare avrà poche conseguenze
C: è una attività che se non viene finita non porterà a conseguenze particolari;
D: è una attività che dovrebbe essere delegata;
E: tutti compiti a basso valore che possono essere eliminati.
Tool utili:
Clockwork Tomato - App su Google Play
‎Focus Matrix – Task Manager su App Store
Consigli di lettura/visione:
Non Fare lo Struzzo! — Libro di Brian Tracy
Ingoia il Rospo — Libro di Brian Tracy
La Tecnica del Pomodoro — Libro di Francesco Cirillo
Le 7 Regole per Avere Successo — Libro
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Anna Zygmuntowicz (AZ Assistente Virtuale)

A Piccoli Passi perché credo che solo in questo modo possiamo migliorare e cambiare le nostre abitudini. Voglio regalarti le mie idee, i miei consigli e i miei pensieri per lavorare meglio, superare la procrastinazione e trovare un giusto equilibrio nella vita.

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Curato con passione da Anna Zygmuntowicz (AZ Assistente Virtuale) con Revue.